Com Escritório Virtual e salas de reunião sob demanda, empresários podem diminuir em até 87% as despesas fixas anuais

Especialista revela que dinheiro economizado com a ausência de contas como aluguel, luz e manutenção pode ser revertido no desenvolvimento de novos produtos, melhorias no marketing, contratação de softwares e até mesmo na capacitação de colaboradores



Em 2021, muitos empresários se assustaram com o reajuste na locação de imóveis comerciais. Com base na variação do IGP-M acumulada em 12 meses, em alguns casos, o aumento do aluguel foi de mais de 24,86%. Além disso, em algumas regiões do país, o IPTU subiu até 9,5% e a luz registrou alta de até 9,22%. Com estas mudanças, a despesa média de um empresário aumentou quase 13% nos últimos meses, em relação a 2020. O que muitos empreendedores não sabem é que eles podem reduzir esse tipo de gasto em até 87% ao ano com soluções como Escritório Virtual e salas de reunião sob demanda, segundo a Company Hero, startup que já ajudou a simplificar a formalização de mais de 10 mil empresas no Brasil em cinco anos.

Por meio dessas soluções, o custo fixo anual de uma empresa fica por volta de R$ 5.660 (cerca de R$470/mês), enquanto muitos empresários chegam a gastar entre R$ 45 mil e R$ 50 mil somente com despesas fixas como aluguel, IPTU, recepção, limpeza, telefonia e contas básicas (água, luz, internet etc.). “Aquisição e treinamentos de funcionários, desenvolvimento de novos produtos, contratação de ferramentas e softwares e investimento em marketing e divulgação da empresa são algumas das iniciativas em que um empresário brasileiro poderia investir e ter muito mais retorno para o negócio aplicando esse montante economizado", revela Miklos Grof, CEO da Company Hero. Por isso essas despesas impactam tanto no orçamento empresarial. “Como são fixas, é preciso pagá-las ainda que a empresa fique sem faturamento em determinado mês”, complementa.

Escritório Virtual e salas de reunião sob demanda são aliados do empreendedor brasileiro

A transformação digital mudou a forma de fazer negócios e trouxe à tona a desmobilização de empresas. Na prática, significa simplificar processos e infraestrutura para o negócio ter mais escalabilidade e reduzir os custos. “É nesse contexto que entra o impacto das despesas fixas. Se a empresa possui um endereço físico como um conjunto comercial, mas seus sócios e funcionários podem ter flexibilidade de trabalhar em qualquer lugar, hoje em dia é possível realizar um processo de desmobilização e abrir mão da infraestrutura física (móveis, equipamentos, insumos de reposição), alocando a sede fiscal da empresa em um escritório virtual”, pontua o executivo.

A solução de Escritório Virtual é uma alternativa aos escritórios tradicionais que milhares de empresas adotaram no Brasil e em outros países do mundo. A solução nada mais é do que o serviço de locação de um endereço como sede fiscal e comercial, onde o CNPJ da empresa ficará alocado, sem ser necessário manter os sócios e funcionários trabalhando em um mesmo conjunto comercial. Com a solução, o empresário vincula sua empresa a endereços reconhecidos nas principais regiões e avenidas do país e continua tendo acesso a documentos importantes para a formalização da empresa, como IPTU, comprovante de endereço, AVCB (Alvará do Corpo de Bombeiros), HABITE-SE e outros, garantindo a regularidade da empresa junto a órgãos municipais, estaduais e federais a um custo muito reduzido em relação à locação de um espaço comercial exclusivo da empresa.

Além disso, se os funcionários trabalham em formato remoto e têm necessidade de encontrar-se em dias de planejamento, treinamentos ou reuniões quinzenais, uma alternativa é alugar salas de reunião e espaços de trabalho sob demanda. “Nós oferecemos, por exemplo, espaços de 6m² até 40m² com sistema de fechadura digital automatizada: basta reservar online por hora ou diária e a pessoa recebe um pin para desbloquear a sala no horário reservado, com privacidade e sem contato humano”, destaca Grof.

A Company Hero também disponibiliza serviços como criação de número de telefone personalizado com DDD de preferência, sem a necessidade de pagar as despesas de uma linha telefônica ou telefonista exclusivas. “O atendimento de ligações, neste caso, é feito por uma telefonista capacitada para atender aos contatos em nome da empresa e dar o direcionamento necessário sem estar presente fisicamente no negócio, e também realizar a organização de recados e mensagens importantes direto no e-mail da marca”, explica o CEO..

Outras formas de diminuição dos gastos
Além dos Escritórios Virtuais, salas de reunião sob demanda e atendimento telefônico virtual, o CEO da Hero traz outras dicas para empreendedores aumentarem a margem de lucro do seu negócio. Confira:

Folha de pagamento

As pessoas são um custo essencial para as empresas. Mas, para evitar demissões repentinas, é preciso ter consciência das despesas com contratações. Nesse processo, é importante considerar o segmento de atuação do negócio. Em empresas de serviços, que em certos casos precisam de mais pessoas para realizar a entrega final, a folha de pagamento pode representar mais de 20% da receita do negócio. Já no comércio, essa representação fica entre 10% e 15%. Na indústria, depende da modernização da fábrica. “De toda forma, o empresário pode considerar esse percentual médio. Em seguida, avaliar a jornada de trabalho dos colaboradores e entender se é a mais adequada, se o rendimento da equipe é elevado em todos os momentos, se há satisfação e engajamento”, pontua Grof.

Para isso, o executivo alerta que é importante maximizar o resultado e a produtividade do time. “Algumas alternativas são cuidar do bem-estar das pessoas e empoderar o time por meio de documentação de processos, ferramentas de gestão de tarefas e KPIs (indicadores de performance) transparentes para incentivar a autogestão ao invés de contratar mais supervisores e gestores”, recomenda.

Testar soluções e metodologias
Engajar os colaboradores no mesmo objetivo é outra forma de ter sucesso na empreitada. "Testar softwares de gestão e processos em planos gratuitos antes de contratar planos maiores e buscar sites de freelancers e profissionais autônomos para contratações por projeto antes de se tornar uma despesa fixa podem ser ótimas alternativas para reduzir gastos”, completa Grof.

Planejamento financeiro

Avaliar quanto do orçamento já está comprometido e fazer cálculos antes de acrescentar novos gastos mensais também é a recomendação do CEO. “Se necessário, faça cortes ou renegociações de contrato e renovação com fornecedores. Revisar os fluxos financeiros e de resultados com um profissional de contabilidade é muito importante, independente do porte da empresa. Assim, é possível encontrar gargalos mais rapidamente e verificar se a equipe e estrutura operacional da empresa podem ser mais eficientes”, afirma. “Além disso, um bom software de gestão financeira - ou uma conta digital para pessoa jurídica que tenha essa funcionalidade - é um investimento essencial para o pequeno empresário acompanhar o fluxo de caixa e, consequentemente, a base de custos para poder otimizar despesas”, finaliza Grof.