Como montar um serviço de administração de condomínios

O serviço de administração de condomínios realiza uma importante função para as empresas que atuam no ramo habitacional. Isso porque a organização de um condomínio a coloca em uma posição semelhante à de uma empresa.

Não só por lidar com questões como gastos e lucros, mas também pelas suas atribuições de organização, o intenso número de atividades necessárias para o seu funcionamento e a exigência de seguir regras e normas estabelecidas pelo setor.

Mesmo com essas exigências, o mercado imobiliário se apresenta como uma boa oportunidade  de investimento, diante da procura intensa do público por esses ambientes de moradia estruturalmente planejados.

Porém, antes de se decidir por abrir um negócio na área, disposto a oferecer serviços para o universo imobiliário, é preciso compreender como funciona e qual o trabalho de uma administradora desse setor.

O que faz uma administradora de condomínios?

O papel dessas instituições é de auxiliar na gestão condominial dessas instalações habitacionais. Isso pode ser feito através da estruturação de práticas e setores necessários para o funcionamento de um condomínio.

A administração de questões como segurança, limpeza, manutenção das residências e organização da documentação são algumas das funções abrangidas por esse tipo de administração.

Tais funções costumam ser passadas para um profissional conhecido, o síndico do condomínio, no entanto, quando esse investimento envolve uma área habitacional de larga escala, com um número extenso de prédios e andares, é preciso contar com ajuda profissional.
Empresas como uma administradora predial realizam um serviço essencial de organização, para que esses conjuntos habitacionais de larga proporção consigam lidar com os contratempos do dia a dia, garantindo a completa satisfação dos moradores.

Após compreender a importância dessas empresas para o mercado de imóveis, apostar na criação de um negócio nesse sentido parece ser um bom investimento, pois a necessidade desses serviços é cada vez maior por conta da expansão frequente de condomínios.

Contudo, assim como na edificação de tais conjuntos de moradia, abrir uma empresa no setor de serviços para condomínios exige uma série de normas a serem cumpridas, com regulamentos específicos.

Logo, antes de colocar anúncios na internet com o nome do seu negócio, junto ao tópico “administradora de condomínios SP Zona Sul”, é recomendável estudar a fundo as regras necessárias para oferecer esse tipo de serviço.

Como abrir a sua administradora de condomínio

Antes de abrir o seu negócio, é preciso se adequar às exigências do setor, e ao mesmo tempo conduzir pesquisas para que a sua empresa tenha potencial para se destacar nesse mercado que, assim como o imobiliário, é cada vez mais disputado.

Documentação necessária

Assim como qualquer empresa, é preciso registrar o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) junto à Receita Federal e a Junta Comercial da sua cidade, além de se informar sobre as exigências específicas da área administrativa em questão.

Dessa forma, é recomendável a contratação dos serviços de empresas de contabilidade, diante do grande número de documentos necessários. Não só para abrir o seu empreendimento, mas também para lidar com a contratação dos profissionais envolvidos.

A estrutura do negócio

Logo na abertura da empresa é preciso estar atento ao tipo de público com que ela irá trabalhar, pois dependendo do número de serviços a serem realizados, será necessário também uma fundamentação mais específica dos serviços oferecidos.

O controle dos gastos, o cadastro de cada morador em um sistema digital fornecido pelo negócio e até mesmo a contratação de colaboradores responsáveis pela correspondência.

Esses são fatores que mudam de acordo com o número de habitantes do condomínio pelo qual a sua empresa foi contratada para gerenciar. O mesmo vale para as parcerias com outras empresas do ramo.

Por isso, dependendo da extensão de um condomínio, é recomendado contratar os serviços relacionados àadvocacia condominial.
Essa agência fica responsável por qualquer situação de valor jurídico que possa surgir entre os moradores do conjunto habitacional, tendo relação com uma reforma que prejudica o espaço ou o conforto dos seus vizinhos, por exemplo.

A contratação das equipes

O gerenciamento de um condomínio utiliza uma gama diversificada de profissionais, pois são variados os setores de atuação de uma empresa desse ramo.

Fora as questões administrativas, no qual um advogado ou um contador se mostram como figuras essenciais, existem também os colaboradores responsáveis pela manutenção das áreas de lazer, o setor de segurança, entre outros.

Uma opção é a contratação de empresas terceirizadas de limpeza e conservação, que possam atuar em conjunto às ações administrativas também adquiridas para o condomínio.

