Ciclo PDCA: Como essa ferramenta pode aprimorar seu processo de trabalho

 

A eficiência dos ciclos de trabalho é uma preocupação legítima das empresas, uma vez que define a produtividade e qualidade dos produtos. Assim, o ciclo PDCA é uma solução que busca facilitar a gestão das cadeias de fabricação. 

Formando uma sigla que indica quatro processos, a metodologia é definida por seu título: Plan (planeje), Do (execute), Check (avalie ou revise) e Act (implemente). A tradução livre nos parênteses busca esclarecer o entendimento da prática. 

Uma das principais teorias estudadas acerca do planejamento estratégico, este recurso recebe status de favorito por sua simples assimilação e encaixe em qualquer empreendimento, seja ele próprio da indústria, comércio ou serviços. 

Apresentado em infográficos sob a forma de um círculo, a metodologia PDCA é o ponto de partida para a projeção dos processos de trabalho em um ano comercial, viabilizando a divisão de estágios em trimestres ou semestres, de acordo com o melhor para o negócio. 

Tal importância é motivada por sua inclinação para o diagnóstico de problemas, qualificação de desempenho e a implementação detalhada de soluções, fornecendo um esboço prático do que deve ser feito e quanto tempo levará para ser finalizado. 

Para compreender como o ciclo PDCA pode oferecer uma visão macro para seus processos de trabalho, é necessário esmiuçar cada aspecto desta estratégia. 

Anatomia do ciclo PDCA

O ciclo PDCA é a metodologia aplicada para a definição do calendário anual de uma companhia. A partir de então, decisões como novas contratações, metas periódicas, delegações de tarefas e uso de equipamentos podem ser tomadas. 

Tudo isso atua como um preparatório para a jornada de trabalho, um organizador dos ambientes corporativos. Uma transportadora de cargas pode avaliar melhor seu desempenho pelo planejamento prévio de suas atividades. 

O ciclo PDCA se inicia com o planejamento, e as principais funções associadas a esta fase da técnica consistem em:

• Diagnóstico 360° do negócio; 

• Avaliação de todos os elementos da cadeia produtiva; 

• Estabelecimento de critérios de desempenho; 

• Localização de falhas, tensões e gargalos; 

• Desenvolvimento de um novo plano de ação; 

• Implementação de métricas de monitoramento. 

Além do desenho das condições iniciais, como os recursos disponíveis, fatores ambientais internos e a extensão do cronograma, o planejamento no ciclo PDCA pode e deve ser quebrado em metas, pavimentadas pela gestão de projetos e de riscos. 

Plan: planejamento de projeto

Cada conjunto de funções unidas por um objetivo pode ser definido como um projeto. Uma empresa de locação de aparelhos esteticos, em um exemplo, pode ter suas funções diárias norteadas pelos seguintes projetos: 

• Aprimoramento de cadeias logísticas; 

• Implementação de soluções para atendimento ao cliente; 

• Treinamento de colaboradores; 

• Expansão do raio de alcance da marca. 

O planejamento de projetos define orçamentos para cada unidade, os cronogramas, métricas de desempenho, equipamentos e profissionais especializados. É importante que cada projeto seja definido em detalhes. 

Um dos aspectos do planejamento de projeto é a adequação dos ciclos de trabalho ao cronograma total. A maior parte dos processos de trabalho se iniciam com a segmentação de etapas e sua posterior fragmentação de grandes pedaços para parcelas menores. 

Assim, se o cronograma do projeto apresentar extensão total de 9 meses, os ciclos de trabalho podem ser definidos trimestralmente, com reuniões, análises de métricas e modificações. Note que o planejamento define a prática de outros pontos do PDCA. 

Plan: planejamento de risco

Outra face importante da fase de planejamento, os planos de risco consistem na projeção de possíveis ameaças e oportunidades no decorrer do projeto e o protocolo de reação, caso estes problemas aconteçam. 

A análise de risco envolve probabilidade e impacto, a probabilidade é a porcentagem calculada de risco para cada ameaça identificada, própria de um cenário de incerteza. O impacto é o dano estimado na concretização da ameaça. 

Criar um planejamento de risco é fundamental para o sucesso desta fase do ciclo PDCA, facilitando a execução de todas as demais atividades e, assim, otimizando a implementação de todo o ciclo de trabalho para fornecedores de açaí em atacado. 

A segunda fase do ciclo PDCA diz respeito à execução do plano estipulado. Em termos simples, significa pôr em prática as coisas estipuladas em papel e testá-las na realidade palpável da empresa.

