Estratégia de gestão: tecnologias de ponto em nuvem e geolocalização são imprescindíveis para o RH da sua empresa

*Por Thiago Quadros, CTO da Ahgora 

O home office, o trabalho híbrido e o remoto de qualquer lugar (anywhere office) estão cada vez mais populares no Brasil. Para efeito de comparação, uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) mostrou que, em 2018, 3,8 milhões de brasileiros trabalhavam em home office. O IBGE repetiu a pesquisa em meados de 2020 e descobriu que o número havia aumentado para 7,9 milhões. Naquele momento, o Brasil passava pela primeira onda da pandemia de coronavírus e especulava-se o fenômeno seria temporário ou se transformaria em uma tendência.  

 

Hoje sabemos que o trabalho a distância é uma realidade a ser aplicada por mais corporações. Mas junto a essa tendência vieram dúvidas e reclamações de empregados e empregadores a respeito do tempo de trabalho e da produtividade. As empresas precisam saber se seus colaboradores estão, de fato, prestando os serviços a que foram contratados dentro do tempo previsto no contrato. Da mesma forma, os trabalhadores reivindicam proteção contra possíveis abusos, já que ordens podem ser dadas a qualquer momento do dia ou da noite por meio de aplicativos de mensagens sem que horas extras sejam pagas por esse esforço feito fora do horário de expediente. 

 

Na realidade, essas questões já eram pontuadas antes da pandemia, pois sempre existiram departamentos cujos trabalhadores atuam nas ruas como representantes comerciais, só para citar um exemplo. Mas como a quantidade de pessoas que trabalhava longe da empresa era bem menor, o tema era menos controverso.  

 

A mesma tecnologia que possibilitou a tanta gente das mais diversas áreas trabalhar fora das dependências da companhia, criou as soluções necessárias para que haja o devido controle em benefício de ambas as partes. Trata-se dos sistemas de ponto em nuvem, que substituem com muitas vantagens os antigos relógios de ponto, e mais ainda, os livros para a mesma finalidade que podiam ser facilmente fraudados. 

 

O ponto eletrônico em nuvem permite o registro das jornadas de trabalho de uma maneira precisa, confiável e transparente. As informações ficam anotadas em um sistema que pode ser acessado apenas por pessoas credenciadas. Sem dúvida alguma a gestão de ponto eletrônico pode garantir diversos benefícios para uma empresa. Por exemplo: traz mais confiança para a relação entre colaboradores e gestores;ajuda a identificar profissionais faltosos, horas extras inadequadas e outras questões. Com as novas tecnologias, até mesmo as rotinas administrativas burocráticas podem ser revisadas.  

 

E o principal é que o ponto em nuvem é regulamentado. Existem leis e portarias que permitem o uso desse sistema para os registros de jornadas. Então, as empresas que adotam um mecanismo como esse são beneficiadas e respeitam a  legislação trabalhista.  

 

Estabelecer horários para cumprimento das atividades diárias e implantar formas de marcação de ponto para controlar a jornada de trabalho permite aos gestores e ao RH monitorar o desempenho do profissional. A gestão de ponto de colaboradores externos é uma responsabilidade do RH, mas também faz parte de outros setores da empresa. Enquanto diretores, proprietários e líderes buscam dados para otimizar os processos, o departamento financeiro demanda estimativas de custos e a tecnologia da informação se preocupa com a segurança dos dados. 

 

A implantação e o uso são simples. Basta baixar um app no celular de cada trabalhador ou em outro dispositivo, conforme o modelo de trabalho – híbrido, remoto, home office ou colaborador externo. A vantagem do uso de smartphones é que há cerca de 234 milhões desses aparelhos em funcionamento no país, mais que toda a população do Brasil. Ou seja, é uma forma de garantir o acesso a todos os colaboradores ao sistema. 

 

Feito o download, é preciso que os funcionários preencham um cadastro. Em seguida, cada um deles receberá um login e poderá entrar quando for necessário. É essencial que o ponto eletrônico no celular siga as recomendações da portaria 671. Assim, não permitindo a configuração de batidas automáticas ou agendamentos. Aliás, também é possível fazer batidas através de um navegador, respeitando as mesmas regras. 

