5 desafios para melhorar a aprovação de projetos de TI
Muitos são os desafios que as empresas enfrentam na hora de aprovar projetos de TI (tecnologia da informação), principalmente quando se busca fortemente o atendimento de requisitos de governança e segurança. Ao lançar um olhar para o departamento jurídico das empresas, é possível perceber que, como em outras áreas, a automação é a melhor forma para otimizar a equipe, melhorar a performance e integrar os processos. Mas nem sempre a aprovação da implementação ou mudança de software vem facilmente, sendo necessária muita argumentação entre área de negócio, TI e a alta direção da companhia.
Cabe a área de TI, em conjunto com o departamento jurídico, encontrar o melhor software de gestão jurídica e driblar as eventuais dificuldades que podem aparecer para a aprovação do projeto, com planejamento estratégico voltado à troca do software jurídico e recursos como a RFP (Request for Proposal).
No entanto, mesmo com atenção redobrada quanto à governança em TI, alguns detalhes - muito importantes - podem prejudicar o processo de aprovação dos projetos. A linguagem de negócio, os custos e a comunicação transparente do ROI (retorno sobre o investimento) são apontados pelo Gartner como três pontos fundamentais para mostrar o valor dos serviços de TI.
Cabe a área de TI, em conjunto com o departamento jurídico, encontrar o melhor software de gestão jurídica e driblar as eventuais dificuldades que podem aparecer para a aprovação do projeto, com planejamento estratégico voltado à troca do software jurídico e recursos como a RFP (Request for Proposal).
No entanto, mesmo com atenção redobrada quanto à governança em TI, alguns detalhes - muito importantes - podem prejudicar o processo de aprovação dos projetos. A linguagem de negócio, os custos e a comunicação transparente do ROI (retorno sobre o investimento) são apontados pelo Gartner como três pontos fundamentais para mostrar o valor dos serviços de TI.
O que dificulta a aprovação dos projetos de TI?
1. Não levar em consideração os riscos do projeto: é extremamente importante, na hora de apresentar um projeto, avaliar seus riscos e apresentá-los com uma solução. O departamento jurídico está ciente que todo projeto envolve riscos, portanto, ignorar os problemas e “pintar” um projeto 100% sem falhas não é o melhor caminho. É preciso mostrar e avaliar os riscos e, mais que isso, deixar claro que a empresa está preparada para mitigá-los.
2. Falta de clareza quanto aos objetivos do projeto: qual é o objetivo com esse projeto? Quais são os benefícios que ele apresenta para a organização? Apresentá-lo com uma direção certa é imprescindível para o setor jurídico e a alta direção entenderem sua importância para a empresa. Todo projeto precisa ter objetivos bem definidos, com ganhos mapeados e retorno pré-determinados.
3. Falta de poder de persuasão: convencer pessoas que a proposta vai trazer benefícios geralmente é uma tarefa difícil. Munir-se de autoconfiança e capacidade de argumentação para convencer é essencial para a avaliação positiva do projeto. É importante desenvolver a capacidade de comunicação e estar muito bem embasado em relação às características técnicas do projeto, e principalmente, estar a par do compliance do mesmo com a governança da companhia.
4. Falta de comunicação estratégica: ter uma comunicação estratégica é levar em consideração os valores da empresa, alinhar o projeto aos demais setores e objetivos de resultados da empresa a longo prazo. Avaliar também os custos de acordo com o orçamento da organização, e apresentar casos de sucesso de projetos similares ao que está propondo para a empresa. A importância de encontrar o fornecedor ideal fica evidente, para fortalecer seus argumentos.
5. Equipe pouco preparada e sem metodologia: para passar segurança para as áreas de negócio e à alta direção, é importante que a área de TI conte com profissionais qualificados, com conhecimento técnico e conheças as dores do departamento jurídico. É preciso ter perfil proativo, resiliente e gostar de desafios. O trabalho em equipe em projetos complexos será fundamental, logo, falar a língua do usuário e contar com um parceiro com experiência em grandes projetos, vai ajudar (e muito!) o time a driblar esse ponto.
