O que é gestão de projeto? Saiba tudo

Todo empresário surge no mercado com o sonho de crescer seu negócio de modo ilimitado, mas nem sempre isso acontece. Poucos sabem que um dos problemas implicados é o da gestão de projeto, que exige um preparo bem maior.

Na verdade, não precisamos falar em “problema” exatamente, mas sim em desafio. A questão só se torna um problema quando é negligenciada ou implementada por empresários e gestores que ainda não dominaram o assunto.

De fato, podemos dizer que a diferença entre uma empresa de lavagem de estofados de carros que cresce sem limites e só prospera, e aquela que fica sempre igual ou mesmo acaba falindo, é justamente uma diferença desse tipo de gestão.

Isso já mostra a importância do assunto que vamos tratar aqui. Realmente, um dos traços mais marcantes de toda grande empresa que se torna líder de mercado e referência em seu segmento é esse modo de lidar com suas operações diárias.

Se os departamentos se comunicam bem e os processos são eficientes, há um horizonte positivo, que aponta para algo sério, sólido e sustentável.

Mas, se isso não ocorre na prática, podemos falar em um risco constante de prejuízo e até de crise.

Por exemplo, hoje um dos valores mais importantes para qualquer negócio é o da sustentabilidade, que alguns pensam que se limita ao aspecto ecológico, mas vai muito além. Trata-se também das finanças e da cultura geral da empresa.

Se ela consegue se manter no azul e até no verde, lucrando o suficiente para manter-se, fazer caixa e remunerar todo mundo, em vez de ficar no vermelho, podemos dizer que ela atende os requisitos de uma empresa sustentável.

Ao mesmo tempo, também é sustentável uma empresa que faz terceirização de almoxarifado e sabe lidar com a gestão de talentos do seu negócio. Isso garante qualidade de vida e engajamento real por parte dos seus funcionários.

O mesmo não ocorre com aquele negócio em que a liderança está sempre prometendo coisas que não vai cumprir, de modo que nem existe um plano de carreira para os colaboradores, que então ficam desmotivados.

Obviamente, esse negócio não tem um horizonte muito positivo, pois enquanto ele não tiver domínio de sua própria rotina e de suas equipes, como achar que poderá dominar o mercado, satisfazer o cliente e vencer a concorrência?

É justamente aí que está o ponto, no fato de que hoje em dia a competitividade de todos os segmentos é enorme, pois diariamente surgem novas empresas comercializando os mesmos produtos ou serviços de sempre, só que com preços menores.

Ao mesmo tempo em que, fora as exigências legais de um negócio, como a necessidade de laudos AVCB, as novas gerações se tornam cada vez mais exigentes, por serem conectadas à internet e estarem em busca de experiências memoráveis.

Por este motivo é que deliberamos sobre criar este texto especial acerca do que é uma boa gestão de projetos, explicando seus conceitos e características principais como modo de iniciar o leitor neste assunto incrível e urgente.

Tratar do assunto também implica mostrar a importância desses recursos corporativos, bem como as vantagens e benefícios que podemos esperar ao implementá-los, tanto no curto prazo, quanto no médio e longo prazos.

Por fim, vamos enumerar em tópicos os principais tipos e funções existentes no universo da gestão de projeto, trazendo dicas práticas e bastante ilustrativas que podem ajudar qualquer empresa a dar os passos iniciais e seguir as boas práticas da área.

De fato, um dos aspectos mais interessantes aqui é justamente o fato de que hoje a gestão de projeto está tão evoluída, que realmente já pode ajudar qualquer modelo de negócio, seja quem vende bateria tipo estacionária ou quem presta serviços populares.

Isso quer dizer que para qualquer tipo de empresa, segmento ou nicho de mercado, basta que haja um empresário sedento por evolução e gestores devidamente engajados, para que a mágica aconteça e o crescimento sustentável ocorra.

Diante disto, se o seu interesse é justamente o de mergulhar de cabeça em dicas relativamente simples, que podem mudar os rumos do seu negócio e trazer vantagens incríveis, então basta seguir adiante até a última linha deste texto.

Características e importância

Ao falar em conceitos e características da gestão de projeto, não podemos deixar de mencionar a importância de ter uma cultura corporativa, também chamada de cultura organizacional ou mesmo de filosofia da marca.

Trata-se, basicamente, daqueles princípios ou preceitos que vão guiar a missão, a visão e os valores do negócio.

Esse é um passo anterior da gestão de projeto e, na prática, o que pode fazer com que ela funcione melhor ou pior.

