Como um ERP pode ajudar um negócio?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, o qual se refere a um sistema de gestão capaz de garantir acesso rápido, integrado e confiável para diversas informações sobre a empresa que o utiliza.

Basicamente, é implementado um software que colhe diversos dados, o que permite que ela realize um diagnóstico completo e aprofundado sobre as estratégias a serem implementadas, reduzindo os custos e aumentando a produtividade. 

Por mais que esse recurso seja ainda pouco conhecido por alguns empresários, ela é uma solução essencial para acessar diversas funcionalidades e para a contribuição no seu desenvolvimento. 

Isso porque implementar ferramentas de integração garante que a empresa consiga aumentar a sua eficiência e facilita a comunicação entre as áreas dela. 

É preciso ressaltar que o ponto essencial para o ERP é a utilização da tecnologia, uma vez que é a partir dela que os dados são analisados e processados, desencadeando a possibilidade de tomar decisões mais assertivas e crescendo, em geral.

Um dos seus principais usos é, por exemplo, uma loja de jaleco feminino, na qual, assim que um produto for retirado do estoque, terá esses dados atualizados, tanto para o setor de compras como para a sua própria gestão. 

O que significa o ERP?

Na prática, o ERP é um sistema de gestão integrado, o qual utiliza a tecnologia como auxílio para o trabalho do gestor, melhorando os processos e realizando a integração de todos os processos e setores de uma instituição. 

Dessa forma, ele centraliza todos os dados em um único ambiente, o que faz com que o fluxo de informações seja mais fluido e permite maior facilidade no compartilhamento. 

Além disso, ele diminui diversos problemas do percurso. Como consequência, ele torna a solução uma estratégia única e íntegra.

Isso desencadeia diversas ações de grande importância nessas organizações, contribuindo para o seu desenvolvimento e melhoria contínua. 

Sua aplicação nas empresas

Em uma rotina empresarial, a princípio, essa tecnologia ajuda na administração de tudo do sistema financeiro e nos pedidos realizados. 

Sendo assim, uma empresa de serviço de limpeza de estofados que utiliza esse recurso irá controlar as contas que precisa pagar e tudo que precisa receber, além de controlar as suas vendas.

Outro ponto que o ERP pode ser percebido é por meio do aumento do controle de forma geral e do acompanhamento das atividades e projetos que forem implementados, ao mesmo tempo que concentra as informações em um ambiente de fácil acesso.

Fora isso, esse sistema permite que o controle e gestão das pessoas envolvidas seja melhor aplicada e analisada, aumentando a qualidade de satisfação e do serviço. 

Por exemplo, uma loja de oleo 68 que consegue ter acesso a todas as informações sobre a sua produtividade de trabalho consegue adaptar os pontos que não estão contribuindo para bons resultados e melhorá-los. 

Em outros setores, como o dos recursos humanos e das finanças, o software consegue acumular e incluir os dados dos funcionários, no mesmo momento que o financeiro adiciona os dados de pagamento.

Já no que se refere ao marketing, esse recurso pode ser utilizado para mensurar os resultados de todas as estratégias que foram aplicadas ou até para evitar prejuízos. 

Com isso, percebe-se que qualquer setor de uma empresa que utiliza o ERP pode ser beneficiado pela sua implementação e aplicação correta. 

Mas por que utilizar o ERP?

Agora que já foi entendido de forma geral o funcionamento da estratégia de ERP, serão destacados alguns motivos para comprovar o porquê é importante que uma empresa implemente-o. 

Aproximação das atividades

O primeiro ponto a ser destacado é que essa estratégia permite que a empresa tenha uma maior integração de suas atividades, facilitando a troca de dados entre os setores envolvidos. 

Com isso, é estabelecido um controle centralizado e que facilite o fluxo de informações que precisa ser transmitido entre os funcionários.

Por exemplo, ao invés de o setor de vendas de uma loja, após analisar a compra online de uma mesa de reunião redonda, enviar a necessidade de separação e informação para o financeiro, tudo já estará junto, otimizando o trabalho. 

Trabalho mais focado

A partir do momento que é utilizado um software com controle sobre todas as informações do desenvolvimento de uma empresa, é possível criar relatórios sobre esses resultados, baseados em dados confiáveis e concretos. 

