O que é grade de programação?

 

Seja organizando uma pequena reunião ou orquestrando uma grande conferência, o planejamento de eventos é uma tarefa que demanda uma boa grade de programação para que nada saia do controle dos organizadores. 

Não importa quão simples ou complexo seja o evento, ele requer um planejamento e uma organização previamente detalhados. 

Desde o estabelecimento de um orçamento preciso até a promoção do evento, há vários componentes que você deve começar a considerar desde o início, dos mais básicos aos mais difíceis, para tornar o processo o mais livre de estresse possível.

Além disso, a criação de uma grade de programação criativa é o ponto-chave para que o evento obtenha o sucesso esperado e todos os participantes fiquem satisfeitos com a abertura de empresas.

Mas, afinal, o que é grade de programação? Como o próprio nome remete, basicamente trata-se de uma agenda divulgada para o público com os shows, atividades e produtos à venda no decorrer do evento.

Para criar uma grade que atenda aos requisitos da programação, tanto em eventos científicos como voltados para algum nicho do entretenimento, é necessário promover debates e palestras com pessoas renomadas, workshops, conferências, entre outros.

Embora não haja dois eventos iguais e cada um tenha seus objetivos, orçamentos e públicos variados, há várias etapas que você pode seguir para iniciar o processo de planejamento do evento e criação da grade de programação.

Dessa forma, é possível estabelecer metas e métricas, para acompanhar e maximizar o sucesso da solenidade.

Portanto, esse texto irá te auxiliar a conseguir criar uma boa grade de programação e alcançar êxito no seu evento.

O que fazer antes de montar uma programação?

Para montar uma boa grade de programação você precisa começar planejando os itens mais básicos do seu evento, como:

• Escolha o dia e o horário;

• Selecione a duração do evento;

• Defina um nome chamativo;

• Tenha um bom design e paleta de cores;

• Faça uma pesquisa a respeito do público-alvo;

• Estabeleça um orçamento;

• Procure fechar contrato com patrocinadores.

Seguir esses passos possivelmente trarão sucesso para o seu negócio, pois nesse momento é necessário estar na ativa, acompanhando o planejamento do evento durante quase o dia inteiro, assim como uma auto elétrica 24 horas.

1 - Pense na duração do evento

Antes de começar a criar seu evento, você precisará determinar a duração das atividades presentes na grade de programação.

Isso lhe dirá quanto tempo você tem para encaixar as atividades de forma geral, bem como as pausas entre as atividades, para fazer com que o público se apoia no guarda corpo escada vidro do ambiente e participe das demais atividades dos estandes ou restaurantes. 

Quando você souber a duração do seu evento, tente dividir isso em horas ou intervalos de 30 minutos, para que seja possível alocar mais adequadamente todas as atividades. 

2 - Pesquisa sobre o público-alvo

A pesquisa sobre o público-alvo é um ponto fundamental para o sucesso de um evento, pois dessa forma será possível organizar uma grade de programação que esteja exatamente no gosto do seu público.

Portanto, antes de elaborar a programação, pesquise quais áreas estão no foco dos debates, quem são os especialistas em cada uma delas e verifique a disponibilidade destes profissionais.

3 - Defina os itens básicos

Após compreender o que seu público deseja e espera de um evento, é necessário decidir os itens básicos, como o nome do evento, o design da marca do evento e a paleta de cores.

Ou seja, itens que definem a identidade do seu evento, trazendo um destaque para ele e diferenciando-o de possíveis outros eventos que estejam ocorrendo no mesmo período, isto se a sua empresa não tiver uma identidade visual ainda. 

Verifique um bom espaço para o acontecimento, amplo, de fácil localização e com uma licença ambiental simplificada em dia, para que você não tenha nenhuma dor de cabeça ou problemas no dia. 

Por fim, defina as datas e os horários para o seu evento, posto que só assim será possível fechar as parcerias e chamar os palestrantes. Afinal, ao realizar um convite, é necessário ser o mais específico possível.

Dicas de como montar uma grade de programação

Após a definição da primeira etapa da programação, é o momento de partir para a construção dos itens mais complexos do evento, que envolvem desde a elaboração da lista de atividades até elementos como:

• Escolher os estabelecimentos que irão vender no evento;

• Automatizar o que não precisa ser manual;

• Preparar a lista de convidados;

• Selecionar um sistema de gerenciamento de tempo;

• Contrate funcionários capacitados e prestativos.

