Entenda como emitir suas notas fiscais de maneira prática e eficaz
Especialistas da Express CTB explicam para que servem as notas fiscais e como gerá-las.
A emissão de notas fiscais é um
processo fundamental e obrigatório para a maioria das empresas, por isso, ter
ciência do assunto e realizar a emissão de forma correta é tão
importante.
Ainda assim, muitos proprietários e
gestores permanecem na zona de dúvidas e incertezas sobre a emissão de notas
fiscais e operações básicas como a sua utilidade, os tipos existentes, etc.
O que são notas fiscais?
De forma bem resumida, as notas
fiscais são os documentos responsáveis pela comprovação tributária de
movimentações comerciais.
Ou seja, sempre que há a venda ou
compra de um produto/serviço, há a obrigatoriedade de emissão de comprovante do
produto vendido ou serviço prestado para fins de fiscalização.
Importância e necessidade da emissão de
notas fiscais
Como dito anteriormente, é um documento
de comprovação utilizado para fins legais e isso explica a sua
obrigatoriedade.
Logo, é extremamente importante para a
contabilidade de uma empresa e o recolhimento de impostos.
“Além disso, as notas ficais também são
utilizadas para dados de faturamento, lucro, estoque, e demais aspectos
fundamentais para o funcionamento adequado de uma organização”, explica João
Esposito, economista e CEO da Express CTB – accountech
de contabilidade.
Entretanto, não é um documento
obrigatório para todos os tipos de empreendedores.
Quando há exceção?
Os integrantes do MEI (Microempreendedor
Individual), só precisam emitir notas fiscais de forma obrigatória quando é feita a
comercialização com pessoas jurídicas.
Entretanto, alguns microempreendedores,
ainda assim, optam pela emissão de todas as movimentações comerciais, ainda que
sejam referentes a pessoas físicas, para um melhor controle contábil.
Essa é a única exceção existente, e
qualquer empreendedor que descumprir seus deveres tributários sofrerão as
devidas punições legais.
Quais as consequências da não emissão
das notas fiscais?
Por ser um comprovante tributário
obrigatório, a não emissão de notas fiscais é configurada como crime.
Em casos mais graves, os responsáveis
respondem pelo crime de sonegação fiscal, como previsto na Lei 4.729/1965, que
diz: “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que
deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno,
com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos,
taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.
Logo, não pode haver alteração de
valor ou omissão de movimentação, caso contrário, os impostos recolhidos
não serão condizentes com as movimentações realizadas, beneficiando o
empreendedor de forma ilegal.
Esse ato pode acarretar de seis meses a
dois anos de detenção + multa.
Além disso, também há o crime conhecido
como caixa 2, que pode acarretar até oito anos de detenção e diz respeito a
outro caixa da empresa sem registro fiscal.
Assim, o dinheiro não é declarado e não
há recolhimento de impostos, o que configura o crime.
“Vale salientar a importância de
agir legalmente para a continuidade do seu negócio. Não coloque em risco o seu
sucesso em prol de benefícios indevidos. Opte sempre por agir na lei e da forma
mais correta possível”, diz Lisiane Queiroga, Coordenadora do Departamento
Fiscal da Express CTB.
Quais os tipos de notas
fiscais existentes?
Como as notas fiscais servem para
registrar a comercialização de diferentes produtos e serviços, há também a
necessidade de diferenciar esses registros de acordo com as especificações de
cada um.
Para isso, existem três tipos
principais:
- Nota Fiscal (NF): Este
é o modelo mais usual e conhecido, pois representa a maior parte das
comercializações realizadas. É utilizado para o registro de compra e venda
de produtos e outras operações como remessa, importação e exportação, etc.
- Nota Fiscal de Serviços (NFS): diferente
do modelo anterior, este é utilizado para o registro de prestação de
serviços.
- Nota Fiscal do Consumidor
(NFC): este
modelo substitui o cupom fiscal e é muito utilizado pelo varejo.
Além disso, também existem dois tipos
distintos de emissão:
- Impressa: é
a emissão tradicional feita a partir do papel, tendo todas as informações
preenchidas de forma manual.
- Eletrônica: substitui
as notas fiscais tradicionais de forma digital com a mesma validade
jurídica a partir de um software específico. Assim, as informações são
validadas, preenchidas e armazenadas de forma eletrônica.
Esse tipo é preferível tanto por parte
dos empreendedores pela facilidade, como pela receita em prol do menor índice
de sonegação.
Entretanto, é fundamental se ater à
legislação do seu município, pois alguns ainda não aceitam esse modelo de nota
fiscal e exigem a emissão tradicional.
Para a emissão tradicional, basta obter
um talão de nota fiscal e preencher de forma manual. Mas, essa prática já é
proibida para as empresas enquadradas no Simples Nacional, desde outubro de
2018, em alguns municípios. Por isso deve-se verificar a legislação pertinente
a cada local em que o estabelecimento se encontra.
É importante se adaptar ao modelo
eletrônico e entender o passo a passo para conseguir emitir notas fiscais dessa
forma, pois a ideia do Fisco é não mais existir a emissão de notas
manuais.
Passo a passo para a essa emissão de
forma prática e eficaz.
#01. Obter certificação digital
Para que a nota fiscal seja validada,
assegurada e autenticada digitalmente, é necessário que haja uma assinatura
virtual credenciada pela ICP (infraestrutura de chaves públicas
brasileiras).
Após a compra do certificado, há a
necessidade de validar as informações e essa validação é feita a partir de uma
autoridade de registro.
Após validação, será possível realizar o
cadastro da certificação e a sua assinatura virtual estará pronta para
uso.
#02. Obter autorização de emissão
Com a certificação digital em mãos, é
hora de adquirir a autorização necessária para a emissão das notas fiscais de
forma eletrônica.
Para isso, é necessário se ater ao tipo
de nota fiscal que deseja emitir, tendo especificações para as duas
principais:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): contatar
a Secretaria Estadual da Fazenda da localidade da sua empresa.
- Nota Fiscal de Serviço
Eletrônica (NFS-e): contatar a Secretaria
Municipal de Finanças ou de Fazenda da localidade da sua empresa.
#03. Obter um software
Agora que você já possui a autorização,
é hora de viabilizar a emissão a partir de um software, seja ele:
- Gratuito: são
softwares públicos oferecidos pelo governo de forma gratuita, entretanto
costumam apresentar algumas limitações.
- Pago: a
empresa paga por um software particular de emissão de notas capaz de
ofertar diversas possibilidades não existentes nos gratuitos.
É importante se ater ao que é mais
viável e benéfico para o seu negócio, colocando na balança o custo benefício em
adquirir um software pago, a necessidade e a possibilidade.
Tendo, em vista os passos acima como
padrões, ainda há etapas que os precedem caso você seja:
- MEI: Antes
de tudo, é necessário realizar um credenciamento junto à Secretaria de
Fazenda da sua localidade. Assim, seu CNPJ será cadastrado como emissor e
você poderá seguir normalmente os passos acima.
- Pessoa Física: É
necessário fazer um cadastro na prefeitura da sua cidade para a emissão de
nota fiscal de autônomo.
Todos esses processos envolvem uma
burocracia significativa e um conhecimento ainda mais profundo acerca do tema.
Por isso, é fundamental contar com o serviço de contadores experientes no ramo,
capazes de resolver essas e outras questões de forma responsável e
assertiva.
Sobre a Express CTB
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