Tecnologia diminui em até 85% o tempo gasto com a gestão e pagamento de faturas de consumo nas empresas
Solução em inteligência artificial e RPA reduz
em 85% o trabalho operacional das empresas e proporciona gestão mais eficiente
dos gastos com energia, água, gás e telecomunicações.
Administrar faturas de
consumo de serviços elementares como água, energia, gás e telecomunicações é
tarefa que toma tempo e dinheiro das empresas. São concessionárias diferentes
em cada segmento e região, portanto documentos, regras e prazos
distintos. Para organizações com filiais em múltiplas localidades, o
desafio é ainda maior: afinal, as prestadoras costumam variar entre as unidades
da federação.
Soluções para eliminar esse gargalo, com base em inteligência artificial e a automação de processos, começam a ser procuradas pelo mercado. Uma delas é a desenvolvida pelo ROIT BANK, fintech e accountech brasileira focada em médias e grandes empresas. A solução superou a marca das 50 mil faturas de consumo já processadas, reduzindo em 85% o trabalho operacional das empresas clientes.
Thaís Carneiro, CSO do ROIT BANK
"Nossa solução é
autônoma, ela opera tudo sozinha e só chama para interação humana casos de
exceção. Então, além de praticamente zerar o tempo dedicado ao recebimento
e pagamento das faturas de consumo, a solução assegura controle mais
preciso dessas despesas. Riscos como perda de prazos, interrupção no
fornecimento e multas são eliminados. São problemas que trazem impactos
financeiros significativos, e que o uso de inteligência artificial e RPA
(Robotic Process Automation) vem resolver”, assinala a CSO do ROIT BANK, Thaís
Carneiro.
A instituição,
especializada em gestão fiscal, contábil, tributária e financeira, por meio de
soluções em TI, tem na automatização das faturas de consumo desde a busca
nos portais das concessionárias, usando robôs, até o seu pagamento e
lançamento no ERP da empresa.
“Nossa inteligência
artificial é capaz de identificar 32 tipos diferentes de documentos – entre
eles, as faturas de consumo. De forma automatizada, busca-se a fatura
direto no site da concessionária. A empresa não precisa mais esperar
receber a fatura por e-mail, pelos Correios ou, ainda, ir de site em site para
retirar”, explica a CSO.
ANÁLISE
Mais do que ganhos
operacionais, o procedimento automatizado e o processo por inteligência
artificial viabilizam não só a contabilização e respectivo pagamento, como uma
análise fiscal, contábil e financeira dos consumos de cada serviço (energia,
água, gás e telecomunicações). “O robô faz a extração e complementação dos
dados de cada fatura e, com inteligência artificial, faz uma série
de análises”, acrescenta Thaís Carneiro.
De acordo com a
executiva, é possível enumerar pelo menos meia dezena de ganhos obtidos por uma
empresa que opta por contratar a automação do pagamento das faturas de
consumo. São eles: a redução de custos (robôs substituem funcionários que
podem ser deslocados para funções estratégicas); a produtividade (sobretudo
empresas com mais de uma unidade, com dezenas e até centenas de faturas por
mês, ficam livres desse trabalho); a diminuição do risco operacional (zeram-se
erros de preenchimento e pagamentos); a escalabilidade (pode-se focar na
ampliação do negócio); e a gestão mais assertiva dos pagamentos.
Thaís destaca,
ainda, o salto que se obtém a partir da análise fiscal, contábil e financeira
das faturas, acelerada e precisa com RPA e inteligência artificial. “É possível
fazer auditoria e ‘compliance’ em tempo real, por exemplo. Ainda, corrigir
rapidamente erros, imprecisões e eventuais cobranças indevidas.”
A gestão e controle dos
gastos, incluindo comparação com consumo histórico, bem como a promoção da
análise de cenário tributário são também processos proporcionados pelo uso das
tecnologias na gestão de faturas de consumo. “Tudo isso significa maior
controle estrutural e financeiro, com gestão mais assertiva do fluxo de caixa
da empresa”, pontua Thaís Carneiro.
PROCESSO
OPERACIONAL
A
equipe do ROIT BANK preparou um material em que explica o processo operacional
da solução. Algumas características são as seguintes:
- Recebimento por três formas:
busca automática nas prestadoras de serviços (água, energia elétrica, gás
e telecom), recebimento por e-mail e upload;
- Pagamento: automático e
previamente autorizado, na data correta diretamente nos bancos;
- Extração do documento: de
forma automática identificam-se os dados do documento,
incluindo o tomador do serviço, a concessionária, datas, valores e
consumo;
- Complementação: só há
interferência humana quando a IA não conseguiu identificar algum dado na
etapa anterior (extração);
- Robô Contábil: correto
lançamento contábil e fiscal diretamente no ERP da empresa;
- Robô Financeiro: pagamento
diretamente no banco, geração do comprovante e baixas contábeis
diretamente no ERP.
Mais detalhes em <https://mundo.roit.ai/gestao-inteligente-de-faturas>.
Nenhum comentário