Gestão profissional de documentos reduz custos e amplia competitividade

André Camargo, CEO e fundador da Closecare

 

A pandemia afetou profundamente a vida do brasileiro nos mais diferentes aspectos. Com o mercado de trabalho não foi diferente. Em consequência da disseminação do vírus, o número de afastamentos por motivos de saúde bateu recordes, impactando inclusive no tempo médio que cada trabalhador teve de ficar longe de suas atribuições.

Nesse contexto, o gerenciamento de atestados, que já representava um trabalho considerável para os RHs, tornou-se uma tarefa ainda mais difícil de gerir. E o que é pior, a ineficiência nessa área acabou gerando custos extras em uma época na qual as empresas estão pressionadas como nunca por fatores como inflação, juros e redução de vendas. Por esse motivo, a profissionalização do setor virou uma necessidade urgente para os negócios que buscam se manter competitivos.

Na contramão de toda a transformação digital vivenciada pelas empresas do país, que investem em tecnologias como Big Data, computação em nuvem e internet das coisas, áreas como a de Departamento Pessoal parecem ter sido esquecidas e ainda vivem na Idade da Pedra.

De modo geral, a grande maioria dos negócios do Brasil ainda faz a gestão manual dos seus arquivos: um volume imenso de papéis fica na mão de uma ou mais pessoas que cuidam do administrativo, e cabe a elas processar e conferir cada item.

Na prática, a sobrecarga de trabalho faz com que nem todas as etapas de checagem sejam seguidas à risca. Assim, atestados que não deveriam ser validados, seja por entrega fora do prazo ou mesmo pela emissão via CRMs inexistentes, acabam gerando custos desnecessários, que podem chegar a 13% do total dos afastamentos médicos ao longo de um ano.

Da mesma forma, práticas amadoras no setor colocam a empresa diante de uma série de riscos judiciais. Em primeiro lugar, porque arquivos com dados sensíveis dos funcionários passam pelas mãos de muitos intermediários ou ficam armazenados de forma inadequada dentro das gavetas ou sobre as mesas, o que infringe os princípios estabelecidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Além disso, o processo fica sujeito a falhas, e trabalhadores que deveriam ser encaminhados para o INSS, por exemplo, passam despercebidos, o que pode resultar em mais impostos ou em processos.

Ao se implantar uma gestão profissional e digitalizada de documentos, todo esse fluxo operacional obsoleto baseado em papel vira pó. Em vez de obrigar o funcionário a se deslocar pessoalmente até a sede para entregar o atestado, a empresa pode disponibilizar uma plataforma digital que facilita o envio. Assim, além de receber o dado mais rapidamente e evitar transtornos no fechamento da folha ao final do mês, este modelo possibilita a análise automática de todos os documentos, que podem ser confrontados com a Política de Atestado da companhia através do uso de inteligência artificial.

Os benefícios dessa migração vão muito além da mera redução de custos e do ganho de produtividade. Além de diminuir o absenteísmo e liberar funcionários do Departamento Pessoal para a execução de outras tarefas, com o tempo muda-se toda a cultura do negócio. Ao notar que o empregador está olhando de perto os documentos e apoiando quem realmente precisa de cuidados médicos, o próprio funcionário altera seu comportamento, caem as tentativas de burlar o controle de atestados e o resultado disso é uma empresa muito mais forte.

A gestão de atestados já representava um gargalo importante para o segmento corporativo. Com a crise sanitária, porém, o problema ganhou evidência, e muitos empresários sentiram na pele os efeitos do excesso de afastamentos. Não bastasse isso, temos agora todas as mudanças trazidas pelo eSocial, por meio do qual o Governo Federal exige que as empresas prestem rotineiramente uma série de informações relacionadas à saúde do trabalhador sob a pena de multa.

Como resultado, a procura por serviços de gestão de documentos vem aumentando, o que levou a Closecare crescer a uma média mensal de 10% desde março de 2020. Tenho certeza de que essa é uma tendência que veio para ficar, e cada vez mais as empresas vão ter de voltar seus olhos para essa questão se quiserem se manter competitivas no mercado.