Além desses pontos, é importante reforçar que, muitas vezes, o projeto será apresentado para pessoas que trabalham em outras áreas e que têm um olhar diferente sobre a empresa. Isso pode levá-las a ter um outro tipo de avaliação sobre o que está sendo apresentado. Portanto, é crucial preparar-se para apresentar o projeto e pedir ajuda de outros profissionais para cobrir possíveis furos de processo. Por exemplo, se a governança em TI é algo forte na empresa, vale apresentar características do software - com exemplos práticos - que atendam às principais exigências da empresa e do mercado. Dessa forma, as chances de que o projeto seja aprovado sem grandes ressalvas, inclusive por todas as outras áreas da empresa, é garantida.
Claudio Bernardo é gerente de pré-vendas do Grupo Benner
1. Não levar em consideração os riscos do projeto: é extremamente importante, na hora de apresentar um projeto, avaliar seus riscos e apresentá-los com uma solução. O departamento jurídico está ciente que todo projeto envolve riscos, portanto, ignorar os problemas e “pintar” um projeto 100% sem falhas não é o melhor caminho. É preciso mostrar e avaliar os riscos e, mais que isso, deixar claro que a empresa está preparada para mitigá-los.
2. Falta de clareza quanto aos objetivos do projeto: qual é o objetivo com esse projeto? Quais são os benefícios que ele apresenta para a organização? Apresentá-lo com uma direção certa é imprescindível para o setor jurídico e a alta direção entenderem sua importância para a empresa. Todo projeto precisa ter objetivos bem definidos, com ganhos mapeados e retorno pré-determinados.
3. Falta de poder de persuasão: convencer pessoas que a proposta vai trazer benefícios geralmente é uma tarefa difícil. Munir-se de autoconfiança e capacidade de argumentação para convencer é essencial para a avaliação positiva do projeto. É importante desenvolver a capacidade de comunicação e estar muito bem embasado em relação às características técnicas do projeto, e principalmente, estar a par do compliance do mesmo com a governança da companhia.
4. Falta de comunicação estratégica: ter uma comunicação estratégica é levar em consideração os valores da empresa, alinhar o projeto aos demais setores e objetivos de resultados da empresa a longo prazo. Avaliar também os custos de acordo com o orçamento da organização, e apresentar casos de sucesso de projetos similares ao que está propondo para a empresa. A importância de encontrar o fornecedor ideal fica evidente, para fortalecer seus argumentos.
5. Equipe pouco preparada e sem metodologia: para passar segurança para as áreas de negócio e à alta direção, é importante que a área de TI conte com profissionais qualificados, com conhecimento técnico e conheças as dores do departamento jurídico. É preciso ter perfil proativo, resiliente e gostar de desafios. O trabalho em equipe em projetos complexos será fundamental, logo, falar a língua do usuário e contar com um parceiro com experiência em grandes projetos, vai ajudar (e muito!) o time a driblar esse ponto.
Além desses pontos, é importante reforçar que, muitas vezes, o projeto será apresentado para pessoas que trabalham em outras áreas e que têm um olhar diferente sobre a empresa. Isso pode levá-las a ter um outro tipo de avaliação sobre o que está sendo apresentado. Portanto, é crucial preparar-se para apresentar o projeto e pedir ajuda de outros profissionais para cobrir possíveis furos de processo. Por exemplo, se a governança em TI é algo forte na empresa, vale apresentar características do software - com exemplos práticos - que atendam às principais exigências da empresa e do mercado. Dessa forma, as chances de que o projeto seja aprovado sem grandes ressalvas, inclusive por todas as outras áreas da empresa, é garantida.
Claudio Bernardo é gerente de pré-vendas do Grupo Benner
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