A localização do seu negócio

Assim como qualquer empresa que trabalhe com a oferta de serviços, é indicado a abertura de um escritório próximo de grandes centros comerciais, facilitando que os clientes interessados encontrem a localização do seu negócio.

Isso se torna mais importante por ser uma empresa que irá lidar com a área residencial, afinal, uma localização ruim do negócio pode indicar uma má administração de uma firma que se compromete a atuar com serviços relacionados ao meio habitacional.

Após a execução de todos esses passos, a sua empresa de administração condominial precisa se informar sobre os tipos de gestão que existem nessas associações, assim como se destacar como a melhor modalidade para os seus contratantes.

Tipos de gestão que existentes para um condomínio

A gestão de um condomínio se faz por meio de diversos modelos possíveis de administração, entre os mais comuns se destacam:
 

• Autogestão;
• Autogestão assistida;
• Gestão com administradora;
• Gestão com síndico profissional

A autogestão se faz a partir da eleição de um síndico por meio dos moradores. Nesse modelo, os próprios residentes realizam as funções administrativas do condomínio.

A autogestão assistida, por outro lado, segue um sistema parecido, com  a eleição de um morador para a função de síndico. A principal diferença se dá pela assistência profissional que esse representante terá.

Nesse tipo de gestão, o síndico costuma ser responsável pela manutenção do condomínio, com as atividades relacionadas a contabilidade, documentação e serviços em comum sendo repassados a uma empresa terceirizada.

A gestão por meio de uma administradora é justamente aquela qual a sua empresa pretende exercer, sendo responsável por todas as ações administrativas nesse sentido.

Nessa situação, a figura do síndico ainda existe, mas apenas para garantir que os serviços oferecidos pela sua companhia estejam sendo cumpridos, de acordo com o contrato firmado.

Por último se destaca a gestão com um síndico profissional, realizada através da contratação de um colaborador especializado que atuará exercendo a função de um administrador sindical.

Os deveres de uma administradora condominial

A contratação dos serviços de uma administradora de condomínios se dá pelo intuito da organização responsável por meio imobiliário em facilitar e profissionalizar os serviços oferecidos pelo seu condomínio.

Ou seja, todas as responsabilidades são repassadas para uma agência especializada, e caso você queira atuar com esses serviços, é preciso compreender todas as obrigações que a sua empresa deve cumprir.

Entre algumas dessas responsabilidades estão:
 

• Gestão da área administrativa;
• Gerenciamento de documentos;
• Serviços de luz e água;
• Segurança do local;
• Limpeza e manutenção;
• Auxílio em questões de paisagismo e decoração;
• Administração da contabilidade.

A gestão administrativa e financeira consiste em uma das responsabilidades mais importantes para o seu negócio. Um bom serviço nesse sentido pode garantir uma renovação de contrato contínua, assim como a recomendação da sua empresa.

Fora o controle de gastos com fornecedores e colaboradores e o controle de acesso para condomínios, uma administradora pode também ter controle sobre a contabilidade do condomínio, responsável pela cobrança de aluguéis e a gerência de recibos e notas fiscais para os moradores.

Mas esses são pontos que interessam mais aos administradores do condomínio. Os moradores estão mais preocupados que os serviços de moradia sejam cumpridos com excelência, diante do valor investido em sua casa ou apartamento.
A segurança é um tópico importante nesse sentido, sendo um dos fatores que levam um indivíduo a procurar pelas facilidades oferecidas por um condomínio ou conjunto habitacional durante o processo de compra ou aluguel de sua moradia.

Cabe a sua empresa, então, oferecer as melhores novidades nesse sentido, como a instalação de um controle de acesso para condomínios, sensores e câmeras de vigilância modernas e eficazes.

Outra opção é contratar diretamente os serviços de uma empresa terceirizada de segurança.

Essa escolha entre utilizar profissionais terceirizados ou não, em conjunto de outras áreas além da administrativa, também é responsabilidade do seu negócio.Diante disso, é possível  incluir os serviços de limpeza, portaria e decoração.

Conhecendo todas as responsabilidades e a área de atuação de uma administradora condominial, agora cabe ao empreendedor interessado seguir os procedimentos para a abertura de uma agência especializada no serviço.

O mercado administrativo de condomínios é uma área de negócios que se expande no mesmo ritmo que o mercado de conjuntos habitacionais, logo se apresenta como um promissor investimento.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.