Veja por que a impressão de documentos (sempre) agiliza seu negócio
*Por Rodrigo Reis, Diretor comercial e sócio na Reis Office
Em uma época em que a expressão da moda
é transformação
digital, argumentar a importância
da impressão no ambiente corporativo chega a soar de forma estranha aos ouvidos
dos gestores. Entretanto, não se engane: diferentemente do que muitos pensam, a
impressão de arquivos e documentos agiliza processos e otimiza negócios. Uma
boa estratégia nesse quesito garante maior circulação das informações,
utilização de insights na
tomada de decisão e, claro, mais praticidade no dia a dia. Em suma: oferece
todas as condições para que uma organização possa crescer e se destacar em seu
segmento. Mas como isso é possível? Confira cinco motivos que reforçam a
importância das impressões:
1 – Circulação
das informações
Soluções em nuvem conseguem digitalizar
e centralizar os dados da empresa em um único local, mas será que isso garante
maior circulação das informações? Em vez de cada colaborador ter que acessar as
permissões na rede corporativa, a impressão de documentos tem como principal
característica a circulação, uma vez que o papel pode ser compartilhado,
emprestado ou até passado adiante entre os colaboradores da empresa, garantindo
que um conteúdo trafegue entre os departamentos.
2 – Análise
detalhada de relatórios
Hoje, a maioria dos gestores sabe que os
dados digitais em si não dizem muita coisa. É preciso ter muita análise para
transformá-los em insights para
os negócios. Nesse sentido, não há formato melhor do que os relatórios
impressos. Eles não só combinam e cruzam as diferentes informações, como também
reúnem os resultados no mesmo local. Assim, os gestores conseguem fazer uma
leitura mais cuidadosa para encontrar as melhores estratégias em suas tomadas
de decisões.
3 –
Gerenciamento de documentos
Engana-se quem pensa que a impressão de
documentos é um ato isolado dentro do ambiente corporativo. Pelo contrário, a
prática deve ser parte integrante de uma estratégia maior de gerenciamento de
documentos. Isso obriga a empresa a desenvolver uma política clara em relação a
suas informações, definindo quais documentos podem ser impressos, quais serão
digitalizados e os níveis de permissão para cada um deles. Assim, a corporação
não só agiliza os processos como também reforça a segurança de seus dados.
4 – Uso
inteligente de recursos
Sim, também parece contraditório, mas a
impressão de documentos garante maior economia de recursos financeiros da
empresa. Ainda que a atividade demande uso de suprimentos como papel e toner de
impressoras, o fato é que uma política de impressões dentro da empresa sempre
leva a um uso consciente de recursos, uma vez que fica claro quais documentos
podem ser impressos e quais podem ser digitalizados. Em suma: a liberdade de
imprimir faz o profissional pensar a importância de cada documento.
5 – Integração
das equipes
Por fim, é inegável que a impressão
também facilita a integração entre os diferentes departamentos e profissionais
da empresa. Se a informação circula mais no papel e os gestores se debruçam
mais nos documentos para fazer análises, é natural esperar que haja mais trocas
de experiência e compartilhamento de conhecimento nas mais diversas áreas.
Apresentações, memorandos e demais conteúdos podem passar de mão em mão,
garantindo maior agilidade em todos os processos.
*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio na Reis
Office, empresa de soluções para impressão, digitalização, transmissão e
armazenamento de documentos – e-mail: reisoffice@nbpress.com
Sobre a Reis
Office
Sempre orientada pela tecnologia e
evoluindo junto ao mercado, a Reis Office acompanha o desenvolvimento do
mercado de impressão desde que foi fundada, em 1984. A empresa tem como missão
imprimir soluções e sempre levar as melhores inovações de outsourcing para seus
clientes por meio de uma equipe qualificada e bem treinada. Líder em soluções
completas para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de
documentos, a companhia atua em parceria com grandes marcas como Brother,
Canon, Epson, Kyocera, OKI, Olivetti, Menno e Pantum. Além de trabalhar somente
com produtos de alta qualidade, a Reis Office também conta com as certificações
ISO 14001, que estabelece diretrizes sobre gestão ambiental, e ISO 9001, que
define padrão de qualidade e sistemas em geral.
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