Gestão de Contas a Pagar: saiba como otimizar os seus pagamentos em 6 passos
Especialistas da Express CTB apresentam soluções para manter as contas a pagar organizadas.
O setor financeiro é uma das
grandes preocupações dos gestores. Isso ocorre, pois quando
observamos a gestão de contas a pagar, percebemos que uma grande parte das
empresas não conseguem se organizar corretamente.
Em decorrência disso, muitos problemas
acabam surgindo. Para evitar que isso ocorra, é importante realizar uma
boa gestão financeira.
Mesmo não sendo uma tarefa relativamente
simples, existe uma série de alternativas que podem ajudar os negócios,
independente de qual seja o seu segmento de atuação. Um controle financeiro
completo exige a administração correta do fluxo de caixa, contabilidade,
contas a pagar e receber, entre outros.
Para ajudar você a realizar uma boa
gestão de contas a pagar na sua empresa, separamos algumas dicas valiosas.
Primeiramente, o que é contas a pagar?
Essa é a parte responsável por todas as
saídas do caixa de uma empresa, o que significa que toda e qualquer
obrigação financeira precisa ser levada em consideração.
“É obrigação de um negócio gerenciar
suas despesas, além de administrar corretamente os seus recursos para quitar as
suas contas no momento certo”, explica João Esposito, economista e CEO da
Express CTB – accountech de
contabilidade.
Isso inclui o salário dos
funcionários, gastos com fornecedores, contas de água, energia elétrica,
telefone, aluguel, internet etc. Seja qual for a despesa que uma empresa tenha,
seja ela fixa ou variável, uma boa gestão financeira não deixa passar nada,
evitando o pagamento de multas e outros prejuízos para a empresa.
Embora pareça evidente que uma
instituição tenha inúmeros benefícios ao ter as contas quitadas em dia,
selecionamos as principais vantagens para facilitar o seu entendimento sobre o
assunto.
Veja só:
- Maior credibilidade, segurança
e confiança;
- Redução de multas, juros e
demais prejuízos;
- Melhoria no relacionamento com
fornecedores, colaboradores e consumidores;
- Maior organização financeira;
- Desenvolvimento de maior
competitividade no mercado;
- Evitar processos trabalhistas e
até mesmo a interdição ou fechamento do negócio.
Mas, afinal, o que devo fazer para
melhorar a gestão de contas a pagar?
Agora que você realmente sabe o que
significa a gestão de contas a pagar, bem como as principais vantagens que isso
gera aos negócios, chegou o momento de aprender algumas boas práticas.
Vale ressaltar que essas
dicas servem para os mais variados tipos de empresas, incluindo os
pequenos negócios.
#01. Comece organizando as contas da
empresa
Antes de qualquer coisa, as contas
da sua empresa devem ser organizadas. Essa tarefa é primordial para o sucesso
da gestão de contas a pagar.
Para isso, separe cada uma das
contas por ordem de pagamento, seja por data, por fornecedor ou por outras
características. Segundo Patrícia Maria, Assessora Financeira da Express
CTB, “Essa categorização dos pagamentos é uma excelente maneira de
melhorar a organização das finanças, além de garantir um maior controle
financeiro”.
Quando uma empresa não tem o hábito de
organizar as contas, ela acaba deixando passar alguma coisa de forma
despercebida, que vai desde o esquecimento do pagamento de alguma cobrança
ou até mesmo realizar o pagamento de uma mesma conta mais de uma vez.
#02. Busque dar atenção aos prazos
Não levar em consideração as datas de
pagamento é um dos problemas mais recorrentes nas empresas.
E isso não pode ocorrer sob nenhuma
hipótese, o que torna necessário acompanhar cada um dos prazos de maneira
eficaz. Quando um determinado negócio não dá a atenção necessária a isso, as
consequências são muitas, incluindo problemas legais e despesas
desnecessárias.
Ninguém gosta de pagar juros ou multas,
não é verdade? Além disso, eventuais problemas legais podem causar danos irreparáveis
ao negócio.
“Para evitar essa situação, você
pode estabelecer datas para a realização dos pagamentos antes mesmo da data de
vencimento. Essa é uma solução que ainda pode gerar descontos e benefícios.
Além disso, o agendamento prévio dos pagamentos é outra alternativa
extremamente eficaz nesse sentido”, ressalta a assessora.
#03. Utilize a tecnologia ao seu favor
Quando se pensa em otimizar o pagamento
de contas, a tecnologia se torna uma valiosa aliada. E dependendo do
tamanho da sua empresa, uma ferramenta de automação pode ser ainda mais
necessária, pois quanto maior, mais contas para controlar. Em um mercado cada
vez mais competitivo, as ferramentas de automação estão conseguindo fazer uma
enorme diferença.
Desta maneira, considere realizar o
investimento em um sistema de gestão mais robusto para a sua empresa. Há
diversas opções disponíveis no mercado que vão servir para ajudar
a otimizar o seu tempo, além de fornecer uma visão mais
estratégica dos processos.
#04. Faça a renegociação dos pagamentos
atrasados
Em alguns casos, por mais que uma
empresa tenha as contas organizadas, pode acontecer de atrasar alguma coisa.
Quando isso acontece, não deixe de
entrar em contato com a empresa responsável pela dívida para negociar essa
conta. Se a dívida estiver atrasada com um fornecedor, por exemplo, você
deve entrar em contato com ele para tentar reduzir ou eliminar os juros e
multas, além de não ter seu abastecimento prejudicado.
Para Esposito, “Seu fornecedor com
certeza estará interessado em realizar essa negociação. Afinal de contas, ele
sabe muito bem que atrasos podem acontecer e, além disso, não quer perder um
cliente”.
#05. Não misture suas despesas pessoais
com as contas da empresa
Por mais que esse não seja um problema
tão recorrente nas grandes empresas, alguns gestores de negócios menores acabam
misturando suas despesas pessoais com as contas da empresa.
E isso não deve ocorrer sob nenhuma
hipótese, ok? Um negócio que segue esse caminho pode lidar com
consequências irreparáveis.
Desta maneira, é importante ter em mente
que as suas contas não são as contas da empresa, e vice-versa. Além
disso, os lucros não devem ir completamente para o seu bolso, já que é
necessário utilizá-los para realizar investimentos na marca e manter o
caixa da empresa. Sem investimentos, dificilmente uma empresa vai conseguir
crescer rapidamente.
#06. Contrate uma empresa especializada
em finanças
Se você está tendo dificuldades para
organizar as finanças do seu negócio, a contratação de uma empresa que possua
um serviço especializado pode ser uma boa alternativa.
As empresas que atuam com serviços
financeiros vão te ajudar de diferentes formas. Ao contratar esses serviços
serão pensadas e aplicadas soluções personalizadas, ou seja, de acordo com
as necessidades e realidade do seu negócio, permitindo que estas sejam
colocadas em prática de forma mais fácil e rápida.
Esse investimento pode trazer uma série
de benefícios para o seu negócio, incluindo a economia de tempo e dinheiro.
Portanto, não deixe de considerar essa opção.
Seja qual for o segmento de atuação da
sua marca, é importante compreender que a gestão de contas a
pagar é extremamente fundamental para garantir o crescimento dela.
Uma empresa que não possui o setor
financeiro organizado precisa lidar com alguns desafios que poderiam ser
facilmente evitados. E você não está em busca de mais desafios para a sua
empresa, não é verdade? Pois bem, após conhecer essas dicas de hoje, com
certeza você vai conseguir melhorar a situação financeira da sua marca.
Sobre a Express CTB
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