Assembleias em condomínios residenciais: como não cair em armadilhas e evitar que graves problemas aconteçam

Conheça na prática a vivência dentro dos condomínios e entenda, na visão de um advogado condominial, como resguardar a segurança de todos os envolvidos

Imagem: ilustração/divulgação

O primeiro trimestre do ano é uma das épocas mais requisitadas para as famosas (e um tanto temidas) assembleias de condomínios residenciais e comerciais. Muitas vezes conhecidas como reuniões de grandes conflitos, elas são geralmente esperadas pelos condôminos que buscam cobrar e analisar de perto as despesas custeadas pela taxa mensal do condomínio do ano anterior e/ou para a votação do(a) novo(a) síndico(a) de sua preferência.

A verdade é que essas reuniões, sejam elas presenciais ou virtuais, são palcos de muitas dúvidas, por vezes de desentendimentos, e com vários pontos de vistas divergentes que, se não bem geridos, podem resultar em graves problemas para o condomínio.

Os editais de convocação alertam para a chamada da data da assembleia, seja ela ordinária ou extraordinária. Mas, então, qual a diferença entre elas? E, afinal, morador inadimplente pode ou não participar? Como deve ser feita a procuração de morador ausente, em caso de votação? Quais são os caminhos que podem levar à destituição de um síndico? Em caso de brigas e agressões, o que deve ser feito? São inúmeras dúvidas que apenas especialistas da área podem auxiliar para se chegar em uma resposta correta, baseada na lei, para não haver sérios problemas e consequências para todos os envolvidos.

Nesta matéria, elencamos os principais fatores, através de entrevistas com especialistas, que esclarecem de vez as situações corriqueiras durante a preparação, execução e finalização de assembleias de condomínios.

Advogado(a) especializado(a) em Direito Condominial: como resguardar a segurança de todos os envolvidos

Antes de tudo e o mais importante: jamais participe ou aprove uma assembleia de condomínio sem a presença de um(a) advogado(a) especializado(a) em Direito Condominial. Esse profissional é peça-chave, de fundamental importância nas assembleias, bem como no cotidiano condominial. É ele quem vai direcionar, encaminhar, exigir, dissolver, dirimir qualquer situação dentro ou fora da lei. O advogado atuante consegue auxiliar, por exemplo, na apresentação da auditoria realizada, ajudar na condução das assembleias gerais, evitando brigas e desentendimentos desnecessários entre os proprietários presentes, esclarecendo dúvidas sobre os prestadores de serviços e funcionários, remediando e prevenindo passíveis tributários e trabalhistas. A função do(a) advogado(a) condominial é principalmente a prevenção. Por isso, a ausência desse profissional já coloca em risco toda e qualquer situação, tanto para os próprios síndicos, como para os moradores.

Nesse sentido, a nossa entrevistada, Dra. Alessandra Bravo, advogada especialista em Gestão e Direito Condominial esclarece pontos de grande importância sobre as assembleias em condomínios residenciais e comerciais:

Dra. Alessandra Bravo - advogada especialista em Gestão e Direito Condominial

1- As assembleias Condominiais são normalmente de dois tipos dentro de um Condomínio?

Normalmente são duas assembleias. Primeiro, temos a Assembleia Ordinária, realizada normalmente no primeiro trimestre ou semestre de cada ano, conforme previsto na Convenção de cada condomínio, e à qual é obrigatória, contendo previsão expressa no Código Civil (artigo 1.350), a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas do exercício anterior e, eventualmente (normalmente a cada 02 anos), eleger o(a) novo(a) síndico(a) e/ou Conselho do condomínio, bem como também alterar o regimento interno.

Durante o ano, temos as Assembleias Extraordinárias, que podem ser realizadas quantas forem necessárias no decorrer do ano letivo, para assuntos diversos, bem como emergenciais.

Algumas dessas Assembleias Extraordinárias, dependendo do assunto, precisam de quórum específico, de acordo com o Código Civil e/ou Convenção de cada Condomínio. Exemplos: alteração da Convenção do Condomínio (3/4), Obras (depende o tipo de obra, é o quórum necessário), quando precisam de aprovação de taxa extraordinária (valor além da taxa condominial mensalmente paga).

2 - As Assembleias Ordinárias e Extraordinárias, podem ser realizadas presencialmente, virtualmente ou de forma híbrida (presencial e virtual)?

A pandemia causada pelo Covid-19 trouxe para o cotidiano dos condomínios as modalidades virtual e híbrida, que hoje são a realidade de muitos condomínios e, provavelmente, em alguns não existirá mais a forma presencial. Afinal, na modalidade virtual, a pessoa pode participar de onde ela estiver, o que provou neste período conturbado que estamos vivendo uma maior adesão e aceitação por parte dos condôminos, tendo em vista que ela pode ser feita até de um celular.

