Estratégia de comunicação: como comunicar com eficácia

A comunicação eficaz é imprescindível para qualquer empresa que queira estabelecer uma imagem positiva perante o público externo e interno, ou seja, seus clientes e colaboradores.

Na verdade, todos os indivíduos que de alguma forma se relacionam com a organização são impactados por suas estratégias de comunicação, como no caso dos investidores, fornecedores, parceiros e da sociedade como um todo.

Saber se comunicar é algo que deveria ser instintivo, mas, na verdade, é um desafio para muitos profissionais. Esse processo vai muito além de falar e ser ouvido, mas é perfeitamente possível desenvolver essa característica.

Entretanto, ela precisa ser trabalhada minuciosamente, principalmente quando a organização ou o profissional quer falar com uma quantidade maior de pessoas e atraí-las para aquilo que eles oferecem.

Se você não souber como falar e o que falar, pode perder oportunidades e até mesmo causar uma má impressão. A boa notícia é que existem algumas maneiras para se comunicar de maneira eficaz, e é sobre isso que vamos falar aqui.

Você vai entender o que é comunicação eficaz, como colocá-la em prática dentro do seu negócio e algumas dicas para exercê-la. Confira.

Afinal, o que é comunicação eficaz?

Comunicação eficaz nada mais é do que falar e ser compreendido pelo interlocutor, sem que ruídos provoquem desentendimentos e acabem frustrando a transmissão da mensagem, interrompendo-a ou entregando-a de maneira errada.

Os princípios de uma boa comunicação são conhecidos há muito tempo, mas isso só se aplica na teoria, visto que na prática as coisas são um pouco mais complicadas.

Os profissionais autônomos enfrentam muito mais desafios em relação a isso do que as organizações, como no caso de um fabricante de disco esmeril angular.

Eles precisam controlar o relacionamento com os clientes, tendo em vista que qualquer erro pode prejudicar um projeto e gerar demandas que inicialmente não foram combinadas.

Mas não pense que as organizações não sofrem com esse mesmo problema, mas quando muitos profissionais estão envolvidos em um projeto, fica mais fácil perceber uma falha na comunicação.

Para que ela seja eficaz, é necessário saber ouvir o outro, estabelecer maneiras verbais e não verbais de se comunicar, controlar as emoções, evitar situações estressantes, ser enfático e saber expor as ideias.

Como ter uma comunicação eficaz na empresa?

Para estabelecer uma comunicação eficaz dentro da sua empresa, é necessário seguir um passo a passo. Veja:

Comunicar sua visão

Uma das ferramentas mais poderosas em uma estratégia de comunicação é a narrativa, visto que as pessoas gostam de saber onde elas se encaixam na narrativa da corporação.

Na hora de comunicar a visão do negócio, mostre quem o problema pode afetar e quais são as emoções associadas a esse problema.

A visão de um fabricante de chave codificada GM deve estar ligada à missão do negócio, pois é uma forma de contextualizar a estratégia dentro da narrativa, motivando a equipe a querer impactá-la, por meio de seu trabalho.

O gestor precisa ter em mente que nem todos os projetos serão glamorosos ou inspiradores, por exemplo, quando é necessário comunicar uma estratégia que vai melhorar a elaboração dos relatórios analíticos.

Definir os objetivos

O resultado de um projeto precisa ser mensurável, caso contrário, a companhia não vai saber se atingiu ou não seus objetivos, que podem ser:

• Financeiros;

• De negócios;

• Técnicos;

• De qualidade;

• De desempenho;

• De compliance;

• De marketing.

A empresa precisa saber as métricas que serão utilizadas para avaliar se o projeto está tendo sucesso ou não. Caso esteja apresentando, utilize um slide para mostrar os objetivos principais.

Dividir a estratégia em inputs

Depois de comunicar quais são os objetivos de alto nível, procure analisar de que maneira a equipe pode alcançá-los, pois vai ajudar os envolvidos a fundamentar visões abstratas em etapas mais reais.

Uma empresa de fechamento de sacada com vidro de correr pode mostrar o resultado de sua estratégia e diferentes caminhos simultâneos para que a equipe possa alcançar os inputs.

Fazer a divisão dessa forma ajuda a considerar os indicadores de tendência como resultado, ou as métricas de tendência e resultados.

Os indicadores de tendência são os inputs que vão influenciar em um resultado potencial, e eles afetam os indicadores de resultado.

