10 dicas para ter uma reunião one-a-one realmente eficaz e produtiva

 

A reunião one-a-one é uma prática cada vez mais frequente no ambiente corporativo. Afinal, independentemente do porte da empresa, ser capaz de conversar de forma individualizada com os colaboradores certamente irá trazer bons feedbacks sobre o trabalho.

Aliás, há empresas que investem em uma ferramenta BPMS  ou mantêm organizado o histórico do profissional, de modo a facilitar a realização de uma reunião one-a-one. Isso porque, com as informações completas, essas reuniões tendem a ser mais efetivas e rápidas.

Por isso, preparamos esse conteúdo exclusivo para te mostrar como extrair o melhor desta modalidade de reunião. Confira conosco e boa leitura!

Afinal, o que é uma reunião one-a-one?

A reunião one-a-one, como o próprio nome indica, é aquela feita entre duas pessoas dentro de uma empresa ou organização. Em outras palavras, ela é o encontro dedicado entre um líder ou gerente e um membro da equipe, realizado de forma individualizada.

Nessa reunião, é possível discutir questões específicas relacionadas ao trabalho, como o desempenho, desenvolvimento profissional, metas, preocupações, entre outros assuntos relevantes.

Qual a importância das reuniões one-a-one?

A importância da reunião one-on-one reside na oportunidade que ela oferece para estabelecer uma conexão mais próxima e direta entre o líder e o membro da equipe. Isso porque ela permite uma comunicação mais aberta e pessoal. Além disso, a reunião one-a-one também proporciona um espaço seguro para a discussão de desafios e oportunidades de crescimento.

Principais vantagens de encontros profissionais one-a-one

Existem vários benefícios associados à realização de reuniões one-on-one. Abaixo, elencamos os principais deles.

1. Desenvolvimento pessoal

A reunião individualizada permite ao colaborador receber feedback personalizado, discutir seu desempenho, definir metas de desenvolvimento e receber orientações sobre como melhorar suas habilidades. Isso contribui para seu crescimento profissional e alcance de metas de carreira.

2. Engajamento na reunião one-a-one costuma ser maior

Ao oferecer uma plataforma de comunicação direta, a reunião one-on-one ajuda a promover o engajamento dos colaboradores. Eles se sentem valorizados e ouvidos, o que fortalece a relação com o líder e a organização como um todo.

3. Solução de problemas

A reunião one-a-one permite a discussão de desafios ou problemas que podem estar impactando o desempenho do colaborador. Afinal, ela oferece a oportunidade de identificar soluções juntos e apoiar o colaborador na superação de obstáculos.

4. Construção de confiança

Estabelecer uma conexão individualizada e aberta ajuda a construir um relacionamento de confiança entre o líder e o colaborador. A confiança mútua é fundamental para uma comunicação eficaz e uma colaboração produtiva na equipe.

10 Dicas para ter maior eficiência em uma reunião one-a-one

1. Agende com antecedência

Primeiramente, é necessário planejar e agendar a reunião one-a-one com antecedência. Dessa forma, você conseguirá garantir para que ambos os participantes possam se preparar adequadamente. Envie um convite formal com a data, horário e local do encontro, assim como a pauta e os objetivos da reunião.

2. Estabeleça um ambiente confortável

Escolha um local adequado para a reunião, onde ambos os participantes possam se sentir à vontade para discutir questões importantes. Garanta que o ambiente esteja livre de distrações e permita uma conversa franca e confidencial.

No caso de uma reunião virtual, certifique-se que o colaborador autorize a gravação, em caso onde ela se torne necessária.

3. Inicie com uma conversa informal

Comece a reunião com uma conversa informal para estabelecer uma conexão pessoal. Pergunte sobre o bem-estar do colaborador e demonstre interesse genuíno em sua vida pessoal e profissional. Isso ajuda a criar um clima de confiança e abertura.

4. Defina uma pauta clara

Antes da reunião, estabeleça uma pauta clara com os objetivos e tópicos a serem discutidos. Isso ajuda a manter o foco e a garantir que todas as questões importantes sejam abordadas. Compartilhe a pauta com o participante com antecedência, para que ele também possa se preparar.

5. Ouça ativamente na reunião one-a-one

Durante a reunião one-a-one, pratique a escuta ativa. Ou seja, dê total atenção ao participante, demonstre interesse em suas opiniões e faça perguntas claras e relevantes. Evite interromper e procure compreender plenamente o que está sendo dito antes de responder.

6. Proporcione feedback construtivo

Uma reunião one-on-one é uma ótima oportunidade para fornecer feedback construtivo ao colaborador. Para isso, seja específico e direto em suas observações, destacando tanto o que está sendo bem feito como as áreas que precisam ser aprimoradas.

E claro, mantenha um tom respeitoso e ofereça exemplos concretos para apoiar suas observações.

7. Estabeleça metas e planos de ação

Discuta metas e objetivos com o colaborador e trabalhem juntos para desenvolver um plano de ação realista e alcançável. Isso porque a reunião one-a-one pode definir marcos temporais e acompanhar o progresso ao longo do tempo.

Dessa forma, você ajuda a manter o colaborador engajado e responsável por seu desenvolvimento e desempenho.

8. Identifique oportunidades de crescimento

Utilize a reunião one-on-one para identificar oportunidades de crescimento e desenvolvimento para o colaborador. Questione sobre suas aspirações profissionais, interesses ou áreas de interesse em que eles gostariam de se aprofundar. Discuta opções de treinamento, capacitação ou novos projetos que possam enriquecer suas habilidades e conhecimentos.

9. Promova o diálogo aberto

Encoraje o colaborador a expressar seus pensamentos, preocupações e perguntas. Para isso, crie um ambiente seguro e sem julgamentos para que eles se sintam à vontade para compartilhar suas opiniões. Demonstre empatia e trate todas essas informações com confidencialidade.

10. Faça follow-up na reunião one-a-one

Após a reunião, envie um resumo dos principais pontos discutidos e das ações acordadas. Demonstre interesse contínuo e disponibilidade para oferecer suporte adicional, se necessário.

Conclusão

Lembre-se de que cada reunião one-on-one é única, e é importante adaptar essas dicas ao contexto e às necessidades do colaborador. O objetivo principal é promover um ambiente de comunicação aberto, construtivo e baseado na confiança, que contribua para o desenvolvimento individual e para o sucesso da equipe.

Quanto à frequência das reuniões one-on-one, ela pode variar de acordo com as necessidades da equipe e do projeto. Algumas organizações realizam essas reuniões semanalmente, enquanto outras optam por fazê-las a cada duas semanas ou mensalmente. A regularidade ideal deve ser definida com base no tempo e recursos disponíveis, bem como nas necessidades individuais dos colaboradores. Assegure-se de que haja tempo adequado para se aprofundar nas questões importantes e permitir uma troca construtiva entre líder e colaborador.