Em qualquer modalidade de assembleia, somente através de procuração, outra pessoa pode representar outro proprietário. O tipo de procuração que deve ser apresentada para participar na assembleia deve vir especificada no Edital de Convocação enviado dentro do prazo legal, e a procuração deve preencher os requisitos conforme descrito na Convenção do Condomínio, bem como a forma de entrega e prazo.

Lembrando que a ata quando é registrada, deve constar todas as procurações apresentadas, juntamente com o Edital de convocação, listagem de presença e de inadimplentes.

Em caso de morador inadimplente que queira participar da assembleia, está previsto no Código Civil, no artigo 1.335, que são direitos do condômino: III - votar nas deliberações da assembleia e delas participar, estando quite.

Sendo assim, em caso de inadimplência, o morador não pode participar e nem votar. E, caso apareça no local no dia determinado, deve ser convidado a se retirar, de forma cortês. Nas assembleias virtuais, isso já não ocorre, pois o próprio sistema bloqueia a participação do inadimplente, evitando assim qualquer desgaste desnecessário.

3 - Nas eleições de síndico(a), seja ele profissional ou não: atentar quanto às certidões negativas de processos cíveis, criminais, trabalhista e protesto dos candidatos?

Sim. Afinal, esse é um cargo de confiança e que irá cuidar da vida financeira e patrimônio de todos os moradores, por isso deve ser gerido por uma pessoa de conduta ilibada. Acrescento ainda, que no caso de síndico profissional, ter um seguro de responsabilidade civil é algo extremamente importante, e passa credibilidade no serviço a ser prestado. Entendo também, que o conselho deve ser formado por pessoas que realmente queiram ajudar, tenham uma conduta prestativa e sem interesses pessoais.

4 - A contratação de prestadores de serviços do condomínio é uma função inerente do(a) síndico(a), a qual não precisa de assembleia, salvo previsão expressa na Convenção do Condomínio?

Recomendo sempre, antes da contratação, apresentar ao menos três orçamentos para o conselho aprovar, e assinar, juntamente com um dos membros o contrato. A função do advogado do condomínio é verificar a parte legal e viabilidade da empresa, evitando passivos futuros para o condomínio. Caso a contratação de um prestador de serviço seja realizada por empresas que venham trazer prejuízos para o condomínio, o(a) síndico(a) responde civil e criminalmente pela contratação, desde que não comprove que tomou todas as precauções necessárias.

5 - A prestação de contas é feita anualmente nos boletos expedidos e entregues mensalmente pela administradora para pagamento mensal das taxas ordinárias?

A assembleia é o local de dúvidas específicas (caso haja) e aprovação ou não da prestação mensal supramencionada realizada, através dos boletos enviados mensalmente. Pode ser enviada também por um compilado através do site da administradora, e-mail ou impressa dos gastos mensais e anual, com gráficos de despesas, onde se consegue verificar em qual área a despesa está se concentrando. Além disso, aconselha-se apresentar as notas fiscais e comprovantes de pagamento por intermédio de site ou compartilhamento de documentos com os condôminos, seja pelo site da administradora, e-mail, aplicativo do condomínio ou compartilhamento, dessa forma, dando transparência na gestão financeira do condomínio, evitando insinuações desnecessárias por parte de alguns moradores.

6 – Caso o síndico(a) profissional ou não, não preste contas anualmente, pode ser destituído do cargo, mediante convocação de uma Assembleia Extraordinária específica por ¼ de condôminos?

Tanto o síndico(a) profissional ou não, caso ele não preste contas anualmente, não administrar convenientemente o condomínio e praticar irregularidades, pode ser destituído do cargo, conforme previsão no Código Civil (artigo 1.349), mediante convocação de uma Assembleia Extraordinária específica por ¼ de condôminos.

Necessário na assembleia de destituição ser conduzida demonstrando claramente os problemas, seja por testemunha e/ou documental, pois devem constar em Ata os motivos da solicitação da destituição, sob pena de nulidade da mesma. Lembrando que o(a) atual síndico(a) deve ser convidado para participação na assembleia de destituição, prestando os esclarecimentos necessários, respeitando assim, o princípio constitucional do contraditório e a ampla defesa.

Deve-se eleger novo(a) síndico(a) na própria assembleia de destituição, ou no caso de ter subsíndico(a), o mesmo assume a vacância e o condomínio, com um prazo maior, convoca nova assembleia para eleição.

