7 razões para implementar a automação de processos na sua empresa

Melhora na eficiência, agilidade de processos, integração e redução de custos estão entre os benefícios conquistados por companhias que adotam um sistema de automação inteligente de contas a pagar

A automação tem conquistado cada vez mais relevância no universo corporativo. Os processos manuais e demorados, que eram sujeitos a falha humana, hoje estão sendo automatizados a fim de agilizar a produção e diminuir as despesas das organizações.

De acordo com o Gartner, este setor está se firmando como uma das grandes tendências do mercado de tecnologia: a previsão é que as demandas aumentem exponencialmente até 2026, crescendo cerca de 30%. Somente em 2022, a estimativa é que o mercado movimente cerca de US$ 532 bilhões (cerca de R$ 2,7 trilhões na conversão para o real).

No entanto, uma fatia das organizações ainda tem receio quando o assunto é a implementação da automação de processos, principalmente por conta da desinformação.

Uma das principais necessidades das empresas que buscam automatizar os processos de contas a pagar, por exemplo, é eliminar falhas e acabar com cortes de serviços por falta de pagamento. “Observamos que grandes companhias ainda estão com o departamento de contas a pagar no modelo dos anos 90, com muito trabalho manual, grande volume de papéis e pessoas no processo”, aponta Felipe Ribeiro, Coordenador de Projetos da Guiando.

Pensando em otimizar o tempo investido neste trabalho e eliminar as dúvidas remanescentes, Ribeiro lista sete bons motivos para implementação da automação de processos. Confira:

1. Melhor eficiência

Com a adoção da tecnologia nos processos antes manuais, ganha-se um aumento expressivo na performance para a execução de tarefas, além da padronização da operação e da qualidade do trabalho prestado.

2. Integração entre tarefas

Adotar uma solução que engloba todos os níveis de processos evita falhas de comunicação. Com dashboards personalizáveis que analisam o trabalho de ponta-a-ponta, a alta gestão também consegue identificar e corrigir gargalos específicos, sem afetar toda a operação em uma reação em cadeia.

 

3. Agilidade nas rotinas do Contas a Pagar

Agilidade é o conceito que vem norteando as estratégias da maior parte das empresas. No caso da gestão automatizada do Contas a Pagar, esta também é uma consequência da integração descrita anteriormente.

 

Uma vez que se tem um robô para buscar faturas nos sites das prestadoras de serviço, fazer a leitura e a integração no ERP, por exemplo, a economia de tempo é enorme. Ou seja, com todos os recursos para realizar as atividades necessárias, as rotinas ganham agilidade.

 

4. Maior organização

Um software especializado é capaz de fazer de forma automática o gerenciamento de todos os documentos eletrônicos, buscas em todos os sites, leitura de faturas e ainda enviar para o próprio sistema os documentos capturados durante o processo. Tudo isso de maneira simples, tornando a gestão mais organizada.

5. Redução de erros

Com a automação, os processos realizados digitalmente eliminam riscos por falha humana, como esquecimento de pagar determinada fatura ou leitura errada de código de barras, por exemplo. Estes erros podem levar a corte de serviços, multas, juros e até mesmo paralização das operações. Uma vez que o sistema irá realizar de maneira metodológica o que lhe for incumbido, estes problemas se reduzem drasticamente.

6. Ganho de mobilidade

Como se trata de uma base de dados na nuvem, o cliente ganha a oportunidade de acompanhar os processos de qualquer lugar. Não é necessário levar arquivos e pilhas de papéis, contas e documentos para reuniões ou para a casa (em tempos de home office, como o que vivemos), basta acessar o sistema pelo tablet ou notebook para acessar as informações desejadas.

7. Redução de custos

Em decorrência de todos os pontos listados acima, as companhias ganham em otimização do tempo e redução de custos.

Afinal, o valor/hora dos colaboradores passa a ser melhor aproveitado agregando novas funções com o tempo anteriormente gasto na realização de processos manuais e morosos.