Erros na gestão de notas fiscais de entrada podem gerar multas superiores a R$ 1 mil por documento
Gestão de notas fiscais ainda é desafio para as empresas. Trabalho, muitas vezes, é feito manualmente ou com softwares inadequados, causando penalidades
Facilitar a rotina fiscal
e ter erros humanos minimizados neste campo é o sonho de toda empresa
brasileira, afinal, a legislação brasileira é extremamente complexa e, por
consequência, passível de retrabalho, perda de tempo e de dinheiro. Neste
aspecto, um dos principais desafios das empresas tem sido a recepção e gestão
completa de documentos fiscais de entradas, das compras, de mercadorias, de
serviços e outras.
Geralmente, se não
houver um padrão de organização bem delineado destes documentos, que servem
para certificar uma transação comercial, constando os detalhes sobre o produto
ou o serviço adquirido, bem como seus respectivos impostos, não há como fazer
uma boa gestão, afetando muitas áreas de uma organização, desde compras,
controladoria, fiscal, contábil e, principalmente, o contas a pagar.
Outro problema bem
narrado pelas empresas é o preenchimento incorreto de documentos fiscais pelos
seus fornecedores. Adiante, vem ainda a conferência de autenticidade dos
documentos, que para notas de mercadorias pode ser feita em um portal, mas para
as de serviços, são “apenas” 5.570 portais, de cada município. Mas não acaba
aí, há ainda a conferência de regularidade do fornecedor no site da Receita
Federal, da opção do Simples Nacional em outro portal e do CPOM (cadastro de
prestadores de outros municípios) em cada prefeitura. Ou seja: um processo
longo, manual e cheio de detalhes. Por fim, tem a questão da guarda e do prazo
para conservação desses documentos, exigido por lei, que é de cinco
anos. Isso quer dizer que se um fiscal for a um estabelecimento e requerer
uma ou mais notas, e se o empresário não apresentar, é multa na certa, que
pode, inclusive, ultrapassar R$ 1 mil, por documento, além da glosa de
dedutibilidade do IRPJ e da CSLL, de 34%, mais 9,25% de créditos irregulares de
PIS e COFINS. É muito dinheiro e não vale a pena correr o risco.
Além do
obstáculo "armazenamento", há o desafio de monitorar as notas fiscais
após o recebimento, onde o usuário necessita fazer uma consulta sempre que
quiser saber o status do documento, pois estes podem ser cancelados ou
anulados pelo fornecedor sem a autorização do destinatário. Em situações como
essa, a empresa pode estar se apropriando de créditos indevidos e registrando
notas fiscais inválidas em seu Enterprise Resource Planning (ERP).
Lucas Ribeiro, CEO do ROIT BANK.
Portanto, para evitar
dor de cabeça, o ideal é automatizar a gestão de notas fiscais de entradas
(compras). “Quando a empresa opta por fazer este trabalho de forma manual,
haverá um gasto de tempo exorbitante e custos para o setor fiscal, contábil e
em toda a empresa, porque há pessoas de diversas áreas recebendo e registrando
documentos fiscais de compras. As empresas mais preocupadas com Compliance,
escalabilidade e transformação digital, estão automatizando o processo de ponta
a ponta”, garante Lucas Ribeiro, CEO do ROIT BANK, startup que teve aumentos
consideráveis na demanda pela procura da sua solução de alta tecnologia.
Para se ter uma ideia,
por lá, foram extraídas as informações de mais de 1 milhão de notas fiscais de
mercadorias e de serviços, utilizando Inteligência Artificial, com a aplicação
de OCR (Optical Character Recognition – Reconhecimento Óptico de Caracteres, em
português) e de NLP (Natural Language Processing – Processamento de Linguagem
Natural, em português), tecnologias voltadas para reconhecer caracteres em
documentos eletrônicos, compatível com diversos formatos de imagem e texto,
tais como JPEG, PNG, PDF, assim como, definir o tipo de dado e reconhecê-lo por
contexto, com altíssima acuracidade.
O segredo de tanto
sucesso é um só: automatizar o processo por completo, e não apenas parte dele.
Isso envolve desde a baixa dos documentos fiscais, sua classificação, extração,
enriquecimento com consultas externas diversas, vinculação automática a pedido
de compras, cadastro do fornecedor no ERP (software de gestão) automático,
críticas fiscais, classificação contábil, pagamento diretamente no banco e
consolidação dos dados no ERP. Um longo processo, atualmente operado por muita
gente nas empresas, que leva tempo, está sujeito a diversos erros e é não escalável.
Com o avanço da inteligência artificial e da robotização essa realidade vem
mudando muito.
O ROIT BANK
A startup ROIT BANK,
cuja sede está localizada na cidade de Curitiba, e que atende clientes em todo
o Brasil, tem sua expertise e conhecimento nas áreas contábil, tecnológica,
financeira e tributária.
A missão da fintech, que já acumula três premiações importantes só neste ano por suas inovações (Prêmio Empresa Brasileira do Ano 2021, da Latin American Quality Institute; High Tech Trendsetter, realizado pela Globant; e o Best Enterprise, realizado pela Europe Business Assembly), é ajudar empresas de toda a América Latina na busca pelo estado da arte nas áreas contábil, fiscal e financeira.
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