Como fazer o balanço de uma empresa?

 

Muitas pessoas têm o sonho de ter um negócio próprio, ou já se tornaram mesmo empresárias e agora precisam administrar a firma. É nesse cenário que o balanço empresarial surge como algo indispensável.

De fato, não há dúvida de que muitas empresas e pessoas acabam deixando o negócio seguir adiante sem parar para fazer esse esforço de gestão do caixa e das finanças como um todo. Mas isso é absolutamente contraindicado, pois pode gerar vários problemas.

Por exemplo, uma loja que vende aromatizantes para carros deve ter não apenas um programa automatizado e um livro-caixa para registrar toda entrada e saída de produtos. Ela também precisa atrelar isso à dimensão fiscal do empreendimento.

Ou seja, há uma série de impostos, tributações e taxas que precisam ser recolhidas frequentemente, às vezes diariamente até. Sendo que quem não tem controle do caixa, obviamente também não terá controle fiscal.

Afinal, como emitir notas em número correto e com os devidos valores registrados e abatidos, se não existe um balanço empresarial sendo controlado por cima disso tudo? Naturalmente não ocorre, portanto, a importância deste assunto.

Outro exemplo bastante claro é o de uma oficina que faz reparo em bateria para moto. É interessante falar disso pois há algumas pequenas mudanças quando a atuação muda de venda de produtos para prestação de serviços.

Logo, no caso do serviço, a tributação local costuma ser maior e a federal bem menor, sendo que com venda isso se inverte: a federal é a mais pesada. Contudo, mesmo havendo mudanças, a lógica da regra permanece a mesma.

Sobretudo em relação ao balanço, que também vai além desses pontos e tem a ver com a sustentabilidade do negócio. Quem nunca ficou na dúvida se estava gastando demais, ou se deveria ou não comprar mais de um lote que estava em conta?

São dúvidas típicas de todo empresário, por isso mesmo é que ele precisa de subsídios e de números para poder calcular de modo racional, em vez de se deixar levar por impressões vagas ou pelo famoso insight, que pode ser bom, mas também pode falhar.

Por isso é que decidimos escrever este texto, sobre como exatamente fazer o balanço de sua empresa. Mostrando não apenas o passo a passo e suas boas práticas, mas também a importância desse recurso no curto, médio e longo prazo.

Inclusive, um esforço grande que fazemos aqui é o de trazer exemplos práticos e bastante ilustrativos, de vários tipos de empresas e negócios. Assim, qualquer um consegue entender e traduzir as diretrizes para o seu caso específico.

Tanto que o balanço empresarial é tão importante que precisa ser aplicado a qualquer tipo de segmento ou nicho de mercado, seja qual for o modelo de negócio, tanto para quem exporta maquinário industrial, quanto para quem vende chave canivete.

Diante deste fato, se o seu interesse enquanto leitor é aprender de uma vez por todas como esse recurso simples pode fazer toda a diferença na realidade financeira de sua empresa, então basta seguir adiante até a última linha deste artigo.

Balanço empresarial: do que se trata?

Basicamente, só existe um princípio fundamental para todo e qualquer balanço financeiro que a gente possa querer fazer. Sendo que há registro de que povos milenares já recorreram a esse recurso, sendo o de dividir tudo em duas colunas.

Trata-se da coluna de entrada e a de saída. Junto a isso, o esforço de dizer que os números precisam permanecer no azul, em vez de “adentrarem no vermelho”, também é algo universal e que todo mundo compreende, até porque as finanças pessoais são iguais.

Afinal, se você gasta mais do que ganha, as contas não fecham no fim do mês, o que vai gerar endividamentos, juros e talvez até implicações legais mais sérias. Sem falar no estresse que isso pode gerar em uma pessoa ou em uma família inteira.

O mesmo vale para uma empresa, que também pode sofrer danos, tais como:

• Cair na malha fina;

• Ter sua situação legal protestada;

• Acabar endividada;

• Ver alguém pedindo sua falência.

Enfim, todas as razões apontam para a necessidade e as vantagens de se voltar de maneira consciente e esforçada para o devido balanço empresarial.

Mais recentemente, uma primeira deliberação que se tomou em torno disso foi a de que todo balanço deve ter um alcance mensal, rastreando o que se fez nos últimos 30 dias da empresa, como uma loja que vende camisas plus size.

Além disso, em termos técnicos chama-se todos os recursos que entraram de receita do mês, e os que saíram de despesas do mês.