Sendo assim, antes de entrarmos na fase de arregaçar as mangas, é preciso que haja bases firmes nas quais apoiar todo o esforço.

Por isso, o projeto une um pouco de gestão, de coordenação e até de administração da empresa.

Isso também já mostra que é fundamental que haja um gestor de projetos, justamente como representante máximo daquela gestão que será feita.

Portanto, o grande diferencial dele é unir as pontas certas e fazer as pontes devidas.

Como uma empresa que dá cursos sobre DDS (diálogos diários de segurança) no universo da segurança do trabalho, cujo gestor de projetos precisa reunir-se constantemente com seus superiores e com os subordinados.

Assim, ele fica à par da vontade dos donos e diretores, que estão no nível mais estratégico, ao mesmo tempo em que atua com os colaboradores da operação, que estão no nível mais prático da empresa.

Sua importância consiste em trazer, para a rotina dos projetos:

Comunicação entre equipes;
Capacidade de liderança;
Diálogo entre colaboradores;
Domínio de curto, médio e longo prazo;
Foco na missão da empresa;
Encarnar a visão e os valores;
Visão holística da marca.

Enfim, são virtudes e diferenciais que sempre vão tornar a gestão de projetos muito mais assertiva e efetiva, permitindo que a empresa cresça e atinja seus objetivos mais ambiciosos.

Veremos como isso pode otimizar processos, trazer economias de custos e gastos, melhorar o produto ou serviço entregue e até engajar mais os funcionários.

O que precisa ficar claro aqui é o quanto é importante contar com os conceitos e características que só a gestão de projetos e seu gestor podem trazer.

Seus tipos e funções

Há vários tipos de gestão de projetos, assim como há diversos tipos de projetos que podem ser implementados por uma empresa, naturalmente.

Por exemplo, um projeto de marketing que visa a trazer um crescimento de 20% na carteira de clientes da empresa ou uma captação de leads 50% maior que a do período anterior.

Com isso, o primeiro passo fundamental é definir qual será o tipo e o objetivo do projeto em questão, pois é em torno disso que será definida a função do projeto, sua gestão e até mesmo o gestor responsável.

Se a empresa lida com lavagem de almofadas, ela pode escolher algum gerente, tutor ou líder qualquer do seu quadro de funcionários, para elevá-lo ao cargo.

Mas, também é possível contratar alguém de fora. Tudo é vantagem e desvantagem, já que o funcionário da casa conhece a operação, mas pode não ter a mesma habilidade de um gestor contratado.

Este, por sua vez, pode trazer um know-how que a empresa não tinha antes, agregando muito mais valor, com a desvantagem de que ainda não conhece a operação diária da firma, pelo menos não tanto quem já trabalhava ali.

As fases de um projeto

Um bom projeto precisa ter fases muito claras desde o início, as quais serão seguidas como um mapa, em vez de simplesmente irem aparecendo no dia a dia.

Basicamente, uma empresa de lavagem de uniformes precisa falar em gestão de projetos partindo primeiro das fases iniciais e de planejamento, mais ou menos na linha do que foi dito acima, com uma pitada de brainstorming.

Um segredo aqui é todos os líderes participarem, mesmo aqueles de um departamento que não estará incluído, por enquanto, na gestão de projeto em questão.

Depois vem a fase de execução, que já implica distribuição e delegação de tarefas.

Por fim, o controle e as métricas, ou seja, a análise de toda a evolução conseguida até ali. Só depois as fases de encerramento, e claro, do início de novos projetos.

Os pontos indispensáveis

Um problema muito comum é a marca ou as pessoas envolvidas se empolgarem demais com a gestão de projeto, e com isso deixarem passar alguns pontos fundamentais.

Por exemplo, se o negócio lida com limpeza de colchões, ele tem um número específico de funcionários e um teto de orçamento, então isso precisa ser levado em conta.

Afinal, ninguém vai querer iniciar a gestão do projeto e, só no meio do caminho, descobrir que era preciso ter mais pessoas ou mais investimento para seguir adiante.

Portanto, é fundamental ficar de olho nesses dois pilares desde o começo.

Considerações finais

Sendo assim, a gestão de projetos é uma das melhores iniciativas que qualquer empresa pode ter para melhorar sua operação e trazer resultados incríveis.

Acima trouxemos os subsídios necessários para isso, explicando melhor o que é esse recurso, quais seus traços principais, e claro, dicas práticas de como aplicar.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.