As despesas corporativas depois da covid-19

Por Alfredo Bernacchi*

Escolhas financeiras inteligentes podem ajudar a impulsionar estratégias corporativas sustentáveis, principalmente em situações de crise, quando a organização precisa garantir adaptabilidade àsmudanças culturais do seu tempo e do mercado. E o melhor exemplo foi o cenário recente, em que a pandemia pôs em xeque o roteiro de sustentabilidade financeira de grande parte das empresas, enquanto o trabalho remoto as levou à criação de novos “modos de fazer” para continuar obtendo resultados satisfatórios.

Um desses “modos de fazer” foi a gestão de despesas corporativas, cujas necessidades de gastos foram alteradas e conduziram os negócios a novos processos orçamentários e contábeis. E esse replanejamento do modelo de trabalho operacional padrão terá sequência no contexto pós-pandêmico – vislumbrando modelos híbridos, por exemplo. Gestores financeiros ainda estão encarando a reestruturação das despesas corporativas, com alternativas que tornem seus processos ainda mais flexíveis e avançados.

Em definitivo, não dá para recuar e pensar nas despesas corporativas sem rastrear novas demandas das pessoas e dos processos envolvidos em seu negócio. Será que o seu cliente vai preferir realizar reuniões presenciais ou apenas online? Como poderá ser configurada a sua cadeia de produção sem vulnerabilizar seus colaboradores? Quais gastos são acrescentados em um modelo híbrido de trabalho? Como oferecer mais resiliência financeira para minha empresa?

Parece que os modelos home office e híbrido deixaram de ser uma preocupação exclusiva do RH, que almeja garantir conforto para o colaborador, e se tornaram uma preocupação conjunta com o financeiro. Se mesmo passado um longo período de trabalho remoto a sua empresa ainda não sabe o que ela deve custear, é melhor consultar a Lei do Teletrabalho.

A lei orienta que seja formalizado um acordo entre empresa e colaborador, discriminando de quem é a responsabilidade sobre as despesas com aquisição e manutenção de tecnologias necessárias para realização do trabalho, assim como quais outras podem ser reembolsadas pelo contratante. É interessante pontuar que esse acordo otimiza, sim, os custos financeiros da organização, mas ele deve ser conjugado com o RH, uma vez que é necessário pensar bastante na qualidade de vida ofertada ao contratado.

Dados levantados pela Federação Brasileira de Bancos (Febraban) apontam que, durante a pandemia, o número de transações realizadas exclusivamente por smartphones cresceu mais de 30%. Ainda segundo avaliação da federação, a expectativa é que o uso do dinheiro em espécie deva cair consideravelmente no pós-pandemia, uma vez que as transações financeiras por meio de aplicativos digitais e os pagamentos sem contato continuam crescendo.

Isso alerta o gestor financeiro para a mudança no comportamento não só de consumo, mas também do meio de pagamentos de salários e benefícios.

Para realizar uma reestruturação da gestão de despesas corporativas pós-pandemia fazendo com que o setor ganhe mais versatilidade e adaptabilidade, alguns aspectos precisam ser considerados.

1. Mapeie as despesas em cenários híbridos

Uma vez que as organizações perceberam o quanto a tecnologia é favorável para a realização de eventos e reuniões virtuais com parceiros, investidores e clientes, a probabilidade é que o híbrido do digital com o presencial seja mais comum nesse período pós-pandemia (já temos visto esse cenário com frequência).

Assim, por mais que haja segurança sanitária nesse novo contexto, a presença no escritório físico e as viagens corporativas, por exemplo, ganham um novo significado. Logo, o desafio do executivo, do gestor financeiro, do líder e do RH é entender quais despesas devem ser incorporadas ou não em um regime híbrido de trabalho.

2. Use cartões pré-pagos

É possível facilitar a vida dos colaboradores com cartões corporativos pré-pagos para ajudá-los a acessar benefícios, pagamentos e ainda realizar transações online. O cartão corporativo pré-pago também é uma vantagem para a gestão remota, pois desburocratiza as transações financeiras para gastos de rotina da empresa.

3. Utilize aplicativos para controlar despesas

No acordo entre empresa e colaborador, há despesas do home office que devem ser pagas pelo contratante? Existem demandas emergenciais no home office? Minha dica para ganhar mais agilidade nesse controle remoto é o uso de aplicativos que permitem alterações imediatas, visualização rápida de saldos e transações e o acompanhamento seguro de dados para realização de relatórios.

4. Opte por soluções que assegurem escalabilidade

Além da flexibilidade, também precisamos falar sobre escalabilidade. Afinal, a ideia de reestruturar a gestão de despesas pressupõe o abandono de processos complicados e morosos. E a escalabilidade é uma promessa de processos cada vez mais automáticos para empresas que desejam adaptabilidade em quaisquer cenários.

*Alfredo Bernacchi é Diretor-Geral da Edenred Pay.