Abaixo vamos detalhar cada um desses termos, entre outros que também são fundamentais e ainda não mencionamos. Por enquanto, o que precisa ficar claro é que o balanço é, portanto, um recurso financeiro que existe há séculos.

Sua função principal é ajudar a monitorar a realidade financeira de uma organização, especialmente de cunho empresarial moderno. Embora ela também possa ser usada por uma pessoa física, uma família, uma organização não governamental, igrejas e afins.

O que é receita do mês?

Um conceito fundamental do balanço empresarial mensal é o de receita, justamente para que não haja confusão no sentido de achar que esse balanço possa ser feito como uma réplica literal de outros, como o da administração financeira de uma família ou de um lar.

Na verdade, a diferença é substancial e pode implicar questões realmente minuciosas. Por exemplo, em uma casa, a “receita” seria toda fonte de renda, que geralmente se resume ao salário dos trabalhadores daquela família.

Também pode incluir, vez ou outra, uma fonte de empréstimo, seja de banco ou de algum amigo ou parente, de modo informal. Contudo, isso costuma entrar em uma única vez, de modo que no mês seguinte já não existe essa fonte.

Agora imagine uma empresa que fabrica adesivo transparente personalizado. Suas fontes de renda são tão grandes e diferentes que é preciso chamar de receita, no sentido de que são valores positivos que entram, em vez de sair.

Só no caso dos empréstimos já vemos diferenças brutais, pois eles podem ser mensais e constantes, como quando a firma acessa um fundo de investimento. Algo muito comum entre startups, mas não apenas, podendo ocorrer também em firmas tradicionais.

Outro exemplo são os dividendos e até as cartas de investimento, que podem estar atreladas a dívidas que outras empresas tenham com ela, listas de faturamento ou mesmo ao Tesouro Nacional ou à Bolsa de Valores.

Portanto, o patrimônio de uma empresa é muito maior, daí que em um balanço empresarial haja essa coluna de receita. É fundamental entender esse conceito para seguir adiante.

Despesas, gastos ou custos?

Outra distinção fundamental, agora indo para a outra coluna, é a de despesas, gastos, custos e até mesmo investimentos, que é uma quarta modalidade de valores que saem, constando na cor vermelha, e não na cor azul ou verde da coluna da receita.

Também é imprescindível distinguir bem para poder montar seu balanço de modo coerente e efetivo, em vez de cair em erro. Aqui, uma empresa de limpeza de carpete residencial pode ver a diferença entre sua matéria-prima e a conta de luz, para começar.

No primeiro caso, o que temos visivelmente é uma despesa, pois diz respeito à própria produção de riqueza e de solução. No caso, um serviço prestado, que é o de limpeza de carpetes residenciais, o que demanda certos produtos.

Já a conta de luz, como dissemos, é tipicamente um gasto, pois não necessariamente traz um diferencial para a produção, tanto que mudar um fornecedor de matéria-prima é uma coisa, mas instalar sua energia em qualquer lugar do país, tanto faz.

A noção de custos e investimentos vai na mesma linha. Os primeiros dizem respeito àquilo que não necessariamente vai agregar valor à empresa ou aos seus diferenciais enquanto marca.

Já o segundo é algo que não deve soar como uma perda, mas sim, como um meio para uma conquista maior, como a compra de um carro para uma equipe que instala toldo em policarbonato.

É claro que isso vai ajudar na operação diária e permitir mais instalações. Ao passo que o custo seria o preço da gasolina, que pode oscilar muito e até impactar negativamente o negócio, sobretudo no médio e longo prazo, se não for bem incluído no balanço.

Financeiro vs. contabilidade

Por fim, uma última dica, depois de todas as distinções dos principais termos presentes em cada uma das colunas que você monta em seu balanço empresarial mensal, é essa distinção.

Caso sua empresa tenha um departamento financeiro, é obrigação dele dar subsídios para o balanço, entrando com documentos como recibos, comprovantes, extratos e afins.

No caso de serviços como clínicas pedagógicas pode haver contratos em andamento, então o departamento também registra e administra isso.

Já o departamento contábil verifica o fundamento dos subsídios, fecha os gastos e faz toda prestação de contas, seja interna com funcionários e afins, seja externa com tributação.

Conclusão

Falar do balanço mensal de uma empresa é o mesmo que tocar no tema de sua sustentabilidade, haja vista que todo empreendimento depende desse tipo de gestão.

Com as informações essenciais e as dicas práticas que trouxemos acima, fica mais fácil e mais seguro fazer o seu próprio balanço.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.