Em caso de ter uma assembleia de destituição, sem ¼ de assinaturas de proprietários ou procuradores, sem convocação do(a) atual síndico(a), não ter o contraditório e ampla defesa, a assembleia ser conduzida sem nenhuma evidência para destituição, pode ser anulada no judiciário, bem como o registro da mesma, caso ela ocorra.

Em caso de comprovação ou indício de fraude/corrupção por parte da administração do condomínio (síndico, conselho, administradora, prestador de serviço), após a destituição do(a) síndico(a) deve ser aprovado na próxima assembleia a contratação de auditoria do período de prestação de serviço não aprovado e, posteriormente, levado ao judiciário para a possível cobrança do(s) responsável(is), caso fique demonstrado o desvio ou obscuro na prestação de contas.

E, em caso de ter sido aprovada a prestação de contas, a qual provavelmente houve a fraude/corrupção, necessário após a auditoria, entrar com ação judicial para anulação da aprovação, que tem o prazo de quatro anos - artigo 206, § 4º do Código Civil - demonstrando totalmente a plausividade do pedido.

7 - Caso aconteça algum crime (agressões físicas, difamação, calúnia) durante a assembleia, deve ser chamado 190 e/ou o(a) presidente juntamente com algumas testemunhas, lavrar um Boletim de Ocorrência relatando os fatos?

A assembleia deve constar um resumo dos principais fatos ocorridos durante a realização da mesma, conforme a própria lei determina. Em caso de impossibilidade na continuidade da mesma, o(a) presidente eleito da assembleia deve encerrar a sessão, e a ata deve constar os assuntos que foram debatidos e votados, e os que não conseguiram, deve constar o motivo pelo qual a assembleia não prosseguiu e que os assuntos que ficaram de ser deliberados, restaram prejudicados, podendo ser apreciados em assembleia futura. E caso aconteça algum crime, deve ser chamado 190 e/ou o(a) presidente juntamente com algumas testemunhas, lavrar um Boletim de Ocorrência relatando os fatos.

Na prática: a vivência de síndicos em assembleias de condomínios

Foto divulgação

O papel do síndico, seja ele orgânico ou profissional, com o respaldo de um jurídico especializado, é fundamental para a boa gestão de um condomínio e, consequentemente, para que uma assembleia transcorra em sua devida ordem. Selecionamos alguns síndicos que oferecem dicas práticas sobre o tema, vivenciadas na atuação do dia a dia:

Tereza Vittori é síndica profissional há oito anos em Jundiaí/SP, tem 51 anos, e atende 19 condomínios e quatro associações, atingindo mais de 2.200 famílias. Ela destaca que algo de extrema importância é o síndico/presidente, seu corpo administrativo e a administradora estarem sempre alinhados sobre todos os assuntos. Essa sinergia permite uma gestão transparente e eficiente, visando o melhor para atender as necessidades do condomínio:

“Nós sempre prestamos todo o apoio e suporte ao síndico/presidente e demais membros da administração para a elaboração das pautas a serem tratadas nas assembleias. Estudamos todos os itens a serem levados para votação e discutimos os assuntos com o síndico/presidente e seu corpo administrativo para verificarmos se todas as informações necessárias já foram obtidas, como, por exemplo: os orçamentos dos serviços e produtos a serem adquiridos, fazemos a equalização das propostas, isto é, a comparação dos itens de cada proposta. Também é importante a análise dos contratos e dos prestadores de serviços, a qual é realizada pelo jurídico, a fim de garantir uma segurança na contratação e evitar possíveis problemas contratuais. No caso de uma eleição, nós elaboramos a prestação de contas de todo o período da gestão atual, analisamos as informações e somente depois de fecharmos todos os detalhes, elaboramos a convocação e a enviamos para todos os moradores/proprietários, conforme as regras contidas na Convenção(condomínio) / Estatuto(Associação).

Normalmente as principais dúvidas apresentadas pelos moradores são referentes às despesas, principalmente quando ocorre alguma variação considerável de valor entre os meses. E nessa hora é importante já ter as informações sobre o que causou aquele aumento, e assim, ser esclarecido durante a assembleia. Essa análise é parte de nosso trabalho na preparação para a assembleia. Além disso, nossa plataforma permite acessar remotamente essas informações e esclarecer as dúvidas que surgirem.

Algumas vezes, durante a assembleia, devido certas divergências e conflitos pessoais, surgem discussões acaloradas que chegam em assuntos que não são pertinentes e, nesses casos, temos que tomar a frente para retomar a ordem e acalmar os ânimos, para evitar situações que fujam do controle. Agimos para manter a tranquilidade durante a assembleia.”

