Entenda as principais diferenças entre cancelamento, carta de correção e inutilização de cartas fiscais
Especialistas da Express CTB esclarecem dúvidas acerca da utilização de notas eletrônicas.
Empresas que emitem a Nota Fiscal
Eletrônica, mais conhecida como NF-e ou NFC-e, costumam ter dúvidas quanto ao
cancelamento ou inutilização das notas fiscais e até mesmo em que casos podem
emitir a carta de correção.
Especialistas da Express CTB explicam um
pouco sobre esses assuntos que acontecem com frequência na rotina de uma
empresa que emite notas eletrônicas.
O que é Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica (conhecida como
NF-e modelo 55) é emitida e armazenada eletronicamente, ela existe apenas de
forma digital, e tem a finalidade de documentar operações e prestações, antes
da ocorrência do fato gerador. Ela é assinada digitalmente com o certificado
digital, garantindo assim a validade jurídica do emitente e autorização de uso
pela administração tributária da unidade federada do contribuinte.
A NF-e é utilizada apenas pelos
contribuintes do IPI e/ou ICMS, ou seja, aqueles que possuem inscrição
estadual.
“A NF-e não deve ser confundida com o
DANFE (Documento Auxiliar da NF-e). O DANFE é apenas um documento físico,
impresso, que representa graficamente a NF-e. Enquanto, a NF-e é o documento
fiscal ,propriamente dito, com validade jurídica e existência exclusivamente
digital. O DANFE tem como objetivo acompanhar o trânsito das mercadorias
acobertado por NF-e e facilitar a consulta da NF-e”, explica João Esposito,
economista e CEO da Express CTB – accountech
de contabilidade.
Existe também a NFC-e (Nota Fiscal
Eletrônica ao Consumidor – Modelo 65) destinada à Pessoa Física ou Jurídica que
seja consumidor final, ou seja, que adquira mercadorias para seu próprio
consumo e não para revenda. Ela veio para substituir o cupom fiscal.
A NFC-e tem as mesmas características da
NF-e, porém não serve para todos os tipos de operações. A NF-e, diferentemente
da NFC-e, é utilizada também para outras operações de compra e venda, incluindo
devolução, transferência, remessa, aproveitamento de crédito, etc.
De acordo com, Lisiane Queiroga,
Coordenadora do Departamento Fiscal da Expres Ctb, a NF-e ou NFC-e não pode ser
emita com data retroativa, “O responsável pela empresa precisa ficar atento
para não deixar de emitir as notas no mês do recebimento ou no prazo da
operação. Caso utilize máquina de cartão para suas operações, deve ter ainda
mais cuidado, pois o FISCO fiscaliza essas operações passadas em máquinas de
cartão”. Isso serve tanto para as notas de vendas, como para as notas de
serviços.
Para facilitar seu entendimento,
separamos em tópicos as principais características do processo de cancelamento,
carta de correção e inutilização de cartas fiscais.
Cancelamento da NF-e ou NFC-e
Toda NF-e ou NFC-e pode ser cancelada em
caso de erro na emissão, desde que não tenha tido circulação da mercadoria. No
entanto, o prazo limite para o cancelamento destas deve ser observado.
“No Rio de Janeiro, por exemplo, o prazo
para o cancelamento da NF-e ou da NFC-e é de 24h. Em outros estados, deverá ser
verificado, pois para cada localidade é aplicada uma legislação diferente e
podem possuir prazos específicos para o cancelamento”, explica Esposito.
O cancelamento é feito no próprio
sistema emissor da nota fiscal, e é realizado quando existe a necessidade de
modificação no conteúdo do documento. Após emitida, a nota não permite
alterações. Qualquer mudança realizada após sua emissão invalida a assinatura
digital. Ou seja, após assinar digitalmente uma nota e enviá-la para a SEFAZ, o
único modo de corrigir a mesma é fazendo o cancelamento, ou então em alguns
casos emitindo uma carta de correção.
A carta de correção é uma forma de
corrigir alguns erros da nota eletrônica já emitida. Porém nem todas as
informações da nota poderão ser corrigidas através da carta de correção. E para
esses casos em que não é possível a alteração com a carta de correção é
aconselhável o cancelamento da mesma e a emissão de uma nova.
E quando passar o prazo do cancelamento
da nota, ainda posso cancelar essa nota fiscal?
