IBGC lança Caderno de Boas Práticas para Secretaria de Governança

Documento traz orientações sobre a função e a necessidade do profissional da área para a evolução das práticas de Governança nas empresas

O IBGC - Instituto Brasileiro de Governança Corporativa lança o Caderno “Boas Práticas para Secretaria de Governança”. O documento indica os principais fundamentos e práticas para a implementação da Secretaria de Governança, órgão responsável pelo apoio às atividades vinculadas ao sistema de Governança Corporativa das empresas. O responsável da área deve, nesse sentido, atuar com autonomia e imparcialidade nas interações com os agentes, com os mais altos níveis de liderança e reportar-se diretamente ao conselho de administração.

Ao observar a relevância cada vez maior da Secretaria de Governança, a 5ª edição do Código das Melhores Práticas de Governança Corporativa do IBGC, lançada em novembro deste ano, trouxe a ampliação do item referente à atuação do profissional responsável da área no suporte ao conselho de administração.

A atuação do Secretário de Governança, muitas vezes, é compreendida como uma posição meramente administrativa e burocrática, o que limita a compreensão das responsabilidades atribuídas a esse profissional, distorcendo seu perfil. O Caderno busca detalhar suas funções e indica a necessidade de maturidade e conhecimento aprofundado da organização, políticas, regulação setorial e legislação.

Entre as atividades desse profissional estão: apoio às assembleias gerais de acionistas e comitês; contribuição na elaboração do relatório anual; desenvolvimento e aprimoramento da estrutura de Governança; participação no processo de avaliação do conselho e de seus membros; elaboração de documentos de Governança Corporativa e atualização às melhores práticas; contribuição na elaboração e atualização do código de conduta e de canais de denúncia; e participação no desenvolvimento de material de comunicação corporativa.

A recomendação é que o Secretário de Governança seja subordinado exclusivamente ao chairman, pois, assim, pode assegurar sua autonomia e evitar potenciais conflitos de interesse.

Porém, caso haja dupla subordinação, com a Secretaria atendendo tanto o conselho de administração como a diretoria, recomendam-se cuidados adicionais para não comprometer a priorização do atendimento às demandas do conselho.

Vale ressaltar que a Secretaria de Governança deve ser neutra e, por isso, não deverá enfrentar conflitos e problemas como pressão para acesso a informações privilegiadas por parte de algum acionista, conselheiro ou executivo.

Conheça alguns dos benefícios e atribuições apontados pelo caderno “Boas Práticas de Secretaria de Governança”:

- Monitoramento e propositura de ajustes ao sistema de Governança Corporativa, para alinhamento às melhores práticas aplicáveis à organização;

- Organização dos processos de integração dos novos membros de Conselhos e comitês e dos novos executivos à organização;

- Promoção de atividades de educação para os agentes de Governança;

- Auxiliar a presidência do conselho na definição das matérias relevantes nas agendas de reuniões e otimização de recursos humanos e de infraestrutura;

- Identificação prévia de potenciais conflitos de interesses entre agentes de Governança Corporativa e de transações com partes relacionadas, visando à orientação aos administradores em relação aos procedimentos na tomada de decisão;

- Efetividade na avaliação do Conselho de Administração, sob a liderança do presidente do conselho, em especial na otimização das interações entre a consultoria externa (se houver) e/ou entre os conselheiros, assegurando o cumprimento das diversas etapas do processo e o monitoramento da execução do plano de ação resultante das avaliações;

- Aprimoramento do fluxo de comunicação, sob a ótica da clareza e objetividade das informações, para assegurar tempestividade e equidade;

- Acompanhamento de demandas dos agentes de Governança Corporativa e encaminhamento de assuntos emergentes às áreas responsáveis;

- Facilitação da comunicação entre os agentes e órgãos de Governança Corporativa, com especial atenção às instâncias deliberativa (conselho) e executiva (diretoria);

- Facilitação das atividades desenvolvidas pelos comitês, com foco na eficiência de suas atividades, comunicação eficaz com a administração e obtenção de resultados práticos para os processos decisórios;

- Continuidade ao desenvolvimento e à implantação de processos que promovam e sustentem o modelo de Governança Corporativa da organização e a agilidade do processo decisório;

- Contribuição para que a divulgação de informações pela organização esteja alinhada aos princípios de Governança Corporativa e para a difusão destes nas empresas subsidiárias.