O poder do Ágil no secretariado executivo

Por Luciana Magalhães*

O meu interesse pela metodologia Ágil começou dentro da empresa em que trabalho por volta de 2018 e 2019, quando eu tinha como missão marcar muitas reuniões sobre o assunto e até organizar um evento para o cliente com esse tema. Perguntei-me: o que seria o Ágil e por que era tão importante?

Os primeiros materiais sobre o assunto que pesquisei foram na própria rede de conteúdos da organização. Assim comecei a ter algum entendimento do assunto. Li livros sobre Scrum, meu interesse foi crescendo, até que cheguei ao MBA em Gestão de Projetos e Metodologias Ágeis. A cada novidade e informação aprendida, eu tinha como objetivo sempre  aplicar ao secretariado e à minha rotina. O dia a dia do secretariado é muito dinâmico e as necessidades surgem. A função requer respostas rápidas, certeiras, sem burocracias e com boas soluções.

Se adaptar rapidamente ao novo é a dinâmica do dia a dia do secretariado, ainda mais quando temos mais de um executivo(a) para apoiar. Lidamos com demandas e perfis diferentes. Então, de alguma forma, achei que tinha muita semelhança com o contexto do Ágil.

Na minha experiência pessoal, algumas ferramentas deram certo e outras, não. O mágico do Ágil é termos várias opções e soluções para nossas dores. Nada é engessado. A dinâmica da agilidade proporciona isso. Pensando no que é o secretariado, qual nossa função no dia a dia da empresa e seus executivos (lideranças da consultoria), gostaria de exemplificar nesse artigo como a agilidade se relaciona com o dia a dia do secretariado.

O secretariado e os valores do Manifesto Ágil

Secretária é a ponte entre cliente e executivo
Viabilizar reuniões e eventos. Operacionalizar contato do executivo com cliente, com o time interno de trabalho e com as demais áreas internas com o cliente sempre que necessário. Construir uma comunicação clara, objetiva e, acima de tudo, eficiente. Além disso, é importante entender quais são as necessidades principais dos executivos que podemos ajudar a resolver. 

Estar sempre atualizado é crucial
Para sempre estar à frente e atualizado o profissional do secretariado deve investir na gestão do conhecimento, pois auxilia a ter um olhar diferenciado, ter novas perspectivas sobre as situações. Testar soluções, novas formas de executar tarefas, decifrar o desconhecido, inovar sobre a forma de trabalho podem melhorar seu desempenho e da organização. 

Ter uma boa gestão do conhecimento
O conceito de gestão de conhecimento é agregar valor à informação e distribuí-la, é um conjunto de processos que visa colaborar para criação, captura e compartilhamento do conhecimento entre as pessoas da organização, assim desenvolvendo ferramentas que facilitam a distribuição desse conhecimento a todos. Uma boa gestão do conhecimento gera novos processos de trabalho e amplia o conhecimento.

O Manifesto Ágil é a grande referência da construção da Agilidade. Ele declara:

• Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas;
• Software em funcionamento mais que documentação abrangente;
• Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;
• Responder a mudanças mais que seguir um plano.

Conseguimos relacionar esses comportamentos com atitudes e pensamentos que podemos ter diariamente para atender de forma ágil às demandas recebidas.

Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas & Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos

Atuar em um ambiente com processos definidos e boas ferramentas de trabalho ajuda a operacionalizar o dia a dia. Porém, ter uma visão holística da empresa, conhecer seus objetivos, o negócio, entender como as áreas internas operam, como os clientes funcionam e criar uma rede de bons relacionamentos alavanca intensamente a capacidade de ser eficiente e efetiva no trabalho.

Criar uma relação de confiança com o executivo, de parceria, alinhando a comunicação, as prioridades e os acordos para rápida tomada de decisões, se mostra fundamental tanto para a fluidez do trabalho quanto para um ambiente agradável de interação. Criar espaço seguro para feedback formal ou informal te ajudará a perceber em quais aspectos você deve mudar ao longo da jornada.

E, por fim, não podemos deixar de compartilhar com os demais profissionais do secretariado da organização o que funciona bem no nosso dia a dia e o que podemos melhorar, aprendendo com os demais. Exercitar a cultura de dividir é uma forma de exponencializar conhecimento, e isso catalisa nossa capacidade de inovar. 

Software em funcionamento mais que documentação abrangente & Responder a mudanças mais que seguir um plano

Sempre trabalhamos com pequenas entregas, pedidos diários semelhantes ou diferentes, em que devemos responder rapidamente e com boas soluções, ou, então, fazer um acompanhamento de um processo mais longo.

Uma competência muito importante para os profissionais do secretariado desenvolverem é a antifragilidade. Ou seja, estando preparado para mudanças, para aprender com os erros, aceitando que não prevemos o futuro, mas podemos melhorar após um obstáculo ou imprevisto e superar, seguindo em frente e, buscando novas conquistas.

O mais importante é não reduzir a agilidade às ferramentas, e sim entender que é uma forma de pensar e trabalhar. Uma filosofia a seguir de adaptação rápida às mudanças, buscando melhoria contínua dos processos e trabalho colaborativo.

*Luciana Magalhães é Manager Assistant na Bain & Company