6 Dicas para fazer um plano de ação

Um plano de ação é a melhor maneira de organizar as atividades e atingir as metas e objetivos. 

Seja trabalhando em home office ou dentro da empresa, é normal as pessoas terem muitas tarefas e se perderem em meio às suas obrigações.

Isso dificulta segmentar essas atividades, de acordo com seu nível de urgência e conseguir cumprir todos os prazos. É muito ruim quando chegamos para trabalhar e não temos um planejamento ou cronograma para nossas ações.

Entretanto, para alcançar bons resultados e crescer na carreira profissional, é fundamental estabelecer um plano de ação. Aliás, ele também é necessário quando se trata de nossa vida pessoal.

Independentemente de quais sejam os seus objetivos, é necessário planejar um passo a passo, organizar suas tarefas e ser disciplinado para cumpri-las.

O plano de ação ajuda a separar todas as etapas e oferece um estudo detalhado do que precisa ser feito para chegar ao objetivo.

Se você quer organizar melhor a sua rotina e deixar de lado os problemas provenientes do excesso de tarefas, leia este artigo.

Vamos explicar o conceito de plano de ação e dar algumas dicas para você montá-lo, de acordo com seu dia a dia.

Entendendo o conceito de plano de ação

Chamamos de plano de ação, plano de atividades o plano de trabalho uma organização simples, porém eficiente, que nos ajuda a planejar e a acompanhar as atividades do dia a dia.

Por meio dele, você evita que alguma tarefa seja deixada para trás, independentemente de qual seja, como reuniões ou pequenos projetos.

Uma pessoa que trabalha com açaí para revenda, por exemplo, pode utilizar esse plano para organizar sua rotina de trabalho, atingir os resultados que deseja ou resolver problemas.

Muitas pessoas criam esse documento em formato de planilha, que pode ser eletrônica ou de papel, incluindo informações, tais como:

• Objetivos;

• Ações;

• Prazos;

• Datas de entrega.

O plano de ações pode ser criado de acordo com a rotina, portanto, ele pode ter poucos ou muitos campos de monitoramento.

Dentre os principais itens que podemos incluir está o objetivo geral que você pretende alcançar, uma lista de ações e atividades que serão executadas, início e fim de cada atividade, orçamento e responsáveis pelas tarefas.

Também podemos incluir os objetivos dessas ações, as atividades que serão executadas, os riscos previstos e os planos de contingência.

Esse plano deve abranger todas as informações relacionadas aos objetivos que você busca, incluindo tudo o que precisa ser feito para alcançá-lo. 

Para isso, você pode incluir os recursos físicos, humanos e monetários imprescindíveis no processo.

O plano também é importante para que você possa tomar suas decisões antes de colocar em prática qualquer tarefa. 

Por conta disso, seja no computador ou em um bloco de anotações atacado, as informações te ajudam a elevar a taxa de acerto.

Outra vantagem é que você consegue corrigir os problemas com antecedência, consequentemente, há a probabilidade de alcançar soluções em curto prazo.

Essa metodologia pode ser utilizada por profissionais que desejam atingir alguma meta em suas carreiras ou por organizações que buscam soluções mais complexas.

O profissional segue uma sequência clara de suas obrigações, o que facilita a concretização de seus objetivos, de maneira rápida e prática.

O plano de ação reflete as condições internas e externas do indivíduo e ajuda a montar estratégias adequadas, seguindo um período determinado.

Por que o plano de ação é importante?

O planejamento é importante para que você saiba exatamente o que precisa fazer, mesmo que tenha muitas tarefas para colocar em prática.

Esse cronograma é uma ferramenta simples, porém, muito objetiva, e por isso está presente no dia a dia de muitos profissionais de gestão, como gestão de projetos, orçamentária, elaboração de planejamento estratégico, dentre outros.

Tanto para um fabricante de expositor de acrílico quanto para qualquer profissional que deseja crescer de maneira sustentável e acelerada, o plano de ação é a melhor saída.

Ele também te ajuda a controlar as finanças e traz mais praticidade e organização para suas tomadas de decisão.

Apesar de ser uma metodologia simples, ela ajuda a controlar as tarefas, o que leva a uma maior economia de tempo e recursos. Você não terá mais dúvidas em relação à execução dos planos, o que aumenta consideravelmente sua produtividade.

