A digitalização no departamento jurídico
Por Graziella Garnero Adas*
Graziella Garnero Adas - Diretora Jurídica, Riscos, Relações Institucionais e Compliance Américas da Edenred/Divulgação
Não é novidade que a transformação
tecnológica nas empresas, que resulta em processos cada vez mais automatizados
e inteligentes, é uma realidade no mundo corporativo, até
mesmo entre as companhias que fazem parte de setores mais tradicionais. A área
jurídica é uma das que vêm se digitalizando, incorporando conceitos e
tecnologias já adotados em outros setores. De acordo
com a ‘Statista’, empresa especializada em dados, o mercado
global de tecnologia jurídica gerou US$ 17,58 bilhões de receita em todo o
mundo, em 2020. A previsão é de que o setor se aqueça ainda
mais, chegando a US$ 25,17 bilhões até 2025.
Exemplo dessa evolução é
que, há uma década, praticamente, nenhum processo legal poderia
ser resolvido pela internet e
hoje existem até mesmo audiências realizadas de forma remota.
Cabe, destacar, ainda, as plataformas de assinatura de documentos online: uma delas revelou,
recentemente, que seu faturamento cresceu 218% em decorrência do isolamento
social causado pela pandemia de covid-19.
Quando saímos do
âmbito público e vamos aos escritórios de advocacia e
departamentos jurídicos de empresas, essa
mudança tecnológica mostra-se ainda mais necessária, pois a atuação
da área precisa acompanhar, na mesma velocidade e eficiência, os
processos de outros departamentos. Não parece ser muito efetivo, por
exemplo, que o time comercial utilize inteligência de dados para atender
aos seus clientes, e o departamento jurídico permaneça atuando
de forma manual e analógica.
E qual seria o método
de transformação digital ideal para o departamento jurídico de
uma empresa? Em primeiro lugar, esta transformação precisa ser
estratégica. Os processos precisam ser aperfeiçoados com o uso de
tecnologia. Além disso, os custos a serem reduzidos e as
metas a serem atingidas, são alguns dos aspectos que
precisam ser avaliados para que as estratégias sejam
traçadas.
Uma vez estabelecida a estratégia, o
planejamento precisa ser estruturado. Ele deve englobar as etapas do processo,
todos os investimentos necessários, fases de implementação e prazos para cada
uma delas. O período de treinamentos e a adaptação dos profissionais que atuam
no departamento, além da integração do novo sistema com as demais áreas, também
devem constar no plano.
Há vários processos comumente realizados
nos departamentos jurídicos das empresas que podem
ser incorporados na transformação digital, tais como
sistemas de workflow de contratos, pareceres, procurações,
dentre outros, frequentemente requisitados pelas diversas áreas que
compõem o negócio.
A implementação de um software
jurídico que pode ser utilizado para acessar o
departamento jurídico, é eficaz e além de organizar as
demandas, visa manter o histórico e o workflow,
rastreabilidade, conformidade com as alçadas de aprovação de acordo com a
natureza do assunto, controle de SLA, dentre outros benefícios.
Além disso, o uso de inteligência
artificial também é uma opção. Aqui na Edenred,
criamos uma assistente virtual (EVA – Edenred
Virtual Assistant) programada com respostas às questões
corriqueiras e repetitivas direcionadas ao departamento
jurídico consultivo. Após identificar as principais dúvidas das áreas
– sejam elas contratuais, jurídicas, regulatórias, dentre outras
–, o sistema foi programado para realizar o autoatendimento, com
linguagem acessível. Com isso, conquistamos 97% de assertividade nos
questionamentos. Ainda, a ‘Legal EVA’ possibilita que o
usuário seja transferido ao ambiente de intranet do
Grupo, viabilizando a obtenção de documentos corporativos,
tais como, estatutos e contratos sociais, procurações,
certidões, minutas padrão de contratos e outros instrumentos
contratuais, gerando, assim, celeridade no acesso às informações e
documentos, sem a necessidade de demandar o departamento
jurídico.
Assim, existem
inúmeras possibilidades do uso da tecnologia visando a melhoria nos
processos e na experiência do usuário, facilitando o retorno aos
clientes, parceiros e fornecedores, além de motivação da equipe jurídica, que
pode dedicar-se aos assuntos jurídicos e novas estratégias. Cabe a
cada empresa buscar entender a melhor forma de usufruir dessa
transformação.
*Graziella Garnero Adas é Diretora Jurídica, Riscos, Relações Institucionais e Compliance Américas da Edenred.
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