Como elevar a eficiência da equipe?

Por Daniel Delgado, CEO da Doutores do Excel

Se você é gestor, sabe que melhorar a produtividade do time é um desafio para profissionais e empresas, ainda mais estando em home office, o que facilita muitos aspectos, mas requer adequações em outros. 

Trabalhar na mesma base do projeto é fundamental para a integração e existem ferramentas dedicadas a isso. Quando a empresa decide entrar no universo do Microsoft 365 tudo muda! A forma de trabalho evolui consideravelmente. Como num passe de mágica: parece que você sai da idade da pedra e entra no futuro.

Além do Office atualizado, o mundo do 365 entrega diversos aplicativos de forma “gratuita”, junto e misturado no pacote. Ou seja, acaba sendo mais simples do que muita gente imagina. É possível também investir em um plano de assinatura, que geralmente oferece maior espaço de armazenamento e recursos extras.

O objetivo central da utilização da plataforma é mesmo a conexão. A equipe pode trabalhar com a mesma planilha aberta, ao mesmo tempo, ou seja, todos conectados. Só por esse motivo já vale a pena, pois a produtividade aumenta significativamente.

Vamos a cinco motivos para fazer a migração:

> Armazenamento eficiente: com o OneDrive é possível guardar tudo na nuvem, com a opção de até 7 GB de arquivos grátis. Os usuários podem acessar os documentos (incluindo fotos, vídeos e músicas) sem o auxílio de pendrives e HD externos. Compartilha-se tudo por lá. Para as contas pagas, são 5 teras por usuário.

> Comunicação imediata: o Teams é um aplicativo que permite a equipe conversar internamente, como se fosse um “bate-papo” corporativo, mas com recursos e tudo integrado. Se precisar reunir o time para uma reunião, com um botão é possível chamar todos juntos.

> Praticidade na conexão de dados: vale a pena usar o Power Query, que muda o “jogo” dentro da empresa. Trata-se de um editor de tabelas que permite diversas modificações nas consultas para que fique na forma perfeita na importação para o Excel ou Power BI. É um meio de tratar os dados antes de utilizá-los, muito mais prático. O Power Query é um suplemento que já vem instalado de forma nativa no Excel do Microsoft 365. Ele fica na guia “dados” do Excel, dentro de “Obter Dados”.

> Organização estruturada: com o Planner é possível organizar projetos e tarefas, orientando a equipe à uma experiência intuitiva de gerenciamento, além de ser um processo colaborativo e visual. A ferramenta exibe automaticamente o status das tarefas em gráficos, sem a necessidade de configuração. Clique aqui para acessar o seu planner: https://tasks.office.com/.

> Automatização de Fluxos: o software Power Automate auxilia na criação de fluxos de trabalho para automatizar as tarefas do dia a dia. Com a funcionalidade RPA (automação de processo robótico), é fácil automatizar ações comuns e repetitivas apenas gravando um passo a passo do que deve ser feito, como entrada de e-mails e anexos direto em uma pasta específica. 

Para acessar o Power Automate da sua empresa, clique aqui: https://southamerica.flow.microsoft.com/.

As soluções do 365 são focadas no compartilhamento de informações, aumento da segurança e redução dos custos. As novas fórmulas oferecidas pelo Excel, por exemplo, dão muito mais poder aos usuários. A facilidade de acesso e edição dos documentos é, sem dúvidas, um diferencial de “peso” para aprimorar a produtividade.

Que tal fazer esse up grade tecnológico e perceber o quanto é possível entregar resultados de alta performance, reduzindo custos e investimentos? Tudo isso e muito mais está disponível tanto em versões para Windows e Mac OS quanto para smartphones e tablets Android e iOS. É só conectar!

*Daniel Delgado é CEO da Doutores do Excel. Formado em Administração de Empresas pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, possui conhecimentos avançados em Excel, PowerQuery, Power Pivot e Power BI. É responsável pelo desenvolvimento e coordenação de mais de 60 projetos em Excel. Também é autor dos cursos "Excel para o mercado de trabalho do Básico ao Avançado"​ e "Excel para Especialistas". Além disso, é professor de Excel em empresas de Médio e Grande Porte.