A síndica Amanda Accioli tem 47 anos, é síndica profissional na cidade de São Paulo e atua há 19 anos na área condominial. Ela também comenta algo que infelizmente é muito comum durante as assembleias em condomínios, que são os tumultos, brigas e ofensas:

“Infelizmente, o bate boca, xingamento, muitas vezes são inevitáveis. Ao invés das pessoas participarem de reuniões rotineiras, levar para o conselho as ideias, opiniões, e durante o ano saber o que acontece com o patrimônio, muitas vezes elas apenas leem o edital de convocação no dia e já se inflamam, e a maioria delas não sabe o que realmente aconteceu na administração do condomínio, e já vêm com ‘dez pedras na mão’. É muito complicado. Já presenciei várias vezes tumultos. Por isso, sempre reforço que a função de um jurídico mediador no momento para pontuar o que foi correto ou não, e posteriormente tomar as medidas legais cabíveis, direcionar o condomínio, é essencial. E uma dica importante: a melhor coisa nessas horas é tentar agir com calma, respirar dez vezes. Já tive situações que não aceitei continuar e solicitei o encerramento da assembleia e convocamos uma nova para os ânimos se acalmarem.

Devido à pandemia, hoje em dia, tenho optado pelas assembleias híbridas – presenciais e virtuais. Alguns condôminos ainda preferem encontrar cara a cara no salão de festas, ter o contato pessoal, mas muitos já estão cansados, não querem descer, encontrar, e optamos assim, pela forma virtual. No caso do presencial, temos seguido todos os protocolos de segurança de distanciamento, uso de máscaras, álcool em gel, dentro das medidas de prevenção.”

Rodrigo Baptista tem 43 anos, é síndico profissional de oito condomínios, atendendo a 640 famílias. Em relação às decisões importantes que envolvem uma assembleia, tais como: previsão orçamentária, fundo de reserva, melhorias, obras, questões trabalhistas, dentre outros, ele nos conta que busca abordar antecipadamente com os condôminos todos os assuntos de maneira transparente e objetiva, dando-lhes ciência de detalhes importantes através de documento escrito e minucioso:

“Independente do tema, é importante que o síndico tenha conhecimento ou respaldo de alguém que domine os temas para elaborar os documentos, eliminando todas as eventuais dúvidas já antes mesmo da deliberação.

Em relação à contratação de prestadores de serviços, antes de contratar é necessário, em primeiro lugar, saber se este é capaz de executar a tarefa necessária, se a empresa é idônea, se está regular, e se domina todas as técnicas e possui os certificados exigidos por norma. Em segundo lugar, registrar em um contrato todos os detalhes do serviço, especificando tarefas, mão-de-obra, prazo, valor e responsabilidades.

Para finalizar, ressalto também a importância do papel do advogado especializado em direito condominial não apenas para auxiliar em assembleias, como também nas atividades cotidianas de uma gestão condominial. Esse profissional se tornou essencial. Recomendo sempre que antes de emitir um comunicado, aplicar uma punição, disponibilizar um documento ou imagem, contratar um profissional ou definir uma pauta, o advogado seja consultado e oriente o modo como o tema será conduzido. Atualmente, temos que ficar atentos além de todo o previsto na convenção, regulamento interno e Código Civil, pois temos agora no Código Penal o crime de perseguição (Stalking) e a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Um síndico bem assessorado juridicamente pode utilizar essas regras e leis a seu favor e tornar seu dia a dia mais tranquilo. Ao contrário, em sendo leigo nas questões jurídicas e sem a assessoria especializada, pode cometer equívocos e causar prejuízos ao condomínio e a si próprio.”

INFORMAÇÕES – ABRAVO (Advocacia e Assessoria Especializada)

A ABRAVO (Advocacia e Assessoria Especializada) visa atender a demanda dos clientes em soluções administrativas e judiciais, de serviços especializados e específicos para os mais diversos problemas, tratando-os de forma preventiva, conciliatória e contenciosa, com alto grau de satisfação.

Com mais de 20 anos de experiência na área, Alessandra Bravo (proprietária da ABRAVO) é Advogada especialista em Gestão e Direito Condominial; Pós-graduada em Contratos; Síndica profissional há 12 anos; Especialista em Gestão e Administração Condominial, Compliance Condominial, Engenharia Condominial, Incorporação Imobiliária, Maus Tratos de Animais dentro de Condomínios, Direito Imobiliário, Mediação e Conciliação Condominial, Direito Trabalhista Condominial e Legislação Tributária para Condomínios. É também palestrante e professora do Curso de Compliance para Condomínios pela ABRASCOND.

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