Управління орендою в BAS: як побудувати прозорий цикл від договору до рахунку

Орендний бізнес має свою специфіку: довгі цикли, різні види платежів, постійні зміни умов. Щоб ефективно керувати цим процесом, потрібна система, яка об'єднує всі етапи — від реєстрації об'єкта до формування пакета документів для орендаря. Модуль «Облік оренди» в BAS пропонує саме такий комплексний підхід.

Етап 1. Реєстрація об'єкта та умов договору

Усе починається зі створення об'єкта оренди. Модуль підтримує різні типи: приміщення, поверхи, будівлі, а також спецтехніку, інвентар та інструменти. Для кожного об'єкта визначаються характеристики, площі, лічильники та ресурси.

Далі реєструється договір. У документі «Реєстрація умов договору оренди» ви зазначаєте орендаря, об'єкти, види розрахунків (базова оренда, експлуатація, маркетинг, плата з обороту), формули ставок, дати початку та закінчення дії, а також умови пролонгації. Це дає змогу фіксувати всю необхідну інформацію ще до моменту першого нарахування.

Етап 2. Щомісячний цикл розрахунків

Кожного місяця документ «Розрахунок орендної плати» автоматично формує нарахування за всіма активними договорами. Він враховує поточну площу, ставки з урахуванням індексації, курс валют (якщо договір в USD/EUR) та пільгові періоди. Якщо протягом місяця відбулися зміни (додаткова угода, повернення площі), система враховує їх пропорційно кількості днів.

Окремий блок — комунальні послуги. Ви можете завантажити показання лічильників з Excel або ввести їх вручну, а модуль розподілить витрати між орендарями згідно з умовами договору (пропорційно площі або за фактичним споживанням). Результат одразу потрапляє в розрахунок орендної плати.

Етап 3. Генерація документів та контроль оплат

Після завершення розрахунків настає найважливіший етап — формування документів. Модуль дозволяє пакетно створювати рахунки на оплату та акти реалізації для всіх орендарів за вибраний період. Бухгалтер не витрачає час на копіювання та перевірку кожного документа окремо — система робить це автоматично.

Далі модуль відстежує оплати. Якщо орендар не вніс плату вчасно, система нараховує пені згідно з умовами договору та формує звіт про заборгованість. Менеджер оренди бачить актуальний стан боргів у своєму АРМі та може вчасно реагувати.

Етап 4. Аналітика та звітність

Усі дані накопичуються в базі, тому ви можете будувати звіти за будь-якими зрізами: дохід від оренди за період, завантаженість площ, динаміка заборгованості, ефективність кожного об'єкта. Це дає змогу приймати управлінські рішення на основі фактів, а не припущень.

Модуль «Облік оренди» створений для того, щоб зробити ваш орендний бізнес керованим і прозорим. Дізнайтеся, як він інтегрується з іншими сервісами, на сторінці Telegram-бота для BAS або замовте консультацію на головному сайті BAS SERVICE.