Automação dos processos de compra: o que é e quais são os benefícios

 

Quando as pessoas pensam no funcionamento de uma empresa, elas a analisam apenas pelo lado das vendas, porém, as organizações não estão voltadas apenas para isso. Por isso, muitas delas utilizam a automação dos processos de compras.

O maior capital de uma empresa é o ser humano e é através dele que muitas atividades são realizadas no dia a dia. Entretanto, alguns trabalhos são repetitivos e tendem a demorar mais, quando coordenados por pessoas.

Muitas vezes o crescimento é lento e não há ferramentas adequadas para acelerar esse processo, impedindo a empresa de móveis para escritório de contabilidade a deslanchar no mercado e passar à frente da concorrência. 

Obviamente, um dos objetivos de toda empresa é fazer com que as atividades internas funcionem de forma mais adequada, sem atraso na entrega de projetos, cumprindo todas as responsabilidades dentro dos prazos previstos.

Essa organização pode ser alcançada por meio da automação, no sentido de criar um fluxo mais rápido, dando margem a menos erros no sistema de reciclagem de equipamentos de informática, evitando retrabalhos e desânimo nos colaboradores.

Essa automação visa facilitar e simplificar os trabalhos, para que eles aumentem a produtividade dos colaboradores, sejam eles internos ou externos, economizando tempo e recursos para a mão de obra humana.

O que é automação dos processos de compra?

Primeiramente, automação ou automatização de processos é uma forma de tornar operacional qualquer atividade antes executada de forma manual, ou seja, pelas pessoas, e ela ocorre nas vendas e compras de produtos ou serviços.

Em se tratando dos processos de compra, essa execução operacional utiliza-se da tecnologia e da integração de sistemas e dados, ações importantes na gestão empresarial de uma auto escola próximo a mim, por exemplo.

Isso significa que automatizar os processos de compra, auxilia qualquer empresa a gerar competitividade no mercado, diante da concorrência, as atividades são mais eficientes e ainda garante uma melhor representatividade para com o cliente. 

A automação também é utilizada nos processos de vendas, as aplicabilidades são as mesmas, e é voltada para a equipe comercial que, não apenas vende produtos ou serviços de retirada de entulho de obra, mas os compram da mesma maneira.

Por isso, automatizar os processos de compras no dia a dia de uma empresa é importante, porque aumenta a produtividade e colabora com a melhoria das funções dos colaboradores, a curto e longo prazo. 

Para que uma empresa consiga comprar produtos e serviços, e não são apenas os clientes que fazem isso, é importante automatizar as diferentes tarefas realizadas pelos colaboradores, criando uma dinâmica interessante e mais eficaz.

Imagine uma empresa que precisa comprar um toldo retrátil automático para colocar no estacionamento, para proteção dos funcionários nos dias de chuva.

O processo de compra começa quando o pedido é expedido e o comprador tem que verificar modelos, preços, fornecedores e formas de pagamentos, tendo a responsabilidade de trazer as melhores opções para a chefia do departamento.  

Toda essa movimentação pode levar horas ou dias, para que a compra definitiva seja realizada, porém quando esse processo passa a ser automatizado o tempo diminui e o andamento das tarefas torna-se mais aprimorado e rápido.

Ainda nesse exemplo, o pedido dessa compra não precisa mais ser realizado manualmente, anotando os dados em uma planilha, por exemplo, mas através do uso da tecnologia, como um computador potente, cujo registro é realizado em segundos. 

A compra, portanto, vai levar poucos dias para ser concretizada, verificando, é claro, todas as atenuantes durante o processo.

Resumidamente, a automação de processos de compras simplifica as ações, reduzindo as tarefas repetitivas e cria maneiras mais eficientes e inteligentes para racionalizar os procedimentos na compra de troféus de acrílico.

 

Usar da tecnologia para automatizar os processos de compra, favorece os negócios internos, no sentido de disponibilizar os colaboradores para outras atividades em outros setores empresariais, quando se faz necessário.

Quando a tecnologia mais avançada é usada nesses processos, assim como a integração de sistemas de dados internos, a empresa perfaz muitos benefícios com a automação, tais como:

• Agilidade nas tarefas;

• Diminuição do tempo nos trabalhos, antes manuais;

• Redução de custos na contratação de novos funcionários;

• Redução de erros manuais;

• Aumento da produtividade dos colaboradores;

• Impedir retrabalhos.

