Como organizar melhor o seu tempo

 

Com o aumento das responsabilidades, certamente, se organizar para ter tempo o suficiente disponível para cumprir com todas as obrigações é um grande desafio, tanto no contexto pessoal quanto profissional.

Absolutamente tudo é regido por prazos, e o cumprimento com os mesmos, na rotina de trabalho de uma assistência técnica notebook, ter o controle efetivo de prazos, além de impactar as entregas, também dá direcionamento sobre planos de ação requeridos.

Para as famílias, a organização do tempo impacta em questões como o fluxo de pagamentos das contas, estar em dia com as consultas das crianças e mesmo conseguir atender a todas as exigências que surgem sem preparo prévio.

Durante a infância, temos a liberdade de não assumir compromissos e desconsiderar as responsabilidades. Por isso, é comum ver crianças passando alertas aos pais em horários impossíveis de atender às necessidades.

Seguindo essa linha de pensamento, um pai pode relatar o acontecimento cômico feito por seus filhos sobre uma festa do colégio: em um horário avançado da noite, ele foi informado pela criança que seria preciso providenciar fantasia de índio feminina para o dia seguinte.

Essa ausência de responsabilidade quanto aos prazos pode até ser divertida na infância, mas quando isso ocorre na vida adulta, a falta de organização do tempo vem acompanhada de consequências, que podem tomar proporções graves.

Gestão do tempo no cotidiano

Para colocar de forma prática de que maneira a organização de tempo se reflete em âmbito profissional, imagine uma empresa de pet shop, que registrou, nos últimos meses, um crescimento na procura pelo serviço de banho e tosa delivery.

Esse fator foi motivado principalmente pelo aumento na preferência de contar com animais na família, mas que não têm tempo o suficiente para dar atenção aos cuidados de higiene.

Por lidar com a demanda, o proprietário do pet shop dividiu a equipe em três times, cujo primeiro ficou responsável por cuidar de animais de pequeno porte, o segundo em cuidar de animais de médio porte e, para o terceiro, restaram os de grande porte.

Com a divisão correta das tarefas, os processos diários e a gestão de tempo ficaram mais visíveis, dando abertura para o proprietário entender os pontos de atenção e possíveis investimentos, contratando mais pessoas ou oferecendo melhorias.

É claro que, em conformidade com o aumento da demanda, a mão de obra disponível passou a não ser o suficiente para atender a toda a necessidade, mas somente com a divisão dos processos foi possível enxergar quais as ações adequadas a serem tomadas.

Do mesmo modo, um restaurante que contrata o serviço de motoboy frete no modelo freelance precisou aprofundar a visão dos processos para enxergar os gargalos de maneira assertiva e tomar as decisões corretas.

Todos os cenários acima apontam para a gestão do tempo no cotidiano, sendo indiretamente ou diretamente. O tempo, sem dúvidas, impacta no andamento dos negócios e execução de tarefas, assim como na entrega de projetos.

Sempre que o tema projetos é abordado, deve ser levado em consideração o engajamento entre pessoas diferentes, que atuam em departamentos distintos e que contam com demandas individuais. 

Em outras palavras, é preciso se utilizar do alinhamento dessas esferas. Alinhar a interação de um grupo de pessoas pode ser uma tarefa complexa, mas especialistas ressaltam alguns aspectos que podem facilitar isso no dia a dia, como:

• Definir as prioridades;

• Fazer previamente um planejamento;

• Estar em dia quanto às expectativas;

• Delegar as tarefas corretamente.

Os aspectos citados corroboram não somente para a execução de projetos grandes em organizações, mas devem ser aplicados inclusive em questões pessoais, como o controle da necessidade de realizar laudo de vistoria veicular.

É fato que a gestão do tempo e sua importância são cabíveis para quaisquer tipos de circunstâncias na vida de um indivíduo, mas a dúvida de muitas pessoas está em efetivamente entender como aplicá-la na prática.

1 - Definindo as prioridades

Ter a clara definição de prioridades faz com que sejam dadas as diretrizes corretas para cada ação no cotidiano. A recomendação é fazer uma listagem, frisando todas as ações a serem feitas e a posição de cada uma delas.

Em projetos, existem métodos que dão as ferramentas exatas para definir as prioridades. Quando respondidos, questionamentos como qual o impacto disso?”, qual o prazo? e quantas pessoas são responsáveis?, auxiliam na elaboração da lista.

Logo, o segredo para montar uma lista de prioridades correta e que venha atender com exatidão todas as necessidades de prazos e ocasionar em uma boa gestão de tempo, é responder corretamente às perguntas e, a partir delas, definir a ordem adequada.