Como consequência, todo o trabalho passa a ser direcionado a pontos que necessitam de atenção, sem ser apenas algo imaginário, mas sim real e analisado com cuidado. 

Assim, ela é capaz de tomar decisões de forma mais assertiva e de qualidade. 

Um exemplo disso é uma empresa que realiza banhos de ouro em jóias e, ao examinar o relatório gerado, percebe que o setor de comunicação está com problemas para aproveitar ao máximo a estratégia. 

Isso possibilita a ela entender que precisa realizar um treinamento com os colaboradores daquele setor, implementando estratégias de acordo com a necessidade. 

Troca de informações entre si

Um outro ponto que o software ajuda é na otimização das trocas de informações, uma vez que se torna um processo automatizado e que não exige uma demanda alta de tempo para o conhecimento.

Isto é, por exemplo, uma empresa terraplanagem precisa realizar a divisão de todas as suas tarefas de acordo com cada colaborador e as suas funções. 

Por isso, o ERP realiza essa distribuição de forma automática, agilizando muito mais todo o processo de delegação. 

Consequentemente a isso, há uma facilidade muito maior na comunicação realizada por meio desse sistema, o que permite um aumento da produtividade do time, o qual consegue cumprir mais atividades em um mesmo período de tempo. 

Além disso, ele permite que a equipe não tenha que perder tempo exercendo funções que, com o auxílio da tecnologia, podem ser cumpridas por outros mecanismos, dedicando-se ao que de fato é necessário e importante. 

Diminuição da taxa de erros

O real motivo para as escolas implementarem o uso de camisa de uniforme é para criar um padrão entre os alunos, diminuindo a discrepância e os possíveis problemas e é exatamente assim que o ERP funciona.

A partir do momento que é estabelecida a automatização dos processos, é criado um padrão de execução rápido e eficiente. 

Com isso, os empecilhos diminuem, uma vez que os possíveis erros humanos não estão mais em cenário. 

Com isso, ela consegue diminuir também a sua taxa de retrabalho, o que diminui as perdas, tanto de tempo quanto de recursos para consertar uma atividade que poderia ter sido realizada corretamente da primeira vez. 

Controle total das tarefas

Empresas de grande porte ou iniciantes no mercado podem ter dificuldade em controlar e organizar toda a sua demanda, problema que pode ser resolvido com o software, porque ele gerencia as solicitações de pedido e organiza o grande número de clientes de uma vez.

Além do mais que ele consegue manter todas as informações atualizadas em tempo real, sem prejudicar o andamento de uma atividade devido ao fato de ser antiga. 

Por exemplo, para uma loja que vende display de mesa, o ERP garante que, sempre que a quantidade disponível para compra estiver acabando, a empresa irá receber uma notificação de aviso para adquirir mais e adicionar estoque. 

União do online e offline

É essencial para uma empresa presente no ambiente online e offline garantir a integração entre esses ambientes, surgindo, então, o benefício do uso do ERP. 

Isso porque ele garantirá a integração dos produtos e do controle deles para ambos os canais, facilitando a identificação do que entrou na empresa e do que saiu dela, além de permitir uma projeção de vendas mais clara. 

Outra vantagem desse ponto é que ele garante que a experiência do cliente com a marca seja mais fluida durante o seu caminho de compra, o que aumenta a sua satisfação em relação a ela e a sua credibilidade.

Portanto, basicamente, ele também ajuda na comunicação com o público, criando um relacionamento de melhor qualidade e resultados.  

Quais são os impactos positivos do ERP?

Sendo assim, é possível destacar alguns dos principais impactos positivos que a ferramenta pode oferecer a uma empresa, seguem eles:

• Total segurança no trânsito de informações;

• Acompanhamento da estrutura com o crescimento;

• Flexibilidade para acesso;

• Praticidade para consultar informações;

• Possibilidade de acesso remoto;

• Diminuição dos gastos;

• Otimização do tempo de resposta;

• Maior eficiência do trabalho;

• Mensuração dos resultados.

Logo, é essencial para o desenvolvimento de qualquer empresa a implementação de softwares de otimização, mas principalmente do ERP.

Em suma, esse sistema de gestão surge como uma forma essencial para as empresas conseguirem otimizar as suas estratégias e alcançar resultados. 

Contudo, é importante entender alguns pontos referentes ao seu uso, como os que foram citados no artigo. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.