Pode sim. Porém deverá ser aberto um
processo de “cancelamento extemporâneo” no SEFAZ do estado da empresa, onde
será solicitado ao órgão o cancelamento fora do prazo da nota fiscal em
questão.
Em alguns estados como no RJ, por
exemplo, já está sendo permitido fazer esse tipo de cancelamento extemporâneo
através da internet em site específico disponibilizado pelo SEFAZ, bastando
acessá-lo com o certificado digital e solicitar a abertura de processo de
cancelamento de nota. Em alguns estados é obrigatório realizar o pagamento de
uma taxa para esse tipo de serviço. Então, antes de fazer um cancelamento
extemporâneo verifique como este funciona no seu estado, quais documentos
precisará apresentar e se deverá ser feito pagamento de taxa antes da abertura
do processo.
Carta de Correção
A carta de correção eletrônica (CC-e),
também é um arquivo digital assim como a NF-e, e não promove nenhum tipo de
alteração no arquivo XML da NF-e emitida. Ela funciona como um documento
adicional que esclarece em formato de texto as correções relativas à nota
referenciada. O único objetivo da carta de correção é corrigir algumas
informações simples da NF-e, informando quais campos deverão ser corrigidos com
a informação contida nela.
A CC-e somente será usada para corrigir
erros que sejam relacionados com:
- CFOP – Código Fiscal de
Operação, desde que não mude a natureza dos impostos;
- Descrição da Mercadoria;
- Códigos Fiscais – Código de
Situação Tributária (desde que não altere valores fiscais);
- Peso, Volume, Acondicionamento,
desde que não interfira na quantidade faturada do produto;
- Dados do Transportador –
Endereço do destinatário (desde que não na sua totalidade);
- Razão Social do Destinatário
(desde que não altere por completo);
- Omissão ou Erro na
Fundamentação Legal que Amparou a Saída com algum Benefício Fiscal, ou
Operação que Contemple a sua Necessidade (dados adicionais);
- Inserir ou alterar dados
adicionais na nota fiscal, como por exemplo, transportadora para
redespacho, nome do vendedor, pedido do cliente, até mesmo trocar um
fundamento legal mencionado indevidamente.
Não pode ser corrigido pela carta de
correção eletrônica:
- Valores fiscais que determinam
o valor do imposto, tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de
preço, quantidade, valor da operação ou da prestação; para estas situações
se faz necessário a emissão de nota fiscal complementar de imposto;
- Correção de dados cadastrais
que implique mudança do remetente ou do destinatário, ou descrição da
mercadoria que altere a alíquota do imposto;
- Data de emissão ou de saída,
pois o fisco pode entender que a alteração da data de emissão pode ter o
objetivo de reaproveitar a mesma em outras entregas;
- Destaque de Impostos ou
quaisquer outros dados que alterem o Cálculo ou a Operação do Imposto;
A CC-e também possui prazo. Deve ser
transmitida até 720 horas (30 dias) a partir da autorização de uso da NF-e que
será corrigida (verificar se no seu estado o prazo é o mesmo). Ela somente
poderá ser transmitida para uma NF-e autorizada, pois não é possível corrigir
uma NF-e cancelada.
“A CC-e deverá ser utilizada em último
caso, e deverá ter muita atenção ao fazê-la, para evitar possíveis
interpretações que possam prejudicar a empresa por parte do SEFAZ”, ressalta a
coordenadora fiscal.
Inutilização da numeração de nota fiscal
A inutilização, nada mais é do que a não
utilização de alguma numeração da nota fiscal.
Toda nota fiscal ao ser emitida segue
uma ordem cronológica, ou seja por data, seguida de uma ordem numérica.
Para cada numeração não utilizada ou
pulada, deverá ser feito a inutilização daquela numeração.
Exemplo: Emiti a NF-e número 506 no dia
23/02/2021, no dia seguinte ao invés de continuar e emitir a nota de número
507, o sistema pulou e emitiu a partir da 508, e eu só me dei conta no dia
03/03/2021. Essa numeração 507 então deverá ser inutilizada no SEFAZ.
A inutilização é a informação ao SEFAZ
de que uma numeração não foi utilizada, por algum motivo, podendo ser por
quebra de sequência de nota ou por rejeição de nota por conter erros
impeditivos para o envio que não possa ser corrigida.
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