Como o gerenciamento eletrônico de documentos ajuda na organização administrativa?
Por Rodrigo Reis, diretor
comercial e sócio da Reis Office *
Fala-se
tanto em ter os dados certos na tomada de decisão de qualquer negócio que
poucos se questionam como essas informações chegam às mãos dos colaboradores
para, de fato, decidirem. Eles só têm importância quando ganham a forma de
documentos, isto é, como relatórios que combinam diferentes fontes e oferecem
os insights necessários para cada escolha. Podem ser questões
administrativas, financeiras, de comunicação, operacional, entre tantas outras.
O
problema é que esses arquivos precisam ser armazenados de forma simples, mas
segura, permitindo que seja possível acessá-los sempre que necessário, sem
resultar em perda para a empresa. Em um cenário de transformação digital, essa
atividade também migrou para o ambiente virtual graças ao gerenciamento eletrônico
de documentos. Com ele, é possível melhorar a organização administrativa de
forma completa. Confira:
1 – Mais espaço físico nos escritórios
Todo
ambiente de trabalho normalmente integra um armário ou porta-arquivo para
guardar os documentos mais importantes. Em épocas de digitalização, porém,
esses móveis servem mais para acumular tralha do que para alguma utilidade
operacional. Por conta disso, adotar um gerenciamento eletrônico é a forma de
se livrar desses equipamentos pesados e que tomam um espaço físico gigantesco.
Assim, pode-se aproveitar para redesenhar o local e melhorar o fluxo de
trabalho como um todo.
2 – Indexação inteligente
Seja
físico, seja digital, o bom armazenamento de documentos não é apenas aquele que
protege, mas, principalmente, o qual possibilita achar as informações
essenciais de forma rápida e simples. Isso depende da indexação realizada em
cada arquivo. Quanto mais dados forem catalogados, como nome correto, data,
assunto e uso de palavras-chave, mais fácil o profissional consegue achá-lo. No
caso do gerenciamento eletrônico, esse serviço é facilitado, criando uma busca
bem mais inteligente.
3 – Criação de fluxo de informações
Ter
os melhores dados em mãos é praticamente garantia de sucesso em qualquer
processo corporativo. Isso não é segredo para ninguém. O problema é que são
poucas as empresas que conseguem criar um fluxo transparente para que as
informações estejam disponíveis sempre quando os profissionais precisarem. Ao
centralizar todos os recursos, a plataforma de gerenciamento de documentos
consegue estruturar um fluxo simples, em que as informações saem de seu sistema
para quem precisa.
4 – Elaboração de perfis de acesso
O
roubo de informações sigilosas é de longe uma das principais preocupações das
empresas atualmente. O receio se faz necessário, uma vez que os dados se
tornaram a matéria-prima de todos os processos corporativos nos dias de hoje. A
questão é saber que a maioria dos vazamentos se dá por falhas internas, como login
aberto ou facilidade no acesso. Por conta disso, os melhores softwares de
gerenciamento criam diferentes perfis de acordo com o nível e a tarefa do
colaborador. Assim, um profissional da área de marketing não consegue entrar
nas pastas destinadas ao diretor-executivo, por exemplo.
5 – Redução de tempo e aumento de produtividade
Por
fim, é importante ressaltar que o gerenciamento eletrônico de documentos
impacta positivamente na produtividade de todos os colaboradores. Poucas
empresas mensuram quanto tempo desperdiçam à procura de arquivos que irão
embasar decisões e/ou iniciativas na rotina corporativa. Entretanto,
estimativas de mercado indicam que um profissional chega a perder 25% do seu
tempo na semana em busca de documentos que não foram armazenados corretamente.
Isso mesmo, um quarto do tempo semanal. Convenhamos, um período considerável
que a pessoa poderia dedicar a outras atividades mais importantes.
A
boa notícia é que as soluções de gerenciamento de documentos já são uma
realidade no mercado brasileiro. Com o apoio de fornecedores especializados na
área, é possível encontrar as melhores ferramentas que resolvem os problemas de
forma rápida e eficiente. Atualmente, não há mais desculpa para não digitalizar
os documentos e conseguir melhorar a produtividade.
*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio
da Reis Office, empresa de soluções para impressão, digitalização, transmissão
e armazenamento de documentos – e-mail: reisoffice@nbpress.com
Sobre a Reis Office
Sempre orientada pela tecnologia e evoluindo junto ao mercado, a Reis Office acompanha o desenvolvimento do segmento de impressão desde que foi fundada, em 1984. A empresa tem como missão imprimir soluções e sempre levar as melhores inovações de outsourcing para seus clientes por meio de uma equipe qualificada e bem treinada. Líder em soluções completas para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos, a companhia atua em parceria com grandes marcas como Brother, Canon, Epson, Kyocera, OKI, Olivetti, Menno e Pantum. Além de trabalhar somente com produtos de alta qualidade, a Reis Office também conta com as certificações ISO 14001, que estabelece diretrizes sobre gestão ambiental, e ISO 9001, que define padrão de qualidade e sistemas em geral.
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