Como a RFP, a RFI e a RFQ auxiliam o departamento jurídico na aquisição de soluções?

A contratação de serviços é algo comum no dia a dia das empresas, mas nem sempre é um processo ágil e assertivo. No entanto, há recursos que facilitam a seleção dos fornecedores e trazem segurança ao contratante. É o caso das RFPs, RFIs e RFQs. Essas siglas podem ser bem familiares, mas você sabe diferenciá-las e qual é o momento certo de usá-las?

RFP, RFI e RFQ são fases importantes da gestão do ciclo de vida dos contratos. Bons contratos dependem de uma boa gestão, e na organização jurídica isso é ainda mais relevante. Uma avaliação estruturada de seleção demonstra imparcialidade e melhor obediência aos princípios de compliance, eliminando grande parte dos riscos ao escolher o parceiro certo. Para entender melhor as funções, confira uma definição sobre cada uma dessas etapas:

RFP - Request for Proposal

Solicitação de Proposta é um convite aos fornecedores para participar de um processo de concorrência. Especificamente falando do meio jurídico, é como no caso dos escritórios credenciados. A RFP dá estrutura para a tomada de decisão de contratar ou não, permitindo identificar de maneira clara os riscos e benefícios de cada fornecedor, facilitando encontrar a solução mais adequada para a empresa. Uma RFP mal elaborada pode levar a uma decisão equivocada e prejudicial.

RFI - Request for Information

Informação é a chave de um negócio bem sucedido. E para assegurar mais assertividade, antes mesmo de qualquer Solicitação de Proposta, a solicitação de Informação é fundamental e deve ser o passo inicial. O objetivo é saber quais são exatamente os serviços que o parceiro pode oferecer, o que vale para aqueles já homologados, mas, principalmente, para novos fornecedores, reunindo informações para ajudar na tomada de decisão. A RFI é usada frequentemente como uma solicitação enviada para uma ampla base de potenciais parceiros, a fim de manter um banco de dados organizado de fornecedores que possam estar aptos a uma RFP e/ou RFQ.

RFQ - Request for Quotation

A Solicitação de Cotação é um convite aos fornecedores identificados e homologados para participarem de um processo de licitação. A RFQ é usada para quando já se sabe as especificações do que se deseja contratar e quando há conhecimento acerca da capacidade e qualidade dos fornecedores convidados.

Agora que está mais claro o que cada fase representa, fica também mais nítida a necessidade de um processo de compras estruturado para aquisição de soluções tão sofisticadas para o departamento jurídico. A clareza nas regras e nos objetivos com o envolvimento de outras áreas afins devem estar em sintonia com as necessidades do departamento jurídico. Por isso é essencial identificar, qualificar e criar um ambiente de transparência junto aos parceiros credenciados.

Claudio Bernardo é Arquiteto de Soluções do Grupo Benner