A eBox digital inova com gestão documental integrada e plataforma interativa que verifica pendências de dados

Empresa traz novo conceito de guarda de documentos com equipe integrada para identificar período obrigatório de guarda, necessidades de acesso e transformação do físico em digital com validade jurídica 

Foto/Divulgação

A eBox digital, empresa especializada na integração da guarda de documentos físicos e digitais, traz para o mercado sistemas inteligentes que interagem com o cliente. Criada em 2015 por Marcelo Araújo, diretor comercial com mais de 10 anos de experiência no setor, a sociedade nasceu com uma forte identidade pela composição do negócio ter sólida estrutura desde o início da operação. A eBox é constituída uma empresa S/A que iniciou suas atividades já sendo auditada pela CVM e tem como acionistas fundos administrados pelo G5, umas das mais conceituadas boutiques de investimentos do país. 

A confiança dos órgãos teve como base o planejamento do idealizador Marcelo Araújo, que convidou os demais sócios acionistas, todos com ampla experiência no nicho documental, para unirem forças e formatarem um negócio que fosse além das tradicionais ofertas vistas no país. Segundo Araújo, cada executivo tem uma visão peculiar o que permite a identificação de gaps e a partir daí a oportunidade para materializar realmente a inovação. “Unimos forças para sermos maiores em inteligência e estratégia, o que consequentemente levará ao crescimento de toda a infraestrutura. O Know how de cada executivo fez da eBox digital uma empresa integrada com capacidade para assumir todo o ciclo da gestão documental e com espaço tecnológico para criar novas ferramentas, de acordo com a evolução corporativa”, reforça o empresário.

O conceito da empresa resume-se em ir além da tradicional dinâmica da gestão documental. Ela analisa o documento, verifica pendências de informações, identifica período obrigatório para expurgo do físico determinado por lei, condição física do papel, possibilidade de transformá-lo em digital com validade jurídica, criação do arquivo digital com tecnologias de segurança e o correto armazenamento em galpões de última geração. O objetivo da eBox digital é oferecer aos clientes consultoria e orientação das melhores práticas de gestão documental para serem aplicadas em seus processos. Com especialistas do ramo jurídico, logístico, administrativo e de TI, a empresa busca enxergar a origem do documento, necessidade atual de acesso e o quão poderá ser solicitado no futuro. A partir desta análise, a eBox digital elabora uma gestão adequada para a empresa, alinhando necessidades específicas à uma gestão documental eficaz, de acordo com a metodologia de processos utilizada pela instituição. Além disto, a empresa atua com a tecnologia RFID (Radio-Frequency IDentification) uma das mais inovadoras para a localização automática das caixas nos galpões e sistema de segurança reforçado.

O negócio eBox digital prevê faturamento na casa de R$ 1,5 milhões este ano (2016). A meta da empresa é crescer anualmente 100% em faturamento e conquistar escala nacional, priorizando sempre a qualidade nos serviços prestados ao obedecer a premissa de “ser a melhor antes de ser a maior”, conclui Araujo.

Infraestrutura moderna com profissionais experientes

Com mais de 2.500 m² o galpão da eBox digital está localizado na Rodoanel Mário Covas, principal interligação entre as 10 mais importantes rodovias estaduais e federais. Desta forma, quando há urgência na solicitação do documento original, em casos de processos judiciais, por exemplo, o serviço é prestado com agilidade e total sincronia à necessidade do cliente. A experiência de longos anos dos especialistas em gestão documental da marca possibilitou a identificação de gaps existentes no setor. Eles listam os seguintes pontos:

· Dificuldades na integração com sistemas legados;

· Galpões distantes de SP e frágeis em segurança;

· Perda da certificação por parte do cliente, quando este solicita o material e não retorna para a empresa responsável pela gestão de documentos.

A fim de evitar estes contratempos, a eBox digital planejou suas estanterias para receber diversos padrões de caixas existentes no mercado. Isto permite assumir serviços de outras companhias sem grandes burocracias, de forma rápida e com custo reduzido de migração inicial. A infraestrutura e localização da empresa também foi pensada para oferecer uma logística ágil, acessível e dentro dos mais rígidos padrões de segurança.

Para evitar a perda do documento, mesmo quando o dado está sob a responsabilidade do cliente, o software eBox digital possui função interativa de aviso, por e-mail, sinalizando a pendência para os responsáveis pelo processo. “O nosso objetivo é garantir a organização e segurança de toda a remessa documental física, prevenindo possíveis extravios. Queremos ganhar a confiança dos nossos clientes mostrando que realmente estamos acompanhando e monitorando toda a movimentação dos documentos pertinentes à companhia. Assim, eles conseguem dar total atenção ao core business do negócio com a segurança de que o coração da empresa, a informação, é gerenciada por uma organização qualificada e que atua com total controle e as melhores tecnologias do setor” ressalta o executivo.

Sobre a eBox digital: Fundada em 2015 a eBox digital atua com tecnologias inovadoras e sistemas inteligentes que interagem com o cliente. A marca conta com uma equipe integrada que analisa a necessidade da informação, à longo prazo, e a partir desta necessidade elabora uma estratégia de gerenciamento eficaz. Além disto, conta com infraestrutura moderna, tecnologias inovadoras, logística acessível e monitoramento 24h por dia. Oferece serviços de: guarda de documentos, GED – Gestão eletrônica de documentos, Terceirização de processos para documentos, captura móvel, digitalização, guarda de documentos digitais em nuvem, consultoria, FDIC – Processamento de fundos de direito de investimento creditório, organização de arquivos físicos e destruição segura do documento. www.eboxdigital.com.br