Gestão de tempo e produtividade: como administrar o dia a dia no trabalho de assessor de investimentos?

Por Cassio Bariani, CEO e cofundador da Smartbrain

O tempo é um recurso precioso, mas é limitado. Por isso, ele deve ser usado a favor do seu desempenho. Em especial, para conseguir resultados ampliados na sua profissão como assessor de investimentos. Nesse caso, além de fazer a gestão da carteira de investimentos dos seus clientes, é essencial fazer a gestão de seu tempo e sua produtividade.

Ao usar melhor o seu tempo disponível, você poderá otimizar o desempenho e entregar mais assertividade nas suas recomendações. Para os profissionais que atuam nessa área, — principalmente os autônomos — essa pode ser uma condição determinante para o sucesso.

Quer descobrir como realizar a gestão de tempo e ter uma rotina mais estratégica? Continue a leitura e descubra o que fazer!

Qual é a relação entre gestão de tempo e produtividade?

Saber como gerenciar o tempo está diretamente ligado ao seu nível de produtividade. Isso acontece porque quem gerencia o tempo de forma adequada consegue aproveitá-lo melhor. Assim, é comum que haja mais eficiência — o que favorece a capacidade de entrega no trabalho. No mercado financeiro, isso pode significar captar mais investidores, atender clientes que já fazem parte da sua carteira e alcançar melhores resultados.

Logo, todo profissional do setor — como gerentes, gestores, agentes autônomos de investimento (AAIs), consultores e planejadores financeiros, por exemplo — precisa compreender o que fazer para explorar melhor a disponibilidade de tempo.

Quais são os desafios da gestão de tempo?

Ao se dedicar à gestão de tempo, é importante entender que ela apresenta desafios.

Perder minutos ou horas com tarefas menos relevantes, por exemplo, diminui a produtividade e afeta o aproveitamento do tempo disponível.

Outra questão que pode trazer desafios para profissionais de assessoria de investimentos, é a sincronização de tarefas. É preciso dar atenção às diferentes demandas, o que exige nível adequado de planejamento e organização.

Despender um tempo se organizando é uma forma de evitar efeitos indesejáveis, como ruídos na comunicação com clientes e colegas de trabalho. Atrasar uma reunião com um cliente ou não prover informações em prazos estabelecidos, pode prejudicar os fluxos de atuação e gerar dificuldades.

Quais técnicas podem ajudá-lo a gerir o tempo no mercado financeiro?

Para driblar as dificuldades da gestão de tempo e aumentar a produtividade ao atuar no mercado financeiro, é interessante utilizar técnicas de gerenciamento.

Confira como funcionam algumas dessas técnicas!

Pomodoro

A técnica Pomodoro consiste em criar rajadas produtivas, com pequenos intervalos entre elas. A ideia original é trabalhar 25 minutos e fazer uma pausa de 5 minutos. Após 4 ciclos completos, você pode ter uma pausa mais longa, de 10 a 20 minutos. Mas o tempo pode ser adaptado.

GTD

O método de Getting Things Done (GTD) envolve o processamento de informações e tarefas, com o registro e a definição de prioridades. Para isso, ele usa cinco passos: coletar informações, processá-las, organizar os dados, refletir sobre eles e agir.

Kanban

No método Kanban, a ideia é ter uma representação visual da execução das tarefas. Em uma coluna são incluídas as atividades a fazer. Em outras, as atividades que estão em andamento. Há, ainda, uma terceira coluna com o que já foi feito.

Matriz impacto x esforço

A matriz de impacto x esforço permite que você entenda quais ações exigem maior esforço e quais oferecem um nível elevado de impacto. É uma forma de identificar as mais simples e de menos resultados, delegando-as. Ela também ajuda a priorizar o que deve ser feito primeiro.

Quais ferramentas são úteis para a gestão de tempo e produtividade?

