Grupo Educacional INEQ se torna case de sucesso no Google com inovação na gestão de matrículas
Processo foi idealizado pela professora da FAEP,
Kátia Marcolino, com o intuito de simplificar e agilizar a realização e
cadastro de matrículas
No começo de
2020, o isolamento social obrigou educadores, gestores e alunos a se
reinventarem e se adaptarem, rapidamente, às plataformas virtuais para darem
continuidade às atividades escolares e acadêmicas. Dois anos depois, ainda com
o retorno gradativo de muitas instituições escolares e acadêmicas ao ensino
presencial e/ou híbrido, é perceptível como a tecnologia trouxe benefícios não
apenas para o preparo de aulas, mas também para a gestão escolar. A ideia
desenvolvida pela Kátia Cristina Marcolino, professora e coordenadora dos
cursos de Tecnologia da Informação da FAEP (Faculdade de Educação Paulistana),
é um exemplo disso:
Por meio de
ferramentas oferecidas pela empresa Google para aprimorar a aprendizagem,
colaboração e comunicação nas comunidades escolares, que fazem parte do projeto
Google Workspace for Education, a professora desenvolveu
um processo de inovação na gestão de matrículas do Grupo Educacional INEQ
(Instituto Nacional de Educação e Qualificação Profissional) – que abrange a
FAEP e a FAETI (Faculdade de Educação e Tecnologia Iracema) –, que foi considerado
case de sucesso pelo Google.
Com cursos
presencial e online, para alunos de todo o Brasil, o INEQ implementou as
ferramentas do Google a partir de uma parceria com a Matita Tecnologia
Educacional, a fim de aperfeiçoar o trabalho educacional no espaço digital e,
em março de 2021, deu início ao procedimento desenvolvido pela professora
Kátia. “Antes desse período, o processo de matrículas do INEQ era muito lento e
burocrático. Para se matricular, o aluno deveria enviar toda a documentação em
formato PDF por e-mail. No entanto, muitos apresentavam dificuldade em
converter o arquivo e fazer o envio, considerando que grande parte dos nossos
educandos não possui computador e realiza o procedimento pelo celular”, afirma
a professora.
Diante desse
cenário, Kátia criou um formulário do Google que permite ao aluno preenchê-lo,
de forma simples e rápida, com todos os dados necessários para o processo de
matrículas. Em seguida, ele pode fotografar os documentos exigidos e anexar as
imagens no formulário, sem a necessidade de convertê-las para outro formato.
Para isso, o grupo educacional conta com consultores que orientam e auxiliam os
interessados em se matricular nos cursos oferecidos. A partir dos formulários
preenchidos, esses consultores atualizam o sistema acadêmico do INEQ,
permitindo que a CRA (Central de Relacionamento com o Aluno) tenha acesso ao
trabalho de cada um, e, por meio da criação de gráficos e dashboards
(painel informativo), em tempo real, se informe sobre o número e perfil de
alunos matriculados. “Hoje, por exemplo, sabemos que o perfil do educando FAEP
é uma mulher, na faixa dos 30 anos, casada, e que realiza algum curso na área
educacional”, diz a educadora.
“Com base em
todas essas informações, nós criamos um arquivo que alimenta o nosso sistema de
gestão acadêmica (Lyceum). Assim, não é necessário digitar tudo novamente
dentro desse sistema para cadastro dos novos educandos”, completa Kátia. Todo
esse trabalho gerou excelentes resultados como a redução de 90% do tempo gasto
no processo de cadastro manual de dados e de erros ocasionados por esse
cadastro, além da redução de 87% do tempo de importação de documentos através
da integração com o Lyceum.
Com o sucesso
da inovação, o Grupo INEQ, que realizou o processo em parceria com a Matita
Educacional, encaminhou o histórico dos resultados para a análise do Google e a
criação desta organização para as matrículas tornou-se um case
de sucesso Google e ganhou o selo WORK
TRANSFORMATION.
“Sem sombra
de dúvidas, um fato inédito que resultou do trabalho incessante da professora
Kátia e equipe do departamento de relacionamento, que refletiu de forma
positiva e surpreendente, por meio do reconhecimento internacional pelo Google,
como uma história de sucesso”, declarou a Prof. Dra. Vânia
Aparecida da Costa, diretora acadêmica da FAEP.
A professora Kátia também desenvolveu novas ideias com as ferramentas Google, como o serviço de geração automática de diplomas e certificados e um jogo de planilhas que permite à secretaria o controle de como a instituição está dividida por semestre: número de salas instaladas, turmas, professores, aulas presenciais, online ou híbridas, além de verificações financeiras como investimentos realizados.
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