A automação dos processos de compra auxilia a empresa a controlar a área financeira, porque os gastos são devidamente registrados por softwares específicos, fazendo com que o gestor possa direcionar os recursos para o que é realmente necessário. 

Ao adotar o processo de automação para a compra de injeção de plásticos empresas, por exemplo, os empreendedores não ficam apoiados em uma equipe, porque ela é realizada de forma automática e da forma mais detalhada possível.

A automação, conforme abordado anteriormente, usa a tecnologia para que as tarefas sejam executadas, com o mínimo de auxílio possível do ser humano. 

Então, automatizar os processos, retira a sobrecarga dos funcionários, porque as tarefas são realizadas automaticamente, facilitando-os, para que eles possam ser mais rápidos e poupar tempo.

Portanto, se os processos manuais forem excessivos e não tiverem o auxílio das ferramentas tecnológicas, a empresa pode ter muitos prejuízos, por exemplo, nas faltas constantes dos colaboradores, em virtude do estresse do volume grande de trabalho.  

Como implementar a automação?

A automatização dos processos de uma empresa podem ser implementados através de ferramentas de automação de marketing, como algumas em destaque na lista abaixo:

• RD Station;

• Hub Spot;

• MailChimp;

• Activecampaign;

• Autopilot;

• Infusionsoft;

• Sharp Spring;

• Ploomes;

• LAHAR.

A RD Station é uma plataforma que fornece um software onde pode ser feito o agendamento automático de disparos de e-mails ou publicações de produtos e serviços pelas redes sociais, poupando o tempo dos funcionários nessa atividade. 

Os horários são programados, possibilitando o envio de mensagens de chave allen estrela, que podem ser vendidas de forma mais rápida, assim como as negociações levam menos tempo para serem concretizadas.

A HubSpot é a ferramenta mais conhecida no mercado e ao ser utilizada pode gerenciar as postagens de conteúdos de forma automática, diretamente nos blogs e sites, como também as campanhas de e-mail marketing.

A plataforma MailChimp foca na otimização de campanhas de e-mail marketing, por meio de um software gratuito e também pode agendar automaticamente o disparo de e-mails, bem como monitorar as campanhas. 

A ActiveCampaign automatiza o e-mail de follow-up, localizando automaticamente os contatos mais engajados, personalizando os conteúdos de e-mail e por meio dela é possível também a integração por chat, através de um robô.

Na verdade, essas ferramentas apresentadas facilitam os funcionários de marketing e executarem suas tarefas diárias, de forma automatizada, cujos recursos manuais são praticamente inexistentes.

Quando elas são implementadas, os processos internos de compras e vendas se tornam mais rápidos e eficientes e não aplicar essa automação prejudica a competitividade da empresa no mercado. 

Por essa razão, investir nessas ferramentas é essencial para melhorar a atuação interna da empresa, que passa a poupar recursos financeiros e tornam os processos de trabalho muito mais fáceis de serem realizados. 

A escolha de qual é a melhor ferramenta, depende da necessidade de cada empresa, da quantidade de colaboradores dispostos a aprender como utilizá-las, cursos voltados para isso são essenciais, e do valor do investimento a elas destinado.

Considerações finais

Não existem dúvidas de que sempre vale a pena investir na automação de processos dentro de uma empresa.

É uma forma de tornar as atividades mais ágeis e inteligentes, principalmente nos processos de compra, reduzindo custos com a contratação de mais funcionários, o que se torna desnecessário porque os trabalhos podem ser realizados sem eles.

A automatização é importante, também, para reduzir os erros cometidos pelos seres humanos, evitando retrabalhos, que atrasam o andamento de tarefas que precisam ser entregues em prazos previamente determinados.

Apesar do ser humano ser o maior capital de uma empresa, utilizar ferramentas que facilitam os processos ajudam sobremaneira as atividades em todos os setores de uma organização.

Se por um lado as funções passam a ser automáticas, por outro, os colaboradores podem dedicar mais tempo em outras atividades, mas, para isso, treiná-los para usar essas ferramentas é fundamental, porque não há como aprender do dia para a noite.

Inclusive, os clientes externos passam a ter uma visão mais interessante, nas empresas que adotam esses processos, porque acabam chegando à conclusão que elas optam pela modernidade, deixando uma imagem bem mais positiva no mercado.

E ainda relembrando que, até mesmo o setor financeiro se beneficia com a automação, porque fica ainda mais fácil gerenciar os recursos, que ficam bem mais armazenados e não ficam soltos, anotados manualmente em uma simples planilha.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.