O dia a dia se torna mais claro e objetivo, pois você saberá o que fazer, quando fazer e como fazer. 

Para as empresas, esse planejamento também ajuda a estabelecer uma cultura organizacional, algo fundamental para desenvolver o diferencial estratégico.

Uma empresa de barraca para evento, por exemplo, pode colocar em prática os seus objetivos e metas, o que facilita o seu crescimento.

Entretanto, para ter acesso a todas essas vantagens, é essencial saber como elaborar o seu plano de ação. Continue a leitura.

Como montar um bom plano de ação

Para elaborar um bom plano de ação, é necessário seguir algumas estratégias imprescindíveis em sua criação.

1.    Saber quais são os seus objetivos

Em primeiro lugar, você precisa saber quais são os seus objetivos, e eles devem ser claros e tangíveis. 

Para determiná-los, você pode elaborar um planejamento estratégico, incluindo todos os elementos que vão guiar suas ações.

No caso de uma empresa de transporte de cargas, por exemplo, é necessário determinar sua missão, que corresponde ao propósito de criação da empresa.

Outro ponto importante é a visão, ou seja, um objetivo que a companhia pretende alcançar; por fim, temos os valores que guiam o comportamento que a corporação quer adotar.

2.    Listar as tarefas

Crie um checklist de tudo aquilo que você deseja executar dentro do seu planejamento. 

Para isso, você pode organizar reuniões com a equipe para discutir as atividades, além de criar uma lista de cada uma delas e os nomes dos responsáveis.

Não se esqueça de encontrar um ponto de equilíbrio nas funções, evitando sobrecarregar alguns colaboradores e deixar outros com muito tempo livre. 

Em linhas gerais, eles precisam ter um papel claro, de acordo com suas capacidades.

3.    Delegar as tarefas

O gestor de uma empresa de serviços de certificação precisa estudar todas as tarefas e classificá-las de acordo com o seu nível de complexidade. É assim que ele vai delegá-las sem sobrecarregar os membros de sua equipe.

Para que esse trabalho seja mais simples, o ideal é desmembrar cada uma delas, dividindo-as entre simples e complexas.

Dessa forma, aquelas que precisam ser entregues em menos tempo podem ser monitoradas, e isso também ajuda o colaborador a ter mais clareza sobre o seu papel.

4.    Prever situações de risco

Nós sabemos que nem tudo acontece conforme o planejado, uma vez que existem fatores que podem impactar o negócio, como crises econômicas, acidentes de trabalhos e outras situações do tipo.

Para evitá-las ou lidar melhor com elas, o gestor de uma empresa de andaime aluguel deve prever o máximo de situações de risco e elaborar maneiras de solucioná-las.

Se por um acaso a organização se deparar com esse tipo de acontecimento, já terá em mãos um planejamento para lidar com ele e atuar de maneira mais ativa.

5.    Ter metas mensuráveis

Podemos dizer que as metas são os caminhos que você vai percorrer para chegar aos seus objetivos. 

Por conta disso, é fundamental que elas preencham alguns requisitos que orientem o seu plano de ação.

Uma das metodologias mais indicadas nesse processo é o SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound).

Em português então temos “Específica”, que é uma meta direta e não gera interpretações ambíguas. “Mensurável”, que são as que podem ser medidas para saber se foram alcançadas. E “Alcançável”, que não é fácil ou difícil e mantém a motivação.

Por fim, também temos a “Relevante”, que exige organização para que seja alcançada, e a “Temporal”, que requer um prazo para ser concluída.

6.    Estabelecer prazos

Uma empresa de aluguel de aparelhos de estética também deve estabelecer prazos para suas metas e tarefas. 

Esse passo é fundamental para que os colaboradores consigam cumprir o plano de ação.

Cada atividade precisa de um tempo para ser realizada, e os prazos devem ser compatíveis com o ciclo produtivo, sim deixar um colaborador no estágio posterior ocioso.

Conclusão

Portanto, toda a companhia precisa de um plano de ação para sua equipe, assim como os profissionais podem criá-lo para a sua rotina de trabalho.

Existem vários processos que abrangem essa metodologia, como vimos ao longo deste artigo, e todos eles são essenciais para alcançar os objetivos propostos.

Por meio de um plano de ação, sua rotina ou a rotina de uma corporação será muito mais valorizada, produtiva e objetiva.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.