 

Junto ao ponto em nuvem, é importante usar também sistemas de geolocalização. Dessa forma, além do controle do tempo trabalhado, os gestores também poderão saber se os colaboradores estão no local onde deveriam estar. Da mesma forma, o funcionário tem em mãos uma ferramenta que comprova o cumprimento de sua jornada. O mercado brasileiro conta com diversos aplicativos que fazem tanto o registro de ponto em nuvem quanto o serviço de geolocalização. 

 

O Pontoweb, por exemplo, conta com aplicativo para smartphone para gestão e controle de ponto. Os benefícios para a empresa e seus colaboradores são claros. O sistema possui todos os protocolos de segurança, certificado pela ISO 27001 e permitindo que seja acessado apenas por pessoas com o login. Assim, o colaborador não precisa ter medo do vazamento de informações. O aplicativo também segue todas as recomendações da Portaria 671 do Ministério do Trabalho e da MP do Teletrabalho. Dessa forma, os registros são válidos para mostrar que o colaborador realmente esteve presente na empresa em determinado dia, assim como ajuda a avaliar as horas extras realizadas. 

 

Outro exemplo de aplicativo para registro de ponto em nuvem é o Multi, que funciona conectado ao Pontoweb. Ele conta com a tecnologia IoT (Internet das Coisas), permitindo que as informações sejam acessadas de qualquer lugar do mundo. Também possibilita aos colaboradores acompanharem os registros. Eles passam a ter certeza de que as informações estão corretas, então, ficam mais tranquilos e confiam na empresa, o que é excelente para garantir um bom desempenho desses profissionais. É uma ferramenta que melhora bastante a relação entre patrão e empregado. 

 

O Multi também faz geolocalização e identificação biométrica através de reconhecimento facial, reduzindo a possibilidade de fraudes; e evita filas como ocorre em empresas com grande número de colaboradores e sistema de ponto fixo. Em suma, é uma ferramenta que reduz custos, pois evita o retrabalho dos profissionais do RH, que não precisam mais avaliar dados registrados, pois o aplicativo entrega tudo condensado. 

 

Por fim, também parte do Pontoweb, o Livemaps é um software capaz de analisar tendências por meio de gráficos dinâmicos. Faz a comparação entre as informações que estão sendo apresentadas e torna o RH verdadeiramente estratégico na empresa. Funciona de maneira organizada, reunindo dados que são emitidos por diferentes fontes. Tudo isso é condensado e entregue de uma forma compreensível para ajudar a distribuir a força de trabalho, não deixando nenhum posto de operação descoberto.  

 

O Livemaps torna a gestão do negócio focada e competitiva. O módulo permite, por exemplo, comparar o desempenho laboral de funcionários e times em tempo real. A partir disso, possui características como gestão de eficiência operacional; controle de acesso e presença; alavancagem de dados de ampliação de ROI; dashboards estratégicos e alertas automáticos. 

 

Como se vê, o mundo mudou rapidamente e o uso de tecnologias inovadoras, como essas que atuam com arquivamento de dados em nuvem e geolocalização, são imprescindíveis para os departamentos de RH. Tais ferramentas possibilitam a entrega de dados assertivos sobre a força de trabalho. Dessa forma, consagram-se como base na estratégia de gestão de empresas de todos os portes. 

 

*Thiago Quadros é CTO da HR Tech Ahgora, desenvolvedora de tecnologias inovadoras para recursos humanos, com o objetivo de empoderar e tornar os profissionais da área mais estratégicos. – ahgora@nbpress.com 

   

 

Sobre a Ahgora  

A Ahgora, HR Tech fundada em 2010, desenvolve tecnologias inovadoras para recursos humanos, com o objetivo de empoderar profissionais da área com tempo, ferramentas e dados em tempo real, a fim de torná-los mais estratégicos. O objetivo é facilitar rotinas, reduzindo custos e simplificando a gestão do capital humano por meio de um ecossistema de aplicações que promove transparência nas relações de trabalho. Em 2021, adquiriu as empresas WebTraining e Velti em um movimento de consolidação em HCM (Human Capital Management). Com as aquisições, formou um ecossistema de startups focado em gestão de pessoas que já contava com a Ahfin – fintech destinada à saúde financeira de colaboradores. Por meio dessas tecnologias, gerencia uma base de quase 2 milhões de vidas.