Movimentação do final de ano gera acúmulo de papelada nas empresas – Saiba o que fazer!!

Como o Brasil é um país muito burocrático, qualquer movimentação varejista acarreta no aumento de volume de documentos e consequentemente no acúmulo da papelada. Documentação para fins comerciais como orçamentos e solicitações de pedidos, contratos e documentações trabalhistas são os que mais contribuem para o caos da papelada.

Segundo Marcelo Araújo, especialista em gestão documental, há uns três anos atrás, as empresas só se davam conta da importância dos documento quando ocorria graves problemas, como audiências trabalhistas ou algum órgão regulamentador pedindo no ato uma documentação, sob o risco de multas ou interdição, caso o dado não fosse localizado imediatamente.

“Hoje, felizmente, as empresas já se conscientizaram sobre a importância de armazenar corretamente um documento, mantê-lo em bom estado de consulta e ainda manter a versão digital para otimizar o acesso. Isto é possível com a transformação de arquivos físicos em digitais realizados por empresas especializadas em gestão documental. A tecnologia facilitou muito este trâmite ao possibilitar o acesso digital por meio de plataformas digitais e a rápida localização do documento físico com o método de identificação RFID, que emite sinais de rádio e direciona automaticamente a posição exata da documentação física. Outro ponto considerado benéfico para as corporações é a liberação de espaços, já que empresas de gestão documental contam com galpões específicos para o armazenamento de documentos, liberando espaços para serem melhores aproveitados nas empresas”, reforça Araújo.

Seguem abaixo algumas dicas para não deixar a empresa submersa a papelada otimizar o acesso à informação:

· Não deixe que a documentação vire uma bola de neve. Assim que a documentação entrar na empresa, organize, registre em um sistema e repasse para o local de armazenamento. Se acumular, o risco de perder alguma informação é imenso e aí já é arriscado fazer tudo manualmente;

· Quando há um número expressivo de documentos ou as informações presentes neles são confidenciais, o ideia é repassar a função para uma empresa especializada em gestão documental para realizar a atividade dentro de rígidos padrões de segurança;

· Cuidado com o ambiente aonde é instalado o famoso “arquivo morto”. Salas pouco arejadas e com pouca movimentação ficam vulneráveis ao pó e mofo e podem prejudicar a integridade do documento;

· É importante manter o documento físico, mas ter também a versão digitalizada deste documento. Isto facilita o manuseio à informação e evita que informações delicadas fiquem rodando na mão de colaboradores;

· Não deixe para se atentar à importância da organização do documento quando um órgão regulamentador bater no seu estabelecimento ou em conflitos judiciais, você precisar de uma documentação para provar que agiu corretamente e não localizar este dado. A credibilidade das empresas é o maior triunfo perante os seus concorrentes. Não dê abertura para que ela seja questionada.