É nessa fase que os acontecimentos realmente se tornam mais específicos e um tanto difíceis de se trabalhar, o que demanda uma equipe capacitada para o planejamento e a realização dessas atividades.

Planeje atividades atrativas

Para eventos de mais de um dia de duração, distribua as atividades mais atrativas em dias alternados para manter a média de participantes.

Foque em realizar palestras, debates, e mesas redondas para informar e entreter o público ao mesmo tempo, principalmente se o evento for de cunho científico.

É nessa etapa que você deve incluir tudo o que irá acontecer em seu evento, a partir das pesquisas realizadas para compreender o interesse do público. Se o evento for antigo e já teve suas outras edições, foque em trazer novidades ao público.

Aliás, não se deve apenas colocar palestras e exposições para o público apreciar. Você também deve focar em atividades imersivas, que fazem com que o público tenha contato com outras pessoas.

Por exemplo, estimulando encontros sobre os mais variados assuntos, ou desenvolvendo minicursos, como de cursos de cabeleleiros, elaboração de currículo, e assim em diante.

Planeje espaços livres na grade 

Pense em todas as partes que estão interessadas no evento, como parceiros de exposições, palestrantes, patrocinadores e sua própria equipe interna de vendas. 

Além disso, pense em como o público irá se alimentar, quais restaurantes você irá contratar para o evento, a localização do banheiro e dos bebedouros, entre outros fatores. 

Ou seja, é necessário planejar espaços livres na grade de programação, para que as pessoas possam se alimentar, ir ao banheiro, comprar itens, visitar exposições, tirar fotos, descansar, conversar e principalmente, fazer seu próprio networking. 

Outro fator importante é o tempo que seu público passa com seus parceiros, como o patrocinador de higienização de estofados, alimentos e outros itens. 

Também é necessário reservar um horário na grade para que os patrocinadores tenham retorno daquilo que investiram, ou seja, conquistar a simpatia e visibilidade do público. 

O objetivo principal dessas lacunas deve ser manter os participantes no salão da feira para que sejam incentivados a conhecer e conversar com seus expositores. Além, é claro, de realizar compras.

Crie uma escala para os funcionários

Além da grade de programação normal, voltada para o público-alvo, é necessário criar uma grade para os funcionários, que terão que executar atividades durante todo o evento. 

Para isso, escolha um sistema de gerenciamento de tempo, ou seja, um método para garantir que sua conferência ou evento siga uma programação estruturada para que sempre tenha funcionários a disposição, auxiliando e resolvendo problemas no evento inteiro. 

Qualquer atividade que se deseja desenvolver precisa de uma grade de programação, seja na construção de uma fabricação de portões ou na preparação de uma grande solenidade.

Pense na visibilidade do seu evento 

Ao organizar um evento é necessário pensar sobre como você terá que compartilhar todas essas informações que foram desenvolvidas. 

A divulgação do seu evento e, principalmente, da sua grade de programação, precisa ser realizada de forma exímia, pois isso determinará a quantidade de pessoas do público-alvo que você irá atingir.

Para a divulgação do evento, ainda existe a possibilidade de criar um site específico para isso, landing pages ou usar as mídias sociais.

É claro que também é possível divulgar pelos meios tradicionais de comunicação, como a televisão, jornais impressos, os panfletos, entre outros métodos. Mas, na atualidade, a internet é um dos veículos mais fortes para disseminar informações. 

Aliás, a divulgação é uma das últimas partes do evento, mas não deixa de ser uma das mais importantes.

Conclusão 

Todas essas estratégias vão impulsionar os organizadores a criarem um ótimo evento, pois assim como uma empresa de arquitetura, é necessário um bom planejamento e muita criatividade para que dê certo. 

De modo geral, se pudermos dividir a realização do evento em três grandes atos, o primeiro seria as pesquisas iniciais, o planejamento e a utilização da criatividade para a criação do evento. 

O segundo seria a criação da grade de programação e o convite para os palestrantes e patrocinadores.

Por fim, a terceira parte envolve a escolha dos canais de comunicação para a captação do público-alvo que irá participar do evento. 

Depois de todo esse planejamento, o evento ocorre de forma exímia, com uma grade de programação que agrade o público e sem grandes contratempos. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.