Conheça três vantagens do uso de tecnologia na gestão de serviços nas empresas

Retrabalho é a principal dificuldade para as empresas crescerem. Saída para resolver este problema está na automação de serviços e fluxos de trabalho

A celeridade dos processos é essencial dentro das empresas, afinal, com prazos cada vez mais apertados, grande volume de informações, várias regulamentações e exigências fiscais, feedbacks de clientes, necessidade de economia de tempo e dinheiro e imposição por inovação no mercado são fatores que, quando somados, exigem que gestores e colaboradores tenham que lidar com multitarefas, as quais podem – e devem – ser otimizadas por meio da hiperautomação.

Além de possibilitar um aperfeiçoamento crescente do funcionamento da organização como um todo, a concretização da gestão de serviços corporativos (ou ESM, Enterprise Service Management, a sigla em inglês) por meio da tecnologia possui várias vantagens, entre elas, destaque para três principais, elencadas pela Run2biz, empresa global de tecnologia criada no Brasil que, por meio de processos altamente orquestrados e ferramentas digitais, aumenta a eficiência do negócio, sempre apostando na redução da interferência humana durante a jornada e priorizando a eficiência operacional.

1. Produtividade: apesar da área de atuação, todo negócio tem um vasto leque de funções administrativas que sustentam suas atividades: financeiro, contabilidade, recursos humanos, logística, comunicação, serviços jurídicos, entre outros. São setores que exigem muita atenção por parte dos profissionais que lá trabalham, uma vez que, com uma grande quantidade de dados que entra e sai diariamente, a chance de erros ou equívocos, sem a tecnologia, é altíssima. Sem a automação, o retrabalho vira parte da rotina desses departamentos, gerando problemas no fluxo de atividades, comprometendo o cronograma e promovendo diversos problemas para a organização.
2. Redução de custos, tempo e esforço: o retrabalho estampa um impacto financeiro significativo dentro da empresa, tanto para os gestores quanto para os funcionários. Isso ocorre porque é recebido um valor x para fazer um serviço, mas o valor não aumentará para ajustes, certo? Ou seja: uma mesma atividade é realizada inúmeras vezes, mas a quantia recebida é a mesma.
3. Maior segurança nas transações e na confiança do workflow: quando há necessidade de retrabalho, é sinal de que o serviço não atingiu o grau de qualidade pretendido, afinal, ajustes até podem ser realizados, contudo, a atividade não atingiu a referência ideal. Cada vez que um trabalho tem que ser refeito, o colaborador tem menos motivação, e o prazo de execução certamente é sempre menor, gerando inúmeros problemas para o clima organizacional. Se, por um lado afeta o humor da equipe, que trabalha sob forte tensão, por outro, o cliente, na ponta, também é atingido, ao não receber seu produto no prazo ou o serviço com a excelência desejada.

Em uma loja de e-commerce, por exemplo, sem automação ou com baixa automação: o pedido é recebido por um colaborador que encaminha para outro colega no estoque. O terceiro separa o produto e o embala manualmente. Em paralelo, outro emite a nota fiscal e a etiqueta de envio, enquanto a quinta pessoa leva a remessa para a transportadora, que também não utiliza tecnologia. Como não é possível rastrear, todos ficam torcendo para a mercadoria chegar ao destino, no prazo, e que nenhum dos colegas tenha cometido uma falha, como errar o número do CEP, por exemplo.

Já em outra loja virtual, desta vez que utiliza automações e boas práticas do ESM, o próprio sistema reconhece a compra, aciona a emissão de nota fiscal em outro sistema, dispara o pedido para o estoque (também automatizado). A transportadora é acionada e o pacote rastreado em suas etapas. Trata-se de um padrão de plano de ação com pouca interferência humana até a chegada do produto ao destinatário. “O resultado do primeiro caso são pessoas à beira de um ataque de nervos. No segundo, o cliente satisfeito e os colaboradores da equipe envolvidos em tarefas que realmente agregam valor de inteligência para a companhia”, pontua Emauri Gaspar, Co-Founder da Run2biz.

Saiba mais

A Run2biz tem como propósito, ao aplicar tecnologia para tornar processos mais eficientes, facilitar a gestão de serviços para empresas que querem sobreviver à evolução do mercado. Clique aqui e conheça o 4Biz Service Management – a plataforma de ESM & ITSM desenvolvida pela Run2biz.