Supondo que a principal meta seja aumentar a aquisição de clientes, a companhia pode usar como indicadores de tendência os backlinks, o crescimento de seu canal de vendas ou o engajamento nas redes sociais.

Quanto aos indicadores de resultados, se referem a inputs que já aconteceram, como no caso de métricas relacionadas à receita e lucro. Um bom exemplo é o posicionamento de palavras-chave e as taxas de conversão.

Se uma empresa especializada em projeto ar condicionado dutado souber identificar indicadores de tendência que ajudam a atrair o sucesso dos indicadores de resultado, conseguirá acompanhar seu progresso de modo incremental.

Saber descrever os marcos

Cada empresa tem sua própria visão, inputs e objetivos de alto nível, então, precisa comunicar o cronograma da estratégia para a equipe.

Mostre quais são os pontos de contato desse projeto e quais são os prazos para as entregas. Não se esqueça de utilizar um infográfico de cronograma para que o processo seja mais concreto na mente de todos os envolvidos.

Identificar a propriedade

Outro passo muito importante para implementar uma estratégia é fazer com que todos os membros da equipe entendam claramente quais são suas responsabilidades.

Quando existe uma confusão sobre quem é dono do quê, várias oportunidades podem ser perdidas, além de gerar um bloqueio na produtividade e deficiências.

Quando o gestor de um fabricante de etiqueta de controle colorida for comunicar a estratégia para a equipe, mostre claramente quais são as funções de cada um. Deixe claro que são donos de uma área específica, pois isso ajuda a trabalhar pontos fortes.

Não podemos nos esquecer da importância do significado de propriedade, quando aplicado ao contexto de estratégia.

Trata-se da propriedade de rastrear um conjunto específico de métricas, ou encontrar soluções para os problemas, assim como coordenar um processo específico. Em linhas gerais, é fundamental ser claro desde o início.

Dicas para uma comunicação eficaz

Por fim, separamos algumas dicas inteligentes para que você realmente consiga implementar uma comunicação eficaz em seu negócio. São elas:

Fazer reuniões e enquetes

Muitas pessoas se questionam sobre a importância das reuniões e existem até mesmo alguns gestores que acreditam que elas não deveriam existir, mas o problema não é a reunião em si, mas a sua qualidade.

Se o gestor de uma confecção de porta passaporte tecido souber planejá-las, elas serão muito mais eficientes e aumentarão a produtividade da equipe.

Procure aproveitar todos os momentos de reuniões para fazer perguntas cabíveis e alinhar todos os aspectos necessários. Esses momentos serão ainda mais produtivos se você puder agendá-los e escolher horários em que todos estejam dispostos e inspirados.

Fazer follow-up por escrito

A ata de reunião pode parecer algo ultrapassado para algumas pessoas, principalmente quando analisamos as características do mercado atual.

Mas ao contrário do que muitos pensam, este método é muito eficiente para lembrar os pontos debatidos durante as reuniões.

Faça todas as anotações que julgar necessárias e organize tudo o que foi conversado em um documento que será compartilhado com todos os participantes.

Dessa forma, o gestor de uma empresa de passa cabo branco evita que as informações se percam, além de trazer mais profissionalismo.

Avaliar o cenário atual

Todas as questões dentro de uma empresa podem ser melhoradas se houver o monitoramento das ações.

Verifique como a comunicação atual acontece e até que ponto ela contribui para que os objetivos sejam alcançados, e isso ajuda a melhorar tudo aquilo que não está bom. Assim, a comunicação se torna muito mais eficaz e traz resultados surpreendentes.

Oferecer feedbacks

Por fim, mas não menos importante, para que uma comunicação seja realmente eficaz e evolua continuamente, é fundamental que o gestor de um fabricante de caixa kraft personalizada ofereça feedbacks constantes.

Inclusive, é uma maneira de compreender até que ponto a mensagem foi compreendida pelo receptor. Dar e receber feedback ajuda a perceber se alguém precisa de mais informações, se restaram dúvidas ou se alguém tem alguma sugestão.

Considerações finais

A comunicação eficaz possibilita resultados assertivos, responsáveis e democráticos, além de reduzir atritos e possibilitar que a empresa concentre sua energia em conquistar aquilo que almeja.

O gestor precisa estar aberto às mudanças necessárias para melhorar a comunicação da corporação e com isso aproveitar todos os benefícios que ela é capaz de trazer.

Com as dicas que demos aqui, seu negócio vai saber transmitir mensagens de maneira mais clara, assertiva e inteligente.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.