Do: treinamento de colaboradores

O ciclo PDCA toca na gestão de pessoas a partir do desenvolvimento das capacidades do corpo de funcionários, estabelecendo treinamentos direcionados à operação de novas tecnologias e a assimilação de novos ciclos de trabalho. 

O treinamento de colaboradores pode ser direcionado a toda a empresa ou apenas a novas contratações, sendo o primeiro indicado em casos de reconstrução da cultura organizacional do negócio. Seu objetivo é calibrar o ambiente ao novo projeto. 

Do: execução do plano

A execução do plano é o momento de aplicação do que foi definido, respeitando os limites propostos de orçamento e prazo para a conclusão de cada tarefa. 

É importante que haja pouco grau de improviso nesta fase e todas as ações fora de script sejam comunicadas. 

A fase de execução é importante, pois a partir dela o gestor é capaz de definir a precisão de seu planejamento e a realização das demais fases do ciclo PDCA. Portanto, a palavra de ordem nesta etapa é comunicação, sendo necessário documentar tudo o que é feito. 

Seja em restaurante de alimentos veganos ou uma indústria, a terceira fase do ciclo PDCA é responsável pelo controle, avaliação e revisão do que foi feito na segunda fase, uma abordagem crítica dos resultados alcançados ao final do processo de trabalho. 

Check: verificação de resultados e metas

Usando o exemplo dos processos de trabalho repartidos em trimestres pelo planejamento, a fase de checagem pode ser encaixada em qualquer dos intervalos entre a finalização de cada projeto. A prática facilita intervenções, reduzindo quebras de ciclo e desperdícios. 

Nesta etapa, a checagem acontece a partir da comparação entre os resultados obtidos e as metas estipuladas pelo plano de projeto. 

Com o auxílio das métricas já definidas e executadas, é possível definir pontos de melhoria na execução ou no planejamento. 

Check: calibração de métricas

Quando há um vão muito grande entre a meta estipulada e os resultados alcançados, é sinal de que houve um problema no planejamento que não considerou aspectos da cadeia produtiva instalada. 

Neste caso, vale a calibração de métricas, que é uma prática periódica que busca garantir que os indicadores programados estão avaliando os critérios corretos, sem muitos desvios. Por isso, sua importância durante a execução do plano em bloco de anotações atacado. 

Nestes casos de problemas detectados na checagem, o próximo passo, após a identificação das causas, é agir com base nestas, a quarta e última fase do ciclo PDCA. 

Act: ação corretiva

A ação corretiva é a implementação prática do que foi estipulado na fase de checagem. Trata-se das mudanças na cadeia produtiva que visam aproximar os resultados do futuro ao plano original. 

Uma ação corretiva pode atingir qualquer segmento da implementação do projeto de ar condicionado, seja esta uma alteração no treinamento de profissionais, nos equipamentos usados, nos ciclos de trabalho ou na mitigação de riscos. 

Act: padronização do protocolo

A padronização acontece quando os resultados desejados são obtidos em um grau aceitável de satisfação para o dono do projeto. 

Nestes casos, após o exame do processo, as ações realizadas para resolução de problemas são transformadas em protocolo. 

Improvisos durante a execução do plano, anteriormente citados, podem ser inseridos no plano de um novo ciclo, caso avaliados como cruciais para o andamento da tarefa. Assim, acumula-se conhecimento empírico sobre o que deve ser feito e evitado. 

Propósito do ciclo PDCA

Observando as características de cada processo, é fácil inferir que o foco do ciclo PDCA está na detecção das causas de problemas que prejudicam os ciclos de trabalho das empresas. Por isso, sua importância na melhoria da produtividade. 

A técnica foi lançada pelos maiores nomes da estatística e gestão de recursos, usada para solucionar problemas de desperdício e estratégias ineficazes na indústria. 

Ao invés de focar na solução em si, o modelo destrincha toda a cadeia produtiva em busca de causas. 

Seja na criação de grandes volumes para abastecimento de cidades inteiras, exames de longas malhas logísticas ou a fabricação de baixa escala de barraca para evento, o ciclo PDCA se mostra uma estratégia excelente para os ambientes organizacionais. 

Considerações finais

O ciclo PDCA é uma das mais tradicionais ferramentas de planejamento estratégico, usada para detectar falhas em linhas de produção e calibrar planos de ação e calendários comerciais para as empresas. 

Implementar a técnica, apesar de exigir uma profunda organização e pesquisa das características internas de seu negócio, pode potencializar seus processos de trabalho sem custos adicionais, pelo contrário, reduzindo custos ao corrigir falhas e gargalos. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.