Três passos para criar fluxos de trabalho resilientes
Especialistas do OTRS Group explicam como definir processos de
comunicação
para reduzir o estresse em momentos de crise
Um grande número de licenças médicas não planejadas relacionadas à Covid ainda estão causando altas taxas de ausência em muitas empresas. Isso pode significar que as tarefas de trabalho precisam ser assumidas por colegas ou até mesmo deixadas de lado. Em muitos casos, os gerentes agora enfrentam o desafio de redefinir as prioridades e reorganizar projetos e fluxos de trabalho em curto prazo.
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“É preciso garantir que os funcionários substitutos recebam rapidamente
todas as informações e arquivos necessários e possam continuar com os projetos
em andamento da maneira mais transparente possível. Para os demais funcionários
da equipe, o nível de estresse aumenta”, destaca Luciano Alves de Oliveira,
Diretor Geral Brasil e Portugal do OTRS Group.
Processos claramente definidos e com suporte de TI que funcionam de forma
flexível no escritório ou home office, bem como formas simples de organizar férias
e licença médica, criam fluxos de trabalho transparentes e resilientes. Eles
ajudam as equipes a se manterem atualizadas; proteger a saúde e a força de
trabalho em geral; e reduzir o estresse – e até mesmo o esgotamento.
"Eventos globais, como a pandemia
de Corona, problemas na cadeia de suprimentos ou a guerra na Ucrânia, não
deixam as empresas e seus funcionários intocados; em vez disso, eles têm muitos
impactos e muitas vezes afetam o planejamento dos processos de trabalho em
vários níveis. Processos bem estabelecidos são jogados em desordem,
interrompidos ou mesmo completamente interrompidos", diz Sabine Riedel,
membro do conselho do OTRS Group. "Provavelmente temos que assumir que
essas incertezas no planejamento não desaparecerão no futuro próximo. As
empresas que projetam seus fluxos de trabalho de forma resiliente agora e
suportam processos e responsabilidades de forma sistemática e consistente com
um sistema BPM, business process management, podem aumentar a resiliência da
equipe e aliviar os funcionários organizacionalmente. O uso ativo de pausas e
períodos de inatividade também são componentes importantes aqui."
# 1 Faça pausas e intervalos
conscientes
Quando a carga de trabalho em uma
equipe é alta e as listas de tarefas estão cheias, parece contraproducente
prestar atenção ativamente a intervalos e pequenas pausas. Mas, o contrário é
verdadeiro: as pausas - talvez com uma pequena mudança de cenário e algum
exercício, proporcionam relaxamento e diferentes perspectivas. Eles refrescam a
mente e a motivação e criam força para um desempenho renovado. Um ambiente de
trabalho em que as pausas e os tempos de inatividade sejam conscientemente
reconhecidos e utilizados, em que os colaboradores encontrem o seu próprio
ritmo entre a atividade e o descanso, aumenta o bem-estar e a resiliência da
equipa, mesmo sob cargas de trabalho pesadas. A saúde, motivação e desempenho
dos colaboradores são mantidos.
#2 Continuar a expandir a
cooperação transparente
Equipes de todo o mundo aprenderam
a trabalhar bem juntas e a estruturar a comunicação mesmo quando não estão
presentes em um escritório juntas, devido à pandemia nos últimos anos. Em
muitos casos, as empresas criaram a infraestrutura de TI necessária para isso
com locais de trabalho baseados na Web: As funções básicas de colaboração
provavelmente já se estabeleceram na maioria das empresas em todo o mundo.
Estes incluem a gestão transparente das horas de trabalho e ausências devido a
férias, licença médica ou home office ou a integração da videoconferência nas
comunicações. Esses recursos humanos, organizacionais e técnicos adquiridos
pela pandemia já aumentaram significativamente a resiliência dos fluxos de
trabalho. Eles agora precisam ser mais desenvolvidos e refinados, em vez de
reverter a um "estado normal" anterior e insistir na presença no
escritório corporativo, por exemplo.
#3 Defina processos, decisões
e aprovações
Processos, recursos e
responsabilidades claramente definidos apoiam a resiliência da equipe em
momentos estressantes - independentemente de, por exemplo, as tarefas serem
assumidas por colegas que ficaram doentes em curto prazo ou por precisarem de
uma substituição de férias clássica. Um software de BPM poderoso, como o OTRS,
pode sistematicamente apoiar e automatizar os processos e a comunicação da
equipe. Eles digitalizam fluxos de trabalho padronizados com todos os recursos
necessários, aprovações e pessoas responsáveis envolvidas. Isso significa que
as tarefas atuais podem ser facilmente acionadas e concluídas automaticamente,
mesmo por funcionários representando seus colegas. Isso economiza tempo, reduz
a taxa de erros e garante processos e comunicação profissionais. A qualidade da
colaboração e resiliência na equipe aumenta - mesmo em momentos estressantes.
Sobre o Grupo OTRS
O Grupo OTRS é o fabricante e o
maior fornecedor mundial da suíte de gerenciamento de serviços corporativos
OTRS, premiado com o selo de aprovação SERVIEW CERTIFIED TOOL.
Oferece às empresas soluções
independentes do setor para comunicação estruturada em atendimento ao cliente,
gerenciamento de serviços de TI e gerenciamento de segurança. Além do produto
principal OTRS, as soluções de segurança STORM e CONTROL garantem um
gerenciamento eficiente de incidentes de segurança cibernética e documentação
transparente de acordo com padrões como ISO 27001.
Entre seus clientes estão Lufthansa, Airbus, Porsche, BSI (Federal Office for Security in Information Technology), Max Planck Institute, Toyota e TUI Cruises. A empresa é composta pela OTRS AG e suas cinco subsidiárias OTRS Inc. (EUA), OTRS S.A. de C.V. (México), OTRS Asia Pte. Ltd. (Cingapura), OTRS do Brasil Soluções Ltda. (Brasil) e OTRS Magyarország Kft. (Hungria). A OTRS AG está listada no conselho básico da Bolsa de Valores de Frankfurt. Para obter mais informações, consulte o site.
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