Além das metodologias, você pode recorrer às ferramentas certas para otimizar o seu dia a dia como um assessor de investimentos. Uma boa ferramenta de CRM, por exemplo, é útil e organiza suas atividades.

Ainda, é interessante contar com a tecnologia para automatizar tarefas, melhorar a tomada de decisões e aumentar a produtividade. Assim, você ganha tempo para colocar em prática outras atividades relevantes e mais estratégicas para o seu crescimento profissional.

Para isso, um dos principais recursos é contar com uma plataforma consolidadora de carteiras de investimentos. Por meio dela, você consegue reunir em um só lugar todas as carteiras de investimentos dos clientes — conquistando uma visão global do portfólio.

Com a centralização, se torna mais fácil orientar seu cliente de maneira mais acertada e tomar decisões mais estratégicas — entregando mais valor ao cliente, beneficiando a relação entre ambos e expandindo sua atuação no mercado.

Como gerir o tempo e organizar a rotina atuando de maneira autônoma?

Até aqui, você viu métodos e ferramentas que podem ser usados para obter mais produtividade. Porém, quem é um profissional autônomo de investimentos precisa ter ainda mais atenção ao planejamento. Se você atua como AAI, consultor CVM ou planejador financeiro, por exemplo, pode fazer os próprios horários. Porém, também precisa atender a diversas tarefas no cotidiano.

Por isso, acompanhe a seguir algumas dicas que podem ajudá-lo a criar uma rotina mais produtiva e eficiente!

Identifique suas tarefas

Saber o que precisa ser feito no dia a dia é um ponto indispensável para o sucesso. Como assessor de investimentos, por exemplo, é preciso prospectar clientes, conhecer bem o perfil de seus investidores, acompanhar o mercado e manter um aprendizado constante.

Por isso, é importante ter visibilidade sobre as atividades do cotidiano, aprendendo a gerenciá-las e priorizar as tarefas mais urgentes.

Saiba quanto tempo você gasta em cada atividade

Para se organizar, é interessante ter uma ideia de quanto tempo cada tarefa consome do seu dia. Você pode medir com ferramentas online simples para ter uma ideia da melhor maneira de organizar seus horários.

Esse processo pode ajudá-lo a mapear o tempo necessário para realizar cada atividade, criar uma rotina e garantir uma maior produtividade no dia a dia.

Esteja preparado para imprevistos

Ser produtivo também significa estar pronto para o que pode sair do controle. E, entre os profissionais do mercado financeiro, o inesperado tende a fazer parte da dinâmica do cotidiano.

É comum, por exemplo, precisar lidar com dúvidas, dificuldades ou necessidades imediatas dos clientes ou compreender e esclarecer sobre movimentos repentinos do mercado.

Assim, ao montar sua agenda diária, vale a pena deixar espaço para imprevistos e atrasos. Dessa forma, você não compromete toda a organização quando um deles acontecer.

Fortaleça a inteligência emocional

A gestão de tempo exige inteligência emocional na hora de aumentar a produtividade. Isso porque essa característica ajudará você a manter o foco, evitar distrações e cumprir o planejamento definido para suas tarefas diárias.

Além disso, em um mercado com alta volatilidade como é o mercado financeiro brasileiro, fortalecer a inteligência emocional será útil para garantir um melhor atendimento aos seus clientes.

Faça melhorias conforme as necessidades

Depois de criar uma rotina, é preciso entender o que funciona e o que pode ser otimizado. Ao adaptar seu planejamento diário de acordo com o que considerar mais relevante, será cada vez mais fácil colocá-lo em prática.

Dessa forma, você evita desperdiçar o seu tempo com atividades desnecessárias e garante maior foco nas tarefas essenciais — como oferecer um atendimento mais robusto, estratégico e personalizado à sua carteira de clientes.

Como você viu, é possível melhorar a gestão do tempo e a produtividade na profissão de assessor de investimentos. Com o uso das técnicas, ferramentas e dicas certas, você terá a chance de compor um cotidiano mais eficiente e com resultados otimizados.