Qual a diferença entre encerrar e concluir uma comunicação?

*Vívian Rio Stella

Você já parou para pensar qual a diferença entre sinalizar o término de uma comunicação e concluir realmente sua mensagem? Embora pareça sutil, essa distinção impacta fortemente a clareza e a eficácia da comunicação.

Frases como “era só isso”, “pessoal, encerramos”, “nosso tempo acabou”, “preciso ir para outra reunião”, tipicamente ditas ao final de reuniões, sessões de feedback, apresentações de produtos ou projetos, apenas sinalizam o término de uma situação comunicativa. Pouco contribuem para a eficácia da mensagem e a retenção das principais ideias por parte do(s) presente(s). Isso não quer dizer que essas frases são erradas ou devem ser abolidas, mas é preciso dizer mais do que isso para, de fato, concluir uma comunicação.

A eficácia da mensagem aumenta drasticamente se a pessoa que conduz a reunião ou o feedback resume as principais ideias apresentadas e reforça os próximos passos. Formulações gerais que atendem a esses requisitos são: “para resumir, tratamos hoje de (assunto a),, (assunto b), (assunto c) e, com isso, chegamos à definição de que faremos X”; “vimos hoje que (assunto a), (assunto b), (assunto c). Para mudarmos esse cenário, faremos (ação a) e (ação b). Conto com o empenho de todos vocês”.

Pode parecer redundante reiterar o que foi dito ou até desafiador sintetizar tudo o que foi tratado numa reunião, mas são ações comunicativas essenciais.

Primeiro, porque os receptores, em algum momento da comunicação, se distraem com uma mensagem recebida no celular, uma pessoa que chega atrasada, um ruído da sala ao lado, uma lembrança de uma pendência a ser resolvida com rapidez, um problema pessoal ou profissional. Essas “escapadinhas” são naturais e podem ocorrer com mais ou menos frequência, a depender de inúmeros fatores.

Segundo, é papel de quem conduz uma comunicação consolidar mensagens-chave, especialmente no momento de concluir uma mensagem. Muitas vezes, é nesse momento que o(s) receptor(s) realmente compreende a ideia central e o que vai ser feito adiante. Caso haja apenas um encerramento, sem conclusão, há um risco alto de cada receptor compreender a mensagem de uma forma distinta, o que pode ser extremamente perigoso para a execução de tarefas e o atingimento de resultados.

Por isso, em toda situação de comunicação, não encerre simplesmente. Procure elaborar uma conclusão em que sejam reforçados os pontos centrais da reunião, do feedback ou da apresentação e deixe clara a mensagem final ou evidentes os próximos passos. Dessa forma, sua comunicação terá mais eficácia e os mal-entendidos podem ser minimizados.

*Vivian Rio Stella: Doutora em linguística pela Unicamp, com pós-doutorado pela PUC-SP, especialista em comunicação e coordenadora do comitê de Comunicação Digital da Aberje. Idealizadora da VRS Academy. Professora da Casa do Saber, da Aberje e da Cásper Líbero. Começou a realizar textos e produzir materiais didáticos e a dar cursos sobre redação e e-mails. Por anos corrigiu redações da Unicamp. Do mundo acadêmico queria migrar para o mundo corporativo e depois de anos como consultora montou a VRS, que completa em 2021 oito anos, para ministrar seus próprios cursos e empreender com liberdade.