Um bordão repetido por profissionais que atuam na área de gestão é que “não existe ação sem prazos”. Ter isso em mente fará com que as prioridades sejam definidas, em concordância com os objetivos propostos.

2 - Alinhamento de expectativas

As relações humanas são baseadas na defesa pessoal de interesses e também na comunicação entre duas ou mais partes, o que é comum nos âmbitos pessoal e profissional.

É verdade que a falha na comunicação pode acontecer em diferentes contextos, e isso acarreta no alinhamento de expectativas dentro de um projeto ou em algum outro cenário do cotidiano que envolva duas ou mais pessoas.

Com a finalidade de melhor coordenar projetos, estando em dia quanto aos prazos a serem cumpridos, é preciso entender quais as expectativas que devem ser atingidas e, se possível, superadas.

Isto é, conferir mais clareza entre as partes envolvidas serve como ferramenta para obtenção de um melhor alinhamento, como no caso da instalação de equipamento de som profissional para igreja feito por um microempreendedor individual.

O microempresário pode observar se no ato da contratação do serviço foram ou não dados detalhes quanto à instalação. Mas, visando ter um relacionamento estável com seu cliente, fez perguntas que pudessem dar mais visibilidade acerca da importância do equipamento.

Afinal, somente com a abertura das expectativas, deixando-as visíveis na realização de um serviço ou mesmo na execução de um projeto, a equipe que está por trás no operacional e efetivando as tarefas consegue ter o senso de dono e atingir os objetivos.

3 - Planejamento com antecedência

O planejamento é indispensável dentro do escopo de projetos exitosos, pois é por intermédio dele que serão delegadas as tarefas e ajustes conforme necessário.

Ao contrário do que a população no geral acredita, o planejamento feito previamente não impacta negativamente no resultado final de um procedimento, e tampouco em um projeto.

Para uma esteticista que passou a realizar atendimento de micropigmentação sobrancelha masculina, se não houver planejamento, isso pode impactar diretamente na capacidade de organizar a sua agenda.

Isso porque, ao implementar uma nova modalidade de micropigmentação, adicionando um nicho diferente de público, a esteticista não considerou que poderiam haver conflitos de agenda entre os novos consumidores e os clientes presentes em carteira.

Certamente, no início foi complicado solucionar o problema nesse tema, mas a ação tomada foi buscar apoio na contratação de uma profissional que pudesse se dedicar no atendimento dos clientes já fidelizados.

Apesar da tomada de decisão rápida, a falta de gestão de tempo pode impactar nos atendimentos e na capacidade de cumprir prazos, refletindo também no faturamento mensal do negócio, afinal, sem realizar os atendimentos provisionados, não há pagamentos.

Para fazer um planejamento correto, é preciso descrever as atividades a serem realizadas, estipular os prazos, alinhar as expectativas reforçando o peso de todas as tarefas e, por fim, dar abertura para possíveis imprevistos serem corrigidos a tempo.

4 - Delegação de atividades

É verdade que cada indivíduo possui mais facilidade para fazer atividades com as quais se sente mais confortável, por ter mais conhecimento ou somente pelo simples fato de se identificar.

Para a equipe responsável pela instalação de painel front light de uma empresa, quando não há gestão de delegação de atividades, os resultados podem ser negativos. 

Se com a alta demanda, um painel para ser instalado em uma data específica é esquecido, o cliente pode voltar com questionamentos sobre a ausência do painel contratado.

Assim, a pessoa responsável pela distribuição das tarefas pode prejudicar a equipe como um todo, que entra em uma situação delicada com o consumidor.

Com o cenário acima, vemos que a delegação de tarefas é importante no contexto macro e o esquecimento de uma etapa simplesmente pode comprometer um projeto inteiro.

Para a melhor gestão de atividades e de tempo, as tarefas podem ser direcionadas para os sujeitos que mais se identificarem com o tema, e para um monitoramento assertivo, é recomendado o uso recorrente de lembretes.

Dessa forma, a delegação das atividades não vai impactar em entregas finais, e muito menos na relação com algum cliente.

Considerações finais

Com o fluxo intenso da rotina na maior parte das pessoas, é comum que a falta de tempo seja relatada com frequência. Essa falta de tempo, que na verdade deve ser entendida como a dificuldade de gestão, acomete inúmeras pessoas e em diferentes contextos.

Contudo, especialistas em alta performance deixam uma série de dicas para contar com uma gestão de tempo assertiva, separando por etapas um projeto ou ação, bem como o seu monitoramento, evitando